Как вести деловую переписку на английском языке по электронной почте
В современном мире электронная почта уже не так популярна для личной переписки – эту нишу заняли социальные сети и мессенджеры. Однако для делового общения она используется по-прежнему широко и отступать не собирается. Из этой статьи вы узнаете основные особенности ведения деловой переписки на английском языке, из каких элементов состоит email, а также чего стоит избегать в деловом общении.
Содержание:
Два вида деловой переписки на английском языке
Кому вообще нужно уметь писать деловые письма на английском? Как правило, людям, которым это необходимо по работе. Предположим, вы устроились в некую компанию, в обязанности входит переписка на английском по разным рабочим вопросам. Все деловые письма можно условно разделить на две большие категории:
- Письма в свободной форме.
- Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.
На мой взгляд, есть смысл научиться писать
Полезные сайты по английскому языку:
Из чего состоит электронное письмо на английском
Отправитель письма по-английски sender, получатель – recepient, технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:
- Subject – тема письма. Пишется коротко и понятно, например: Payment Confirmation – Подтверждение платежа. Если содержание письма привязано к дате, ее тоже стараются внести в тему: Farewell Party on April 21 – Прощальная вечеринка 12 апреля.
- Body – тело письма, то есть содержание, сам текст. Подробнее рассмотрим ниже.
- Attachment – вложение, приложенный файл. Старайтесь не делать вложения с тяжелыми файлами.
- CC – копия письма. Если в поле “CC” добавить адрес, этот адресат тоже получит сообщение.
- BCC – скрытая копия. Адресат, добавленный в поле “BCC”, получит сообщение, но другие получатели об этом не узнают.
Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy – машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.
Сокращения “CC” и “BCC” – привет из эпохи пишущих машинок
BCC расшифровывается, как blind carbon copy. На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально “слепая машинописная копия”.
Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?
Важный момент, который иногда упускают из виду. Иногда нужно продиктовать email устно, например, по телефону. Вот, что необходимо знать:
- Символ ‘@’ читается как at, ни в коем случае не dog!
- Точка в адресе электронной почте называется dot, а не point, full stop или period (о разнице между этими словами читайте здесь).
- Символ ‘-‘ читается как hyphen, иногда не вполне корректно называют dash (dash – это тире, то есть более длинный вариант hyphen).
- Символ ‘_’читается как underscore, реже: understrike, low dash, low line.
Примеры:
[email protected] – support at hotmail dot com
[email protected] – help hyphen me at gmail dot com (gmail читается как “джи мейл”, а не “гмейл”)
Как видите, слова в адресах читаются просто как слова, а не по буквам как бывает с именами и фамилиями. Однако если в email входят имена собственные, особенно с трудным написанием, или непонятные наборы букв, лучше читать их по буквам:
[email protected] – a l y o n u s h k a at nomail dot net
Я думаю, что если вы читаете статью о деловой переписке, английский алфавит вы точно знаете 🙂
Общеизвестные доменные зоны com, net, org читают как слово, не по буквам. Менее известные, например ru, обычно по буквам.
[email protected] – example underscore address at mail dot r u
Композиция текста email на английском языке
Электронное письмо длиннее, чем “text” (так обобщенно называют СМС и сообщения в мессенджерах, сам процесс переписки – texting) и содержит традиционные формулы вежливости, но не стоит ходить вокруг да около, выражайте мысль понятнее.
Основные элементы email:
- Приветствие – может включать обращение по имени к адресату, если оно известно.
- Вступление – если вы не знакомы с получателем письма, коротко представьтесь.
- Цель сообщения – перейдите к делу и объясните, зачем обращаетесь.
- Подробности – если необходимо, упомяните важные детали. Если подразумевается, что получатель письма должен, прочитав его, что-то сделать (выполнить указание, позвонить кому-то, ответить, переслать письмо и т. д.) напишите об этом вежливо, но недвусмысленно.
- Подпись – письмо традиционно заканчивается какой-нибудь прощальной формулой вежливости, вашим именем, фамилией, иногда указанием места работы, адреса и номера телефона, если уместно.
Разберем подробнее приветствие и подпись – они пишутся шаблонно.
Варианты приветствия в электронном письме на английском
Чаще всего пишут просто “Hello + имя”:
Hello James,
Более формально:
Dear James,
“Dear” – это не “дорогой\дорогая”, как при обращению к мужу или жене, а аналог нашего “уважаемый”. Обратите внимание, что после “hello” или “dear” не ставится запятая. Если адресат неизвестен, например вы пишете в некий “HR department”, можно обратиться просто “Hello”, “Dear Colleagues” (если это коллеги), “Dear All” (группе коллег), “Dear HR department”.
Также есть общепринятые обращения к неизвестному мужчине или женщине: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam (если не знаете sir там или madam), To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Первые два нежелательны, так как вы можете случайно обратиться, неверно указав пол, вторые два используются, но считаются немного старомодными, очень формальными. По возможности лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделу\департаменту (Dear Marketing Department).
Нередко используется обращение по имени без “приветственного слова”, просто “James”. Так пишут знакомым коллегам (человеку за соседним столом) или когда это не первое письмо в переписке и нет смысла каждый раз здороваться.
Как завершить email
Письмо можно завершить, просто написав свое имя или имя и фамилию, но обычно перед этим добавляют какое-нибудь вежливое пожелание. Самое популярное:
- Best regards! (или просто “Regards!”) – С наилучшими пожеланиями!
- Kind regards! – то же самое.
- Best wishes / Warm wishes – опять то же самое.
В некоторых пособиях упоминают также “Sincerely yours” или “Faithfully yours” (искренне ваш), но лично я таких подписей почти не видел, а от иностранцев слышал, что эти формулировки звучат не то чтобы смешно, но уж очень старомодно. Собственно, как и “искренне ваш” по-русски. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто “Sincerely”.
Полезные фразы для деловой переписки на английском
Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.
- I hope you are doing well – “надеюсь, у вас все хорошо”. Простой, правда заезженный способ начать письмо. Письменный аналог дежурной фразы “How are you?”. Более официальный вариант: I hope this email finds you well.
- I just wanted to update you on… – “я просто хотел дополнить, что…” Хороший способ сообщить дополнительную информацию о том, что получателю уже известно.
- I just wanted to let you know that… – “я просто хотел сообщить вам, что…” Аналогично предыдущему: дополняем уже известную информацию. Также можно использовать как универсальное вступление к короткому сообщению о каких-то важных фактах, деталях.
- Please be informed / advised – “пожалуйста, примите к сведению”.
- FYI – сокр. от For Your Information, что тоже можно приблизительно перевести, как “примите к сведению”. Сокращения уместно использовать между коллегами, общаясь по рутинным рабочим вопросам. Незнакомому человеку, клиенту так лучше не писать.
- Please find (see) attached – буквально “найдите во вложении” (так, разумеется, никто по-русски не говорит). Так вы даете знать, что у письма есть вложение. Например: Please find attached the report – Доклад во вложении.
- For futher details – “более подробно”, “за более подробной информацией”. Уместно в конце письма со ссылкой на контактное лицо: For futher details please contact my assistant – За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.
- I look forward to your reply / hearing from you – “Жду (с нетерпением) вашего ответа”. Вежливый способ дать понять, что неплохо бы ответить на ваше письмо.
- Thank you for your time – “Спасибо за то, что уделили мне время”. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.
Образец делового письма на английском языке
Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.
1. Очень формально.
Dear Mr. Jefferson,
I hope this email finds you well. This is Sergey Nim from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions it has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.
Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.
Sincerely,
Sergey Nim
Roga and Kopyta Inc.
Формальности этому письму придают:
- Обращение Dear Mr. Jefferson.
- Фраза I hope this email finds you well – более формальный вариант фразы I hope you are doing well.
- Оборот would you be so kind as – не будете ли вы так любезны.
- Извинение Please accept my apologies – пожалуйста, примите мои извинения.
- Sincerely в конце письма, название компании.
2. Менее формально.
Hello Alex,
This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.
Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience.
Best regards,
Sergey.
Формальность снижена за счет:
- Более простого обращения, обращения по имени.
- Sorry вместо “accept my apologies”.
- Менее торжественного завершения письма: best regards.
Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.
3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.
Daniel,
I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. Will you be able to attend it?
Sergey.
Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.
Общие советы по написанию деловых писем на английском языке
В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.
1. Излагайте в теме суть письма.
Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро “сканирует” взглядом темы – уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: “Please read it”, “Important”, “Hi”. Пишите конкретнее: “Booking Approval”, “Flight Delayed to 12:00 a.m.”, “Orientation at 9:00 on Tuesday”, “Schedule for May”.
2. Будьте вежливы.
В деловом общении вежливость – обязательна. Важно соблюдать этикет, писать “спасибо” и “пожалуйста”, иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна.
Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без “please” во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где , в отличие от устной речи, не отражается интонация.
- Send me the annual report. – Пришли мне годовой отчет (приказ).
- Please, send me the annual report. – Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).
Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.
3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.
В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.
4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!
Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.
Не пытайтесь показать, что знаете “умные” слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно – смешно.
5. Если нужно, структурируйте письмо.
К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).
6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.
Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.
7. Проверяйте письмо перед отправкой.
Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.
8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.
Интересные статьи:
Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете “Dear Paul” вместо “Hi Paul”. Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку – это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.
Деловые письма на английском языке ‹ Материалы ‹ engblog.ru
Чтобы не пропустить новые полезные материалы, подпишитесь на обновления сайта
Как известно, деловые и коммерческие письма отличаются по стилю от личной корреспонденции и пишутся по установленной форме. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, и, приступая к его составлению, необходимо помнить, что от того, насколько грамотно и корректно содержание, будет зависеть успех решения тех или иных вопросов.
Структура деловых писем на английском языке
Деловые письма на английском языке состоят из следующих частей:
- заголовок
- дата письма
- наименование и адрес получателя
- вступительное обращение
- основной текст письма
- заключительная формула вежливости
- подпись
- указание на приложения
В деловых письмах на английском языке, как правило, избегают переноса слов. Ширина поля с левой стороны листа должна составлять не менее 2 см из-за необходимости подшивки письма.
Заголовок
В заголовке указывают наименование и адрес организации отправителя и ряд подробностей: адрес для телеграмм, номер факса, номера телефонов.
Образец заголовка фирмы:
All communications to be addressed to the company and not to individuals
Early Bird Warning Systems
75, Carlton Street, London E. C. 4
Дата письма
Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Существуют следующие способы обозначения даты в деловых письмах на английском языке:
- 12th September, 2010
- 12 September, 2010
- September 12th, 2010
- September 12, 2010
Перед числительными, обозначающими год, обычно ставится запятая, а вот точка в конце обозначения даты не обязательна.
Наименование и адрес получателя
Наименование и адрес организации или фамилия лица получателя письма пишется на левой стороне бланка письма. Если письмо адресовано отдельному лицу – мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова мистер):
Mr. Tom Black
Если письмо адресовано замужней женщине, то употребляется слово Mrs. (сокращение слова миссис):
Mrs. Mary Green
При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово Miss (мисс), за которым следует имя адресата:
Miss Anna White
После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке указывается номер дома и название улицы (номер дома указывается первым). Следом на отдельной строке пишется название города.
A-T Trade Food & Beverages,
17, Canon Street,
London,EC3 4BR,
England
Вступительное обращение и заключительная формула вежливости
Деловые письма на английском языке обязательно должны содержать вступительное обращение и заключительную формулу вежливости.
Вступительное обращение пишется на левой стороне письма под внутренним адресом на отдельной строчке, а заключительная формула вежливости – на правой стороне, в конце основного текста, также на отдельной строчке.
Распространенные формулы вступительного обращения:
Dear Sirs, Уважаемые господа (строго официально)
Dear Sir, Уважаемый господин (строго официально)
Dear Mr. Black, Уважаемый господин Блек (менее официально)
Dear Madam, Уважаемая госпожа (строго официально)
Dear Mrs. Green, Уважаемая миссис Грин (менее официально)
Dear Miss White, Уважаемая мисс Уайт (менее официально)
Когда отправитель письма желает, чтобы письмо было прочитано определённым лицом в организации получателя, то перед вступительным обращением или под ним ставится следующая надпись:
Attention: Mr. T. Black / Attention of Mr. Black
Распространенные заключительные формулы:
Yours faithfully
Faithfully yours
С уважением (строго официально)
Yours truly
Yours sincerely
Yours
Искренне Ваш (менее официально)
Подпись
Подпись в деловых письмах на английском языке помешается на правой стороне бланка под заключительной формулой. На первой строчке под заключительной формулой ставится название организации, напечатанное на компьютере. Под названием, на той же строке следует напечатанное название должности лица, подписавшего письмо. Часто фамилия подписавшего письмо напечатана под рукописной подписью.
Указание на приложение в деловых письмах на английском языке
Деловые письма на английском языке могут содержать приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure «приложение». Если письмо содержит два и более приложений, то указывается их число.
P.S. Возможно, вам также пригодится образец резюме на английском языке с переводом.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Деловое письмо на английском
Деловую деятельность невозможно представить без переписки и обмена информацией. Плохо составленные и оформленные письма мешают развитию бизнеса, приводят к потере информации и недопониманию. Напротив, удачное ведение корреспонденции является признаком компетентности партнера, важным фактором успеха.
Приветствие (обращение)
Если имя адресата неизвестно, то лучше всего начать письмо:
Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam
(как для замужней, так и незамужней женщины).
Никогда не используйте обращение Dear Miss. В том случае, когда Вы не знаете пола адресата, лучше употребить обращение Dear Sir. Формы обращения Sir и Madam (без Dear) более официальны, и злоупотреблять ими не стоит.
Можно также обращаться к адресату по его должности:
Dear Professor, Dear Mr.President.
Если адресат Вам знаком, гораздо предпочтительнее обращаться к нему по фамилии:
Dear Mr.Smith, Dear Mrs.Smith, Dear Miss Smith.
Приветствие всегда отделяется запятой, но в американской деловой корреспонденции часто можно встретить двоеточие
Dear Mr. Smith: .
Текст письма
Текст является основной частью письма, которая включает информацию, отражает настроение пишущего, его профессию, социальное положение. Поэтому стиль письма очень важен. Следует использовать стандартный язык, избегая книжных и высокопарных фраз. Предложения строятся короткие и ясные. Информация не должна быть ни слишком подробной, ни слишком лаконичной. При написании письма люди обычно пользуются определенным набором фраз и клише, принятых в той или иной стране. Ниже приводятся некоторые из них, которые могут помочь Вам при составлении делового письма на английском языке.
Начальные фразы письма
Благодарности
- (We) thank you for the letter of …/dated…/ which we received…
Спасибо за письмо о…/от…/ которое мы получили… - We are obliged for your letter of…
Весьма благодарны за Ваше письмо…
Подтверждения
- We wish to inform you that…
Сообщаем Вам, что… - We acknowledge your letter of…
Подтверждаем получение Вашего письма… - We are in receipt of your letter of…
Мы получили Ваше письмо от… - We have received your letter of…
Мы получили Ваше письмо… - In connection with our letter of…
В связи с нашим письмом… - In confirmation of your cable of…/…of our telephone conversation
В подтверждение Вашей телеграммы…/…телефонного разговора - In reply /answer/response to you letter of…
В ответ на Ваше письмо… - With reference / Referring to our letter of …we wish to inform you…
В соответствии с нашим письмом … мы сообщаем Вам, что … - With further reference to…
Далее в соответствии с… - We learn from your letter that…
Из Вашего письма нам известно, что… - We are surprised to learn from your letter that…
С удивлением прочли в Вашем письме, что…
Информация
- Your letter enclosing /stating that… / asking us to do., has been (considered /given proper attention).
Ваше письмо, включающее… / утверждающее… / с просьбой… — было (рассмотрено / рассмотрено с надлежащим вниманием). - We are pleased / glad to inform / advise you that…
Мы с удовольствием сообщаем Вам,что… - We have pleasure in informing / offering you…
Мы с удовольствием (сообщаем / предлагаем) Вам… - You are no doubt aware that…
Вам, без сомнения, известно, что… - Please, note that…
Учтите / отметьте, пожалуйста, что… - We have to remind you that…
Хотелось бы Вам напомнить,что… - Further to our letter of…
Далее, согласно нашему письму… - We enclose a copy of a letter from… (about… / in connection with)
Копия письма от…( о… / в отношении) прилагается.
Извинения
- We offer apologies /apologise for the long delay of our reply / in answering your letter
Просим извинения за задержку с ответом - Please, accept our apologies for…
Примите, пожалуйста, наши извинения - We regret to have to remind you that…
Примите, пожалуйста,наши извинения - We are sorry to learn from yor letter of… that…
Из Вашего письма с сожалением узнали - We are sorry we are unable to meet your request
К сожалению,мы не можем удовлетворить Ваши требования
Связующие фразы
Связки
- Apart from the above (said)…
Помимо вышесказанного - Further to the above… In addition to the above
В добавление к вышесказанному - In view of the above (said)…
Учитывая вышеуказанное - As a matter of fact…
- In fact…
Действительно, на самом деле, фактически - It goes without saying…
Само собой разумеется, без сомнения. - In this connection…
В связи с этим - In connection with your request…
В связи с Вашей просьбой - In connection with the above (said)
В связи с вышесказанным - The point is… / The matter is…
Дело в том, что… - In the cirumstances…
При данных обстоятельствах… - In our opinion…
По нашему мнению… - We believe / think / feel…
Мы полагаем, нам думается… - First of all…
Прежде всего…
Выделение какого-либо положения
- We find it reasonable / necessary / important to note
Мы считаем целесообразным / необходимым / важным отметить - We’re taking the opportunity to remind you…
Пользуемся случаем напомнить Вам… - I would like to note that…
Хотелось бы отметить… - We have to admit that…
Надо признаться / мы допускаем…
Ответ на просьбу
- As requested by you…
Согласно Вашей просьбе… - As to / As regards / With regard to your request / order / claim
Что касается Вашей просьбы заказа / претензии / требования - In accordance with / Under the contract enclosed
В соответствии с приложенным контрактом… - We would welcome the opportunuty
Мы бы приветствовали возможность… - In case of delay in delivery / in payment / in sending people
В случае задержки доставки оплаты / отправки людей - In case of your refusal / your failure to make payment
В случае отказа, неуплаты
Завершающие фразы письма
Завершающие фразы могут продолжать предыдущий абзац или могут писаться с новой строки.
Благодарности
- Thank you for your interest in our journal
Благодарю за интерес, проявленный к нашему журналу. - Thanking you in anticipation…
Заранее благодарен… - Your early reply will be appreciated
Будем признательны за незамедлительный ответ.
Надежды и пожелания
- We’ re looking forward to hearing from you…
С нетерпением ждем Вашего письма (сообщения,известия). - We’ re looking forward to (receiving) your consent / approval/ confirmation
С нетерпением ждем Вашего согласия/одобрения/подтверждения. - Hoping to hear from you
В ожидании Вашего письма - I hope to see you in…
Надеюсь увидеть Вас в… - We expect your early reply / to hear from you in the near future
В ожидании (ожидаем) скорейшего ответа. - We are expecting your representatives/officials to arrive for the talks
Мы ожидаем прибытия Ваших представителей/официальных лиц на переговоры. - We (I) shall be pleased to answer your inquiries
С удовольствием ответим на Ваши вопросы. - We assure you that…
Заверяем Вас, что…
Просьбы
- Please, inform us / let us know in the shortest possible time
(Известите нас / Дайте нам знать) как можно скорее. - On receipt of the letter please / will you cable / telex your confirmation
По получении письма пошлите, пожалуйста, телеграмму телекс с подтверждением получения. - If we can be of any assistance, please, do not hesitate to contact us
Если нужна наша помощь, не колеблясь, сообщите об этом. - For your convenience I enclose a copy of… / a copy of … is enclosed
Для удобства прилагается копия…
Дополнительные заключительные фразы
Дополнительные заключительные фразы располагаются на правой стороне листа. Только первая буква фразы заглавная. Сама фраза отделяется запятой. Выражение
«Sincerely (yours)» — «Искренне Ваш» является самым распространенным и наиболее приемлемым и уместным в письмах разной степени формальности.
Используются также выражения
«Yours (always) sincerely», «Faithfully(yours)», «Yours truly»
«Искренне Ваш», «Преданный Вам».
Последние два менее распространены и более официальны. Возможное соотношение между обращением и дополнительными заключительными фразами приводится ниже:
Dear Sir обычно сочетаются с Yours truly,
Dear Madam с Faithfully (yours) в официальных письмах.
Dear Mr. Smith сочетаются с Sincerely (yours)
Dear Mrs.Smith и Dear Miss Smith с Yours sincerely в менее официальных письмах.
Подпись
Письмо всегда подписывается от руки. Подпись пунктуационно не оформляется. В деловых письмах полное имя отправителя и его должность могут быть напечатаны ниже подписи. Если письмо пишется от имени фирмы или третьего лица, то название фирмы можно напечатать перед подписью отправителя.
Например:
Yours faithfully,
For J. White & Со, Ltd
signature
Manager
He следует в подписи указывать Ваш матримониальный статус и использовать Mr., Mrs., Miss. Если необходимо, женщина может его указать в скобках после подписи:
Jane Smith (Miss)
Jane Smith (Mrs)
Ниже приводятся примеры, иллюстрирующие стиль и оформление делового письма:
Источник: Рекомендации по ведению деловой и частной переписки на английском языке, Под редакцией Трифоновой Н.С., Ростов-на-Дону.
Теги: деловая переписка, английский язык
Материал подготовлен Руденко Владимиром
как правильно писать, также образец
В деловой корреспонденции, в зависимости назначения послания, различают несколько видов писем. Сегодня мы подробно рассмотрим один из них, а именно, научимся составлять письмо запрос на английском языке. Для того, чтобы вам было легче писать подобную корреспонденцию самостоятельно, мы приведем в материале опорные фразы и шаблоны, а также пример письменного запроса на английском языке с переводом. Итак, приступим к изучению.
Отличительные свойства enquiry letter
Для начала постараемся понять назначение писем-запросов или, говоря по-английски, enquiry letters. К подобному типу корреспонденции прибегают в следующих случаях:
- запрос подробной информации о предложении;
- уточнение условий скидок и поставки товаров;
- выяснение наличия и стоимости товаров;
- получение полного каталога продукции.
Иными словами, такие послания могут рассылаться в различные компании с целью определить наиболее выгодное для отправителя предложение.
Как правило, запрос информации предполагает обратную связь. В связи с этим, он обычно составляется на фирменном бланке, где указаны все реквизиты фирмы-отправителя. Если такой возможности нет, то контактные данные следует указать перед основным текстом письма.
Структура и речевые клише писем с запросом
Научиться составлять письменные запросы не очень сложно: они короткие по содержанию и пишутся с использованием стандартных фраз.
Если вы пишете традиционное почтовое послание, то перед текстом всегда указывается адрес получателя и дата. В электронной переписке этот момент можно опустить.
Каждое письмо, содержащее запрос на английском, начинается с приветственного обращения. Если вы пишете знакомому человеку, то оно будет иметь форму Dear Mr. + фамилия или Dear Mrs. + фамилия. Но гораздо чаще точный адресат письма неизвестен, поэтому используются формальные выражения:
- Dear Sir or Madam – Уважаемый(-ая) господин/госпожа;
- Dear Sirs – Уважаемые господа;
- To whom it may concern – Тем, кого это касается.
Обращение отделяется запятой, а далее с новой строки пишут основной текст.
Первым указывают источник, послуживший поводом к написанию. Это, как правило, рекламное объявление или рекомендация. Представим в таблице образец типичных для этого абзаца выражений.
| With reference to your advertisement in… | Касательно вашего рекламного объявления в… |
| I saw your commercial on TV… | Я видел вашу рекламу по телевидению… |
| You were recommended to us by… | Вы были рекомендованы нам… |
| Regarding your order in… | В связи с вашей рекламой в… |
| We were advised by… | Мы были проинформированы … |
| We have heard of your products from… | Мы узнали о вашей продукции от… |
Далее приводится краткая информация о фирме-отправителе письма. Изложить позицию компании помогут следующие фразы.
| We specialize in… | Мы специализируемся на… |
| Our company is a subsidiary of… | Наша компания является филиалом…. |
| We are interested in… | Мы заинтересованы в … |
| We are one of the main producers of … | Мы одни из ведущих производителей… |
| As distributors we have a large network of… | Как дистрибьюторы мы располагаем обширной сетью… |
| Our company is mainly concerned with… | Наша компания в большей степени связана с… |
| We are in the market for… | Мы готовы купить… |
После этих вступительных слов излагается суть письма, т.е. все интересующие вопросы и просьбы. Приведенные клише помогут собраться с мыслями и кратко выразить свою заинтересованность.
| Could you please send us… | Не могли бы вы, пожалуйста, отправить нам… |
| The main item we are interested in is…in your catalogue. | Главным образом мы заинтересованы в…, размещенном в вашем каталоге. |
| We are writing to enquire about… | Мы пишем с целью узнать …. |
| We would like to know more about … | Мы хотели бы узнать больше о… |
| Could you tell me whether… | Не могли бы вы мне подсказать… |
| We would like you to advise us of discounts and delivery time. | Мы бы хотели, чтобы вы сообщили о скидках и времени доставки. |
| We would like more detailed information about your service. | Нам бы хотелось узнать более детальную информацию о вашем сервисе. |
| We would be grateful for detailed information about… | Мы будем признательны за подробную информацию о… |
| We would also like to know .. | Мы также хотели бы знать… |
| We suggest that you send us… | Мы предлагаем, чтобы вы выслали нам… |
| Please, send us samples of… | Пожалуйста, предоставьте образцы… |
Следующий абзац играет завершающую роль. В заключении используйте стандартные формулы вежливости об ожидании ответного письма.
| We would be grateful for an early reply. | Будем признательны за скорейший ответ. |
| Thank you for your attention. | Спасибо за оказанное внимание. |
| We look forward to hearing from you. | С нетерпением ждем ответного письма. |
| Thanking in advance for your help. | Заранее благодарим за помощь. |
| We hope to hear from you soon. | Надеемся скоро получить обратную связь. |
И последний штрих, концовка письма – вежливая подпись и указание фамилии и должности пишущего лица.
- Yours faithfully (если адресат неизвестен) или Yours sincerely (при личном знакомстве),
- Jonathan Smith
- PurchasingManager.
Использовать речевые клише будет еще легче, если иметь перед собой пример делового письма с запросом.
Письмо-запрос на английском – образец
| LCM Corporation 1239 Vernison Ave., Madison, Wisconsin Dear Sirs,You were recommended to us by Mr. Steve Birdman from A&ATK Ltd.Our company is a new subsidiary of the JPMorgan Chase. We are in the market for very substantial quantities of computers for the next month. We would be grateful if you could send us your catalogue with more detailed description of your computers.We would like you to inform us about discounts that you provide and terms of delivery. We would also like to know if it is possible to make an order online.Thanking in advance for your help. We look forward to hearing from you.Yours faithfully, Nicholas Brown Executive director |
Корпорация ЭлСиЭм,
1239 Вернисон Авеню,
Мэдисон, штат Висконсин.
Уважаемые господа,
Нам рекомендовал к вам обратиться господин Стив Бёрдман из компании Эй энд ЭйТиКей.
Наша компания является новым филиалом Джей Пи Морган Чейз. В следующем месяце мы намерены купить значительную партию компьютеров. Мы были бы признательны, если бы вы смогли выслать нам ваш каталог с более детальным описанием компьютеров.
Мы хотели бы, чтобы вы сообщили нам о скидках, которые вы предоставляете, и условиях доставки. Нам также хотелось бы знать, существует ли возможность оформить заказ онлайн.
Заранее благодарим за оказанную помощь. С нетерпением ожидаем вашего ответа.
С уважением,
Николас Браун
Исполнительный директор
Просмотры: 1 013
Статья по английскому языку (9, 10, 11 класс) на тему: Структура деловых писем на английском языке
Структура деловых писем на английском языке
Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.
Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.
Как известно, деловые и коммерческие письма отличаются по стилю от личной корреспонденции и пишутся по установленной форме. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, и, приступая к его составлению, необходимо помнить, что от того, насколько грамотно и корректно содержание, будет зависеть успех решения тех или иных вопросов.
Деловые письма на английском языке состоят из следующих частей:
- заголовок
- дата письма
- наименование и адрес получателя
- вступительное обращение
- основной текст письма
- заключительная формула вежливости
- подпись
- указание на приложения
В деловых письмах на английском языке, как правило, избегают переноса слов. Ширина поля с левой стороны листа должна составлять не менее 2 см из-за необходимости подшивки письма.
Заголовок
В заголовке указывают наименование и адрес организации отправителя и ряд подробностей: адрес для телеграмм, номер факса, номера телефонов.
Образец заголовка фирмы:
All communications to be addressed to the company and not to individuals
Early Bird Warning Systems
75, Carlton Street, London E. C. 4
Дата письма
Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Существуют следующие способы обозначения даты в деловых письмах на английском языке:
- 12th September, 2010
- 12 September, 2010
- September 12th, 2010
- September 12, 2010
Перед числительными, обозначающими год, обычно ставится запятая, а вот точка в конце обозначения даты не обязательна.
Наименование и адрес получателя
Наименование и адрес организации или фамилия лица получателя письма пишется на левой стороне бланка письма. Если письмо адресовано отдельному лицу – мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова мистер):
Mr. Tom Black
Если письмо адресовано замужней женщине, то употребляется слово Mrs. (сокращение слова миссис):
Mrs. Mary Green
При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово Miss (мисс), за которым следует имя адресата:
Miss Anna White
После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке указывается номер дома и название улицы (номер дома указывается первым). Следом на отдельной строке пишется названиегорода.
A-T Trade Food & Beverages,
17, Canon Street,
London,EC3 4BR,
England
Вступительное обращение и заключительная формула вежливости
Деловые письма на английском языке обязательно должны содержать вступительное обращение и заключительную формулу вежливости.
Вступительное обращение пишется на левой стороне письма под внутренним адресом на отдельной строчке, а заключительная формула вежливости – на правой стороне, в конце основного текста, также на отдельной строчке.
Распространенные формулы вступительного обращения:
Dear Sirs, Уважаемые господа (строго официально)
Dear Sir, Уважаемый господин (строго официально)
Dear Mr. Black, Уважаемый господин Блек (менее официально)
Dear Madam, Уважаемая госпожа (строго официально)
Dear Mrs. Green, Уважаемая миссис Грин (менее официально)
Dear Miss White, Уважаемая мисс Уайт (менее официально)
Когда отправитель письма желает, чтобы письмо было прочитано определённым лицом в организации получателя, то перед вступительным обращением или под ним ставится следующая надпись:
Attention: Mr. T. Black / Attention of Mr. Black
Распространенные заключительные формулы:
Yours faithfully
Faithfully yours
С уважением (строго официально)
Yours truly
Yours sincerely
Yours
Искренне Ваш (менее официально)
Подпись
Подпись в деловых письмах на английском языке помешается на правой стороне бланка под заключительной формулой. На первой строчке под заключительной формулой ставится название организации, напечатанное на компьютере. Под названием, на той же строке следует напечатанное название должности лица, подписавшего письмо. Часто фамилия подписавшего письмо напечатана под рукописной подписью.
Указание на приложение в деловых письмах на английском языке
Деловые письма на английском языке могут содержать приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure «приложение». Если письмо содержит два и более приложений, то указывается их число.
виды и цели, структура, пример
Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились. Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит. Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.
Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.
Основные виды деловых писем, их цели
Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?
Enquiry letter
Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.
Complaint letter
В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.
Reply letter
Или по-другому называемое reply quotation. Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.
Application letter
Или statement letter. Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.
Acceptance letter
Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.
Refusal letter
Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.
Thank you letter
Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.
Commercial letter
Или commercial offer. В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.
Сюда же можно отнести письмо в продолжение телефонного разговора.
Congratulation letter
Содержание понятно из названия: в таком письме официально поздравляют с важной датой, с успешным завершением совместного дела.
Основные принципы оформления
При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.
1. Последнее время отменено правило «красной строки», то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.
2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.
3. В деловых письмах недопустимы сокращения, принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые члены предложения, если их отсутствие не отразится на понимании смысла.
Например:
I’m looking forward (далее идет информация о том, чего конкретно с нетерпением ждут) – такое сокращение делать нельзя, следует писать полную форму – I am.
Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.
4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.
5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы. Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать. Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.
6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.
7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.
8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме фразовые глаголы: к примеру, вместо go on лучше написать continue.
Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.
Правильная структура
1. Обращение
Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear. Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».
При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.
Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.
Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:
Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;
Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.
Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams, когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.
Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs. Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss. Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms.
Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.
2. Предисловие
Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.
We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.
Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.
3. Главная часть. Основная мысль
Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с модальными глаголами would/could/should.
Например:
Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.
Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.
При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:
We are very sorry – Наши огромные извинения;
Unfortunately – К сожалению;
We apologize for… – Приносим огромные извинения за…
4. Заключение
Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.
I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.
Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.
5. Фразы вежливости и подпись
Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:
Best regards – С наилучшими пожеланиями;
Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;
With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.
Далее с новой строчки – подпись отправителя. Если она содержит имя, фамилию и должность, тогда подпись разбивается на две строки.
Если вы не знаете как пишется ваше имя на английском языке, советуем почитать про транслитерацию имен.Важно: после фразы вежливости ставится запятая, после имени и фамилии с переходом к должности – нет. Сначала пишутся имя и фамилия, потом должность, никогда наоборот.
Например:
Kind regards,
Peter Makhon
Pit Boss.
С наилучшими пожеланиями,
Питер Махон
Менеджер смены.
Пример письма-жалобы
Ниже приведен пример делового письма-жалобы:
Dear Sirs,
I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.
When I came to our post office, I was very surprised that my package was damaged and taped. The postalworker gave me the official letter, that my package was received like that (I enclose the screen). I opened the package and found it empty. Where is my iPhone I bought in your shop? I suspect it was stolen. Would you be so kind to make the full refund to my credit card.
Unfortunately, I did not receive the goodsfrom you, but I am sure it is not your fault.
As soon as you refund my money, I will give you the best stars in the feedback.
Yours faithfully,
Mira Simonian.
Перевод:
Уважаемые господа!
Пишу с целью проинформировать вас, что сегодня утром я получила свою посылку, и у меня есть претензия к вашему магазину.Когда я пришла в почтовое отделение, я была крайне удивлена тем, что моя посылка повреждена и заклеена. Работник почтового офиса выдал мне официальное письмо, что посылка была доставлена в таком виде (скрин прилагаю).
Я открыла посылку и обнаружила, что она пуста. Где мой телефон, который я у вас купила? Подозреваю, его украли. Будьте так добры сделать полный возврат средств на мою кредитную карту. К сожалению, я не получила от вас товар, но уверена – это не ваша вина.
Как только вами будут возвращены деньги, я в отзыве поставлю максимально хорошие оценки.
С огромным уважением,
Мира Симонян.
Поздравляем! Теперь вы умеете писать деловые письма.
Рекомендуем также почитать:
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Правила написания деловых писем на английском языке: построение и примеры
Деловая переписка на английском языке нередко является частью рабочих обязанностей. Поэтому вопрос «Как писать письмо на английском?» актуален для многих.
Но даже помимо общения с иностранными партнерами существует целый ряд жизненных ситуаций, когда нам понадобится написать письмо иностранцу: это может быть письмо в университет, в зарубежный магазин или ответ на объявление о вакансии.
Как правило, получатель нашего письма ничего о нас не знает, поэтому формирует свое первое впечатление по тому, как мы ведем переписку. А значит, нет лучше способа расположить к себе собеседника, чем грамотное, вежливо написанное письмо.
В этой статье я объясню, как правильно строятся деловые письма, приведу примеры часто используемых фраз и поделюсь ссылками на ресурсы, где можно найти образцы.
Как написать деловое письмо на английском?
Разумеется, каждая переписка уникальна, и содержание писем будет отличаться. Однако общая структура письма на английском примерно одинакова: вежливое приветствие, логично построенная основная часть и заключительная фраза.
Давайте рассмотрим это подробно.
Внимание: Хотите преодолеть языковой барьер и заговорить на английском? Узнайте на бесплатном уроке в Москве, как наши студенты начинают говорить за 1 месяц!1. Приветствие
Приветствие в деловом письме всегда начинается со слова «Dear» («дорогой»). Далее ставится звание (официальное наименование, связанное с квалификацией или служебным положением), если оно есть (Dr. — «доктор», Judge — «судья», Professor — «профессор»). Если его нет, то пишем Mr. или Ms. («мистер» или «мисс/миссис»). Только после этого идет фамилия нашего адресата:
Dear Mr. Jones
Dear Mr. and Ms. Smith
Dear Professor McDowell
! В Британском английском приветствие заканчивается запятой:
Dear Dr. Brown,
Дорогой доктор Браун,
Dear Judge Cornwall,
Дорогой судья Корнуолл,
! В Американском английском запятую используют лишь для личных писем. В деловой переписке ставится двоеточие:
Dear Dr. Brown:
Дорогой доктор Браун:
Dear Judge Cornwall:
Дорогой судья Корнуолл:
Бывает и так, что мы не знаем, кому конкретно пишем. Например, мы отправляем резюме на новую работу, и нам не удалось выяснить имя менеджера по персоналу. В таком случае вместо фамилии можно указать должность:
Dear Personnel Director
Дорогой директор по подбору персонала
Если неизвестна даже должность потенциального читателя, то можно использовать фразы:
To Whom It May Concern
Тому, кого это может касаться
Dear Sir or Madam
Дорогой Сэр или Мадам
2. Основная часть
После приветствия мы начинаем новую строку и приступаем к самому главному.
Основная часть письма обычно делится на три части:
- В первой мы сразу формулируем, по какому поводу пишем. В ответ на объявление о работе, чтобы задать вопрос или запросить какую-то информацию, чтобы подтвердить дату и время встречи и т.д.
- Во второй предоставляем все детали и дополнительную информацию. Например, если пишем работодателю, то именно здесь кратко описываем свою квалификацию; если хотим задать вопрос, то в этом разделе мы подробно объясняем ситуацию и т.д.
- В третьей мы кратко суммируем написанное и вежливо призываем адресата к нужному нам действию. К примеру, отсылаем работодателя к резюме, прикрепленному к письму, или просим прислать нам какие-либо данные как можно скорее, или оставляем свои контакты на случай вопросов.
Давайте подробно рассмотрим каждый из этих пунктов.
2.1. Часть первая — «предыстория» письма
Цель первого абзаца — сразу дать адресату понять, о чем будет наше письмо. Если оно имеет «предысторию»: к примеру, отсылает к объявлению, телефонному разговору, другому письму, это следует обязательно уточнить с помощью выражений «with reference to» («касательно…»), «with regard to» («относительно…») или «in response to» («в ответ на…»):
With reference to your advertisement for ___ position, published in ___.
Относительно Вашего объявления о должности ___, опубликованной в ___.
With reference to your enquiry…
Касательно вашего запроса…
With reference to our meeting…
О [том, что обсуждалось на] нашей встрече…
With reference to our phone conversation yesterday…
О [том, что обсуждалось на] нашем телефонном разговоре…
In response to your letter of 13th December…
В ответ на Ваше письмо от 13 декабря…
With regard to your question about…
Относительно Вашего вопроса о…
With regard to your last e-mail…
Относительно Вашего последнего письма…
Если же никакие предыдущие встречи или разговоры вас с адресатом не связывают, то можно сразу приступить к делу и четко обозначить цель письма.
Итак, зачем вы пишете? Вы отвечаете на запрос? Откликаетесь на вакансию? Подтверждаете дату встречи или уточняете какие-то детали? Ваше письмо должно сразу сообщать об этом. Используйте фразу «I am writing to» («я пишу, чтобы…»), чтобы назвать свою цель. Например:
I am writing to inquire about…
Я пишу, чтобы спросить о…
I am writing to request further information about…
Я пишу, чтобы запросить дальнейшую информацию о…
I am writing to confirm that…
Я пишу, чтобы подтвердить, что…
I am writing to apply for…
Я пишу, чтобы подать заявку на…
Этот пункт и предыстория письма попадут в один абзац, а часто и в одно предложение! Итого, наше письмо может начинаться примерно так:
With reference to your phone call yesterday, I am writing to confirm that your order was sent.
Относительно Вашего вчерашнего телефонного звонка, я пишу, чтобы подтвердить, что ваш заказ выслан.
With reference to your enquiry I enclose the documents you’ve requested.
По поводу Вашей просьбы, я прилагаю документы, которые Вы запрашивали.
I am writing with reference to your advertisement on headhunter.ru to apply for a position of…
Я пишу по поводу вашего объявления на headhunter.ru, чтобы подать заявку на должность….
I am writing to inquire about job vacancies in your company.
Я пишу, чтобы поинтересоваться о вакансиях в вашей компании.
I am writing to request a copy of my medical record.
Я пишу, чтобы запросить копию своей медицинской карты.
2.2. Часть вторая — детали письма
Следующий (второй) абзац — это «мясо» письма. Именно здесь вы излагаете всю суть дела, с тем количеством подробностей, которое вам требуется.
Помните о том, что, как и в русском языке, деловое письмо подразумевает вежливый тон!
В случае если вы собираетесь попросить адресата о чем-то, используйте вежливые формы, такие как:
Could you…
Не могли бы Вы…
Would you please…
Не могли бы Вы, пожалуйста…
I would be grateful if you could…
Я был бы благодарен, если бы Вы могли…
Если вы соглашаетесь на просьбу своего адресата, используйте фразу «I would be delighted to» («я был бы рад»):
I would be delighted to attend the meeting.
Я был бы очень рад посетить эту встречу.
I would be delighted to provide more information.
Я был бы очень рад предоставить больше информации.
Для вежливого отказа обязательно нужно поблагодарить за предложение:
Thank you for your invitation, but…
Спасибо за приглашение, но…
Если требуется приложить к письму дополнительные документы, используйте следующие фразы:
Please, find enclosed…
Пожалуйста, найдите во вложениях…
Enclosed is a…
В приложениях содержится…
Enclosed are…
В приложениях содержатся…
I am enclosing…
Я прилагаю…
2.3. Часть третья — призыв к действию
Последний (третий) абзац служит для того, чтобы еще раз коротко сформулировать цель и при необходимости призвать читателя к действию по итогам письма: например, прочесть ваше резюме или рассмотреть деловое предложение.
We hope that you’ll be able to take part in our conference on May 5, 2018.
Мы надеемся, что вы сможете принять участие в нашей конференции пятого мая 2018 года.
Please refund my $500 deposit and accept my apologies.
Пожалуйста, верните мою предоплату в 500$ и примите мои извинения.
Please, send me these documents as soon as possible.
Пожалуйста, вышлите мне эти документы как можно скорее.
Если же письмо носит скорее информативный характер, то в конце можно просто оставить просьбу связаться с вами, в случае, если у адресата возникнут вопросы:
In case you have questions, feel free to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
If you have any questions, don’t hesitate to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, незамедлительно свяжитесь со мной.
Please, contact us again, if we can be of assistance.
Пожалуйста, свяжитесь с нами снова, если Вам понадобится помощь.
Наконец, если вы хотите дать понять, что ждете от своего читателя ответного письма, можно использовать следующие фразы:
I’m looking forward to hearing from you soon.
С нетерпением жду Вашего ответа.
I hope to hear from you soon.
Надеюсь вскоре получить Ваш ответ.
3. Заключение
Теперь, когда мы изложили самое главное, осталось лишь закончить письмо одной из традиционных фраз:
Sincerely,
Искренне ваш,
Respectfully yours,
С уважением,
Kind regards, / Best regards, / Regards,
С наилучшими пожеланиями,
После этого с новой строки мы пишем свои имя и фамилию — и письмо закончено.
А теперь, как и обещала, я дам вам ссылки на примеры деловых писем.
Примеры деловых писем на английском
Примеры письма на английском вы сможете найти на следующих сайтах.
Ресурсы на русском с переводом:
1. https://goo.gl/m8UEZQ
2. https://goo.gl/oSaQcp
Ресурсы на английском (без перевода):
1. https://goo.gl/MdrvLk
2. https://goo.gl/8JqNPK
Друзья, теперь вы знаете основные правила написания деловых писем. Главное, не забывайте о вежливости к своему адресату! Экономьте его и свое время — пишите кратко, по делу и избегайте «воды». Успехов!