Деловая переписка на английском языке: пример, образец, шаблон
Английский язык давно стал неотъемлемой частью нашей жизни. Этот международный язык, или лингва франка, как его также называют, нужен для поступления в заграничные университеты, во время командировок в другие страны, на отдыхе и, конечно, на рабочем месте. “Рабочее” общение с иностранными коллегами и партнерами может быть устным (например, по телефону) и письменным (например, по электронной почте). Если с устным общением все более-менее ясно, то деловая переписка на английском имеет ряд специфических особенностей. Каких именно? Давайте разбираться вместе!
Ключевое отличие деловой переписки от других способов коммуникации заключается в том, что она носит формальный, то есть официальный, характер. Деловые письма выдержаны в строгом стиле и заметно отличаются от дружеской переписки. Ниже мы обозначим некоторые моменты, которые важно учитывать при написании бизнес-писем.
- Краткость – сестра таланта
Главная функция деловой переписки – информативная.
- Ничего личного!
Все деловые письма носят безличностный характер. Ни в коем случае нельзя задавать вопросов, которые не имеют непосредственного отношения к работе. Если вы лично не знакомы со своим иностранным партнером (или же начали сотрудничать с ним совсем недавно), будет крайне неуместно спрашивать его про то, как он провел выходные, есть ли у него жена и чем он занимается в свободное время.
- Шутки в сторону
Юмор – табу. Старайтесь быть максимально выдержанным и серьезным. Не всегда то, что хорошо во время общения с приятелями и родственниками, подходит для более серьезных ситуаций.
- Скажите “НЕТ” эмоциональности
Деловой этикет не предполагает излишней экспрессивности.
Избегайте восклицательных знаков, сравнений и прочих средств речевой выразительности. Чем проще – тем лучше. Не стремитесь к украшательству! Особенно это касается тех случаев, если ваш уровень владения английским далек от совершенства.
- Грамматика, орфография и пунктуация
Семь раз отмерь – один раз отрежь. Это же правило действует и здесь. Прежде чем отправить письмо, проверьте его на наличие ошибок. Это очень важный момент. Вы можете быть очень талантливым специалистом в своей сфере, но, если вы пишете с ошибками на английском, это все равно будет красноречиво говорить о вашей некомпетентности.
- Не изобретайте велосипед
Формальные письма – царство клише. В деловой переписке постоянно используются устойчивые слова и фразы. Не пытайтесь быть оригинальными, пишите в наиболее подходящем для таких писем формате.
- Четкая структура.
Все деловые письма на английском языке имеют четкую структуру.
Пожалуй, это самый главный пункт. Предлагаем вам подробнее рассмотреть, из каких частей состоит идеальное бизнес-письмо на английском.
Начнем с того, что существует два основных типа писем. Во-первых, это уже не пользующиеся популярностью “живые” письма, которые посылаются адресату по почте. Во-вторых, это более привычные нам электронные письма, или emails. Рассмотрим каждый тип деловой корреспонденции.
“Обыкновенное” письмо1. Информация об отправителеТипичное официально-деловое письмо начинается именно с указания данных о его отправителе. Если письмо отправляете вы, то в правом верхнем углу листа укажите:
- Свою фамилию и имя (в любом порядке)
- Занимаемую должность
- Название организации, в которой вы работаете
- Номер вашего дома и улицу (или адрес вашего офиса)
- Город и почтовый индекс
- Страну
Например:
2.
ДатаПосле указания страны в предыдущем разделе, сделайте отступ в три строки и напишите дату. В английском языке существует несколько способов обозначения дат, и все из них являются верными:
- September 23, 2018;
- 23 September, 2018;
- 23thSeptember, 2018;
- September 23th, 2018;
- 23Sept. 2018;
Обратите внимание на последний вариант, где используется сокращение Sept. Если вы отдадите предпочтению этому способу указания дат, выучите сокращения для всех месяцев:
Соединяем 1 и 2 пункты:
Небольшое замечание: для обозначения дат лучше не использовать цифры. Это связано с тем, что в Европе и Америке могут по-разному интерпретировать вашу запись:
- 10.2018 – 11 октября 2018 (Европа и Великобритания)
- 10.2018 – 10 ноября 2018 (Америка)
Настало время переместиться из левого угла в правый.
Здесь вам необходимо указать реквизиты получателя. Следуйте плану:
- Обращение, имя и фамилия.
Если вы адресуете письмо мужчине, то используйте обращение Mr., женщине – Mrs. (обращение к замужней женщине) или Ms (обращение к незамужней женщине). В связи с ожесточенными дискуссиями на тему равенства полов многие предпочитают применять Ms. в качестве универсального обращения к любой женщине, не зависимо от ее семейного положения.
- Занимаемая должность
- Название компании, в которой работает ваш адресат
- Номер дома и улица
- Город и почтовый индекс
- Страна
Приведем пример:
Mr. John Campbell
PR manager
Castrol Ltd.
99 Downs Road
Bristol BS6 0YW
United Kingdom
- Фраза–приветствие
При выборе приветствия важно учитывать, насколько хорошо вы знакомы с адресатом.
Для формального приветствия лица, чью фамилию вы знаете, используйте фразу:
Dear Ms. / Mr. + фамилия
Если фамилия вам неизвестна, то вы можете написать:
Dear Sir/ Madam или To Whom It May Concern
Более того, существует вариант обращения по должности:
Dear Mr
Если вы давно знакомы с этим человеком, допустим вариант, когда после Dear идет имя собеседника:
Dear Alice,
Обратите внимание, что после приветственной фразы ставится запятая. Например:
Dear Mr. Campbell,
I am writing to you…
Но, если вы пишете письмо коллеге из США или Канады, будет целесообразнее поставить двоеточие:
Dear Mr.
Campbell:
I am writing to you…
4. Тело письмаТело письма (то есть его основная часть) также состоит из нескольких пунктов. Как правило, оно включает в себя три части: вступительное предложение, информационное “ядро” и определенный призыв к действию.
Первое предложение обычно носит вводный характер. В нем мы начинаем отвечать на вопрос: “А зачем было написано это письмо?” Другими словами, здесь мы раскрываем цель нашего письма, будь то жалоба, извинение, выражение признательности, запрос определенной информации и так далее.
Приведем примеры вводных фраз (постарайтесь их выучить!):
После того, как мы кратко изложили цель письма, переходим к сути дела – информационному “ядру”. Здесь мы раскрываем все подробности, описываем те или иные детали, даем объяснения, задаем вопросы и так далее.
Проиллюстрируем это на примере:
Dear Ms. Crossley, (приветствие)
I am writing with regard to the advertisement in the May issue of Career magazine, and I would like to apply for the full-time position of Translator (вступительное предложение).
И, наконец, третья часть. Чаще всего она представляет собой некий посыл, просьбу или призыв к действию. Например:
Теперь, когда вы примерно понимаете, что такое тело письма, мы бы хотели рассказать о некоторых нюансах, которые также стоит знать. Итак, наши лайфхаки:
- Откажитесь от сокращений. Никаких “don’t”, “isn’t” и так далее.
- Следите за грамматикой. Используйте максимально вежливые формы. Например, вместо “Can you, please?” лучше употреблять “Could you, please?”.
- Не забывайте о Linking words –словах-связках. Они делают нашу речь более структурированной, четкой и красиво оформленной. Советуем выучить следующие варианты:
- Применяйте устоявшиеся клишированные фразы для выражения своей точки зрения
В конце письма мы обычно выражаем благодарность или надежду на скорый ответ, желаем всего наилучшего, приглашаем к сотрудничеству и так далее. Как вы уже, наверное, догадались, все эти фразы также являются устоявшимися:
6.
ПодписьЛогическое завершение любого письма – подпись. Здесь есть следующие варианты:
- В обращении (в начале письма) вы указали фамилию адресата. →
Yours sincerely,
John Braun
- В обращении (в начале письма) вы не указали фамилию адресата→
Yours faithfully,
John Braun.
- Вы достаточно хорошо знаете своего адресата, общаетесь с ним давно и можете позволить себе менее официальную формулировку →
Best wishes / Kind regards / Best Regards,
Например:
Best wishes,
John Braun
Приведем пример полноценного делового письма на английском:
Электронное письмо
На самом деле структура любых деловых писем очень похожа. Однако стоит выделить несколько ключевых моментов, которые характерны только для формата электронных писем:
- В электронных письмах нужно указывать тему письма
Это очень важный аспект, который необходимо тщательно продумать.
Тема письма должна быть связана с его содержанием. Увидев ее, ваш адресат должен уже примерно понять, о чем дальше пойдет речь. Постарайтесь сделать тему максимально краткой и емкой. Также будет невежливо проигнорировать этот пункт и не заполнить тему вообще.
- В электронном письме не нужно указывать реквизиты отправителя и получателя.
- Приветствие, тело письма и заключение ничем не отличаются от тех же разделов в “обыкновенном” бумажном письме(см.выше).
- В электронных письмах часто встречаются аббревиатуры.
Какие именно? Например, PTO – paid time off (отпуск), SOB –start of business day (начало рабочего дня), FYI – for your information (для вашего сведения) и так далее. Главное – никогда не используйте подобные сокращения не в электронных письмах.
Изучите пример делового электронного письма:
Надеемся, что теперь вы поняли, как нужно вести деловую переписку на английском языке.
Осталось лишь ответить на один вопрос: “Что делать, чтобы научиться писать такие письма?” Дадим пару рекомендаций!
1. “Подтяните” грамматику
Для того чтобы ваши письма звучали убедительно, освойте все основные времена, изучите, почему и в которых случаях употребляются артикли и прочие, кажущиеся незначительными, однако, невероятно важные аспекты. Особое внимание необходимо уделить на модальные глаголы, условные и каузативные конструкции – они часто встречаются в официально-деловых документах.
2. Расширьте свой словарный запас
Для свободного выражения своих мыслей, необходимо знать соответствующие слова. Иначе, на написание одного короткого письмеца вы потратите целый день. Неинтересная перспектива, правда?
3. Пользуйтесь качественными англо-английскими словарями
Если вы владеете английским на достаточно хорошем уровне, попробуйте отказаться от англо-русских словарей. Еще один момент: если вы проверяете слово в словаре, смотрите, какая пометка там стоит.
Во многих изданиях указывается, какой является эта лексическая единица–formal(“официально-деловой”), neutral (нейтральной) или informal(разговорной). При написании деловых писем вас должны интересовать фразы с пометкой formal или neutral.
4. Читайте больше бизнес-литературы
Чтобы вам было проще запомнить устоявшиеся выражения, читайте больше литературы по этой теме. Да, это немного скучно, зато полезно. Вы сами заметите, что перестанете долго думать над тем, как же сформулировать свои мысли.
5. Заведите словарик с полезными клише
Не всегда получается запомнить все фразы наизусть. Чтобы не совершить много досадных ошибок, выпишите самые полезные выражения и слова и всегда имейте их под рукой на своем рабочем месте.
6. Находите время для практики
Чтобы поднатореть в написании писем, нужно написать много писем. Можете придумать себе виртуального адресата из Лондона/Нью-Йорка и вести с ним одностороннюю деловую переписку.
Поверьте, если вы составите 15-20 деловых писем у себя дома, вам станет гораздо проще и быстрее писать их и на рабочем месте!
Если вы все еще испытываете трудности при написании бизнес-писем на английском, не беда! Записывайтесь на занятия в Wall Street English! Наши опытные преподаватели восполнят ваши пробелы и научат вас общаться и вести полноценную переписку на языке Шекспира! Главное – не сдавайтесь, пробуйте и старайтесь. Мы уверены, что при желании любой человек может отлично овладеть английским!
Деловые письма на английском языке ‹ engblog.ru
Как известно, деловые и коммерческие письма отличаются по стилю от личной корреспонденции и пишутся по установленной форме. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, и, приступая к его составлению, необходимо помнить, что от того, насколько грамотно и корректно содержание, будет зависеть успех решения тех или иных вопросов.
Структура деловых писем на английском языке
Деловые письма на английском языке состоят из следующих частей:
- заголовок
- дата письма
- наименование и адрес получателя
- вступительное обращение
- основной текст письма
- заключительная формула вежливости
- подпись
- указание на приложения
В деловых письмах на английском языке, как правило, избегают переноса слов.
Ширина поля с левой стороны листа должна составлять не менее 2 см из-за необходимости подшивки письма.
Заголовок
В заголовке указывают наименование и адрес организации отправителя и ряд подробностей: адрес для телеграмм, номер факса, номера телефонов.
Образец заголовка фирмы:
All communications to be addressed to the company and not to individuals
Early Bird Warning Systems
75, Carlton Street, London E. C. 4
Дата письма
Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Существуют следующие способы обозначения даты в деловых письмах на английском языке:
- 12th September, 2010
- 12 September, 2010
- September 12th, 2010
- September 12, 2010
Перед числительными, обозначающими год, обычно ставится запятая, а вот точка в конце обозначения даты не обязательна.
Наименование и адрес получателя
Наименование и адрес организации или фамилия лица получателя письма пишется на левой стороне бланка письма.
Если письмо адресовано отдельному лицу – мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова мистер):
Mr. Tom Black
Если письмо адресовано замужней женщине, то употребляется слово Mrs. (сокращение слова миссис):
Mrs. Mary Green
При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово Miss (мисс), за которым следует имя адресата:
Miss Anna White
После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке указывается номер дома и название улицы (номер дома указывается первым). Следом на отдельной строке пишется название города.
A-T Trade Food & Beverages,
17, Canon Street,
London,EC3 4BR,
England
Вступительное обращение и заключительная формула вежливости
Деловые письма на английском языке обязательно должны содержать вступительное обращение и заключительную формулу вежливости.
Вступительное обращение пишется на левой стороне письма под внутренним адресом на отдельной строчке, а заключительная формула вежливости – на правой стороне, в конце основного текста, также на отдельной строчке.
Распространенные формулы вступительного обращения:
Dear Sirs, Уважаемые господа (строго официально)
Dear Sir, Уважаемый господин (строго официально)
Dear Mr. Black, Уважаемый господин Блек (менее официально)
Dear Madam, Уважаемая госпожа (строго официально)
Dear Mrs. Green, Уважаемая миссис Грин (менее официально)
Dear Miss White, Уважаемая мисс Уайт (менее официально)
Когда отправитель письма желает, чтобы письмо было прочитано определённым лицом в организации получателя, то перед вступительным обращением или под ним ставится следующая надпись:
Attention: Mr.
T. Black / Attention of Mr. Black
T. Black / Attention of Mr. BlackРаспространенные заключительные формулы:
Yours faithfully
Faithfully yours
С уважением (строго официально)
Yours truly
Yours sincerely
Yours
Искренне Ваш (менее официально)
Подпись
Подпись в деловых письмах на английском языке помешается на правой стороне бланка под заключительной формулой. На первой строчке под заключительной формулой ставится название организации, напечатанное на компьютере. Под названием, на той же строке следует напечатанное название должности лица, подписавшего письмо. Часто фамилия подписавшего письмо напечатана под рукописной подписью.
Указание на приложение в деловых письмах на английском языке
Деловые письма на английском языке могут содержать приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure «приложение».
Если письмо содержит два и более приложений, то указывается их число.
P.S. Возможно, вам также пригодится образец резюме на английском языке с переводом.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
как написать, структура, образец, примеры с переводом
Как и русский язык, английский включает в себя разные стили написания писем. Если вы читаете эту статью, то осознаёте, насколько важным является умение писать деловые письма. Этот навык может пригодиться практически в любой профессии, ведь сейчас многие работают с иностранными компаниями. Поэтому просто необходимо знать правила написания писем в формальном стиле. И кстати не только в английском – в русском это тоже очень ценно.
Если вы сомневаетесь, что не справитесь с этой задачей, или вам хочется, чтобы ваше письмо проверил профессионал, тогда стоит прийти в нашу школу на бесплатное занятие. Наши учителя с радостью помогут вам научиться грамотно писать не только деловые письма! Переходите по ссылке, чтобы записаться на урок.
Структура делового письма на английском
Существуют разные виды формальных писем. Вот некоторые из возможных вариантов:
Конечно, у каждого письма есть своя структура. Её необходимо знать – так вы покажете получателю, что являетесь грамотным человеком. Плюс не придётся каждый раз задумываться о том, каким будет начало и конец. В разных источниках структура может слегка отличаться, но оформление базы всегда остаётся общим.
Ключевые моменты:
-
Адрес отправителя
Начинать формальное письмо (да и неформальное тоже) нужно с адреса отправителя, которое пишется в правом верхнем углу, но если вы напишите его слева, то это не будет катастрофой. Сначала указывается номер дома, затем название улицы, и через запятую номер квартиры. На новой строчке упоминается город и почтовый индекс. Следующая строчка – страна.
78 Staroselskaya Street, 54
Moscow, 139293
Russia -
Дата
Дата может писаться разными способами:
11 January, 2021
January 11th, 2021
January 11, 2021
11th January, 2021Чтобы не усложнять, запомните один вариант написания и используйте его каждый раз.
-
Адрес получателя
Пишется также как и адрес отправителя, только уже ниже и с левой стороны.
34 Oxford Street, 12
London 12893
England -
Обращение
Обращения бывают разными, но проще всего начать со слова Dear (уважаемый):
Dear Sir/Madam – Уважаемый сэр / мадам Dear Mrs. Brown – Уважаемый мистер Браун Dear Ms/Mrs Brown – Уважаемая мисс / миссис Браун Dear Customer – Уважаемый покупатель Dear Colleague – Уважаемый коллега Dear Editor – Уважаемый редактор
Это была шапка, которая является началом каждого письма.
-
Вступление
Здесь мы указываем, по какой причине беспокоим получателя (приём на работу, жалоба, предложение и т.
д.).Обычно вступление начинается с фразы: I am writing (я пишу). Но об этом мы поговорим чуть позже.
-
Основная часть
Чаще всего основная часть разбита на несколько абзацев, но не всегда. Для начала мы расписываем детали ситуации. Например, если это жалоба – что именно не понравилось в оказанной услуге / сервисе. Помимо фактов можно задать вопросы: можно ли вернуть деньги за оказанную услугу и т.д.
В новом абзаце можно внести свои предложения (по улучшению сервиса) и пожелания. Если это письмо с предложением работы, как раз в этой части будет говориться о том, что нужно сделать для дальнейшего сотрудничества.
Последний абзац основной части содержит завершающее предложение типа: если у Вас остались вопросы / Я бы очень хотел / Очень жду Вашего ответа.
-
Заключение
Заключаем письмо вежливой фразой:
Yours sincerely, – если вам знаком человек, которому вы пишите.
? И Yours faithfully, – если человек незнакомый.После запятой с новой строчки нужно подписать письмо:
Maggie Simpson.
д.).
И Yours faithfully, – если человек незнакомый.Клише для написания делового письма дать список полезных фраз с переводом
Поговорим подробнее о фразах, которые мы можем использовать в разных частях письма. Не забудьте сохранить эту таблицу себе — она очень пригодится, когда вы будете набивать руку в написании писем.
Обратите внимание, что в официальных письмах мы не используем сокращений типа: can’t, don’t и т.д. Все слова пишутся полностью.
Кстати, подборки необходимых выражений есть не только в этой статье. Почитайте подборку фраз для туристов. С ней вы сможете выжить в другой стране, найти нужное место, разобраться в магазине или аптеке, попросить помощи, если заблудились. Переходите по ссылке 100-fraz-na-anglijskom-dlja-puteshestvij
Образцы деловых писем на английском
Как вы уже заметили, вариантов деловых писем существует достаточно много.
Шаблоны некоторых из них мы сейчас рассмотрим:
- Письмо-жалоба
- Письмо-запрос
- Благодарственное письмо
- Письмо-извинение
Готовы? Ух, что сейчас будет!
Письмо-жалоба на английском
Первое письмо – это жалоба. Допустим, вам не понравился отель, в котором вы решили остановиться во время отпуска. Вы читали рекламное объявление, прежде чем поехать туда, но по факту место оказалось намного хуже заявленного. В таком случае актуальной будет просьба вернуть часть денег. Но, конечно, необходимо упомянуть причины, по которым вы хотите оформить возврат.
Dear Sir,
I am writing to complain about the hotel where I was supposed to stay from 18th May till 25th May. I believe the description of this place was totally inaccurate.
To start with, the room was not commodious. I barely had any space for my belongings. Also, the distance to the city centre was 3 times farther than you mentioned.
Secondly, there was an awful view to the old wrecked house instead of the “stunning view” you promised. Also, there were not any of mentioned dishes at breakfast. Every day I had to eat cereals, but in the advertisement I saw the pictures of delicious dishes with sausages and meat.
Thirdly, I had no soap, shampoo or even towels in the bathroom. The receptionist told me the clean lady had just forgotten to put these things. Moreover, in two days there was no hot water. It was quite irritating. I wanted to spend my holiday with pleasure, not with lack of proper breakfast, water and personal hygiene items. After three days I did not want to stay any longer and returned home.
As you can imagine, I am extremely upset. It would be great to get a partial refund to an apology for the annoyance and discomfort. Your early reply will be appreciated.
Yours faithfully,
Sue Jim Pelton.
Перевод:
Уважаемый господин,
Я пишу с жалобой на отель, в котором я должен был остановиться с 18 по 25 мая.
Я считаю, что описание этого места было совершенно неточным.
Начнем с того, что номер не был просторным. Там почти не было места для моих вещей. Кроме того, расстояние до центра города было в 3 раза дальше, чем вы упомянули.
Во-вторых, вместо “потрясающего вида” из окна, который Вы обещали, был ужасный вид на старый разрушенный дом. Кроме того, за завтраком не было ни одного из упомянутых блюд. Каждый день мне приходилось есть хлопья, но в Вашем рекламном объявлении я видел картинки вкусных блюд с колбасой и мясом.
В-третьих, у меня не было ни мыла, ни шампуня, ни даже полотенец в ванной. Администратор на респешн сказала мне, что уборщица просто забыла положить эти вещи. Более того, в течение двух дней не было горячей воды. Это было довольно раздражающе. Я хотел провести свой отпуск с удовольствием, а не с отсутствием качественного завтрака, воды и предметов личной гигиены. Через три дня я не захотел больше оставаться и вернулся домой.
Как Вы можете себе представить, я очень расстроен.
Было бы здорово получить частичный возврат денег в качестве извинения за раздражение и дискомфорт. Ваш ранний ответ будет оценен по достоинству.
Искренне Ваш,
Сью Джим Пелтон.
Письмо-запрос на английском
Допустим, у вас свой бизнес, от которого вы решили отдохнуть, ну или боссу нужно, чтобы вы арендовали машину для его отпуска в Шотландии. Используйте готовое письмо формального характера в качестве образца.
Dear Sir or Madam,
I would like to rent a car in your town from 14 September till 24 September.
I need quite a big car for a family of 4 people. We would like to visit some nearby towns, so it would be great if we could use the car there too. I am ready to spend at around £195.
Could you please send me the pictures of the cars and prices? Is the mentioned time available? Could I take the car at the airport?
I am looking forward to you reply.
Yours faithfully,
James Li
Перевод:
Уважаемый сэр или мадам,
Я хотел бы арендовать автомобиль в вашем городе с 14 по 24 сентября.
Мне нужна довольно большая машина для семьи из 4 человек. Мы хотели бы посетить несколько близлежащих городов, так что было бы здорово, если бы мы могли воспользоваться машиной и там. Я готов потратить около 195 фунтов.
Не могли бы вы прислать мне фотографии автомобилей и цены? Доступно ли упомянутое время? Могу я взять машину в аэропорту?
C нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Джеймс Ли
Благодарственное письмо на английском
Благодарственное письмо – это самое приятное письмо, которое можно получить от кого бы то ни было. Согласны? Выразите благодарность директору компании-партнёра за успешное сотрудничество!
Dear James Craft,
I am writing to thank you for sending the samples of required goods. We would like to order all of the goods in the amount of 5 pieces each. We will appreciate early delivery.
We look forward to a successful working relationship in the future.
Yours faithfully,
The manager of Viva Cosmetics Company.
Перевод:
Дорогой Джеймс Крафт,
Я пишу, чтобы поблагодарить Вас за отправку образцов запрошенных товаров. Мы хотели бы заказать все товары по 5 штук. Мы будем благодарны за быструю доставку.
Надеемся на успешное сотрудничество в будущем.
С уважением,
Менеджер косметической компании Viva.
Письмо-извинение на английском
Вы – хороший исполнитель, но по какой-то причине не отправили заказ клиенту в указанный срок? Выгодное предложение может помочь снова расположить к себе обиженного заказчика.
Dear Mr Burlington,
Please accept our sincerest apologies for not sending your order in time. We would like to correct the mistake and give you 70% discount on the next order.
We hope you will accept our apologies.
Yours faithfully,
Linsa International Inc.
Перевод:
Уважаемый мистер Берлингтон,
Примите наши искренние извинения за то, что не отправили Ваш заказ вовремя.
Мы хотели бы исправить ошибку и предложить Вам скидку 70% на следующий заказ.
Мы надеемся, что Вы примете наши извинения.
С уважением, Linsa International Inc.
Примеры ответа на деловое письмо на английском
Надеемся, у вас получилось разобраться с тем, как составляются формальные письма. Но как правильно отвечать на них? Мы поможем вам составить письма-ответы.
Первый пример связан с ответом на заказ товаров у фирмы.
Dear Sir / Madam,
I am writing with reference to your letter about our sample goods. Thank you for your confidence to our company. We will send you our products as soon as possible. Would you prefer to pay in cash or by a credit card? What day and time is available for you to take the order from a courier?
Yours faithfully,
The manager of Elsa Company.
Перевод:
Уважаемый Сэр / мадам,
Я пишу, ссылаясь на Ваше письмо о наших образцах товаров. Спасибо Вам за доверие к нашей компании.
Мы вышлем Вам продукты как можно скорее. Вы предпочитаете платить наличными или кредитной картой? В какой день и в какое время Вы можете принять заказ у курьера?
С уважением,
Менеджер компании Elsa.
Как видите, в ответном письме также можно (и даже нужно!) задавать вопросы менеджеру, если что-то осталось не понятным для вас.
А вот ответ на приглашение на конференцию:
Dear Mr Phillips,
I am honored to be invited to the conference on Ancient Egypt to be held 4th-6th December in London. I found the brochure will all the details, thank you! I have just one question: could anyone meet me at the airport?
I am looking forward to visiting London!
Very truly yours,
Magda Benfey,
Chairperson.
Перевод:
Дорогой мистер Филлипс,
Для меня большая честь быть приглашенной на конференцию по Древнему Египту, которая состоится 4-6 декабря в Лондоне. Я нашла брошюру со всеми подробностями, спасибо! У меня только один вопрос: может ли кто-нибудь встретить меня в аэропорту?
Я с нетерпением жду приезда в Лондон!
Искренне ваша,
Магда Бенфей,
Председатель.
Составление грамотных писем – вещь не простая. Как думаете, сколько писем нужно написать, чтобы стать уверенным в себе и больше никогда не бояться этого делать? По опыту учителей нашей школы можем сказать, что много… Да и без наставника сложно. Нужен тот, кто сможет проверить и объяснить, почему так, а не иначе. Записывайтесь к нам на занятие, если пока не решились – мы вас не укусим! Зато вы уже после первого (и, заметьте, бесплатного!) занятия у вас будут ценные знания! После усвоения такого навыка вашему начальнику не останется ничего другого, кроме как дать вам повышение! Что ж, ставьте уведомление о первом уроке и до встречи в Zoom!
Деловое письмо на английском: образец, примеры с переводом
Доброго времени суток, друзья.
Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом.
Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)
Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.
Cодержание:
- Основные типы деловых писем
- Общие принципы написания
- Составные части письма
- Стандартные выражения
- Электронные письма
В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.
Основные типы деловых писем
- Поздравление – Congratulation Letter
- Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
- О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
- Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
- Отказ — Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
- Жалоба – Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
- Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
- Письмо-запрос – Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
- Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
- Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.
Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.
Рекомендую
Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов. Эта книга станет вашим помощником и надежным партнером на долгое время.
Для тех, кто хочет прокачаться в деловом и бизнес английском более основательно и с упором на самостоятельность, необходимо пройти хороший Деловой курс.
Если вам необходим индивидуальный подход, то специально для таких целей небезызвестная онлайн школа EnglishDom разработала курс Бизнес Английский, где вы поэтапно пройдете 30 уроков один на один с квалифицированным преподавателем — по Скайп. А на выходе сможете уверенно вести не только переписку, но и деловые переговоры. Подробнее о программе курса — на странице с описанием. Там же вы можете оставить заявку на бесплатный пробный урок.
Сделать это можно онлайн, например, на сайте Puzzle English. Интерактивный курс состоит из ряда видео уроков с носителем, перед прохождением каждого из которых вы знакомитесь с необходимыми словами и выражениями, во время просмотра — можете использовать субтитры, а после усвоения — закреплять новый материал с помощью домашнего задания. Для приобретения этого курса вам нужно перейти на страницу покупок и выбрать из списка предложений «Деловой курс».
Общие принципы
Графическое оформление должно соответствовать следующему:
- Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
- Текст разделяется на абзацы без красных строк.
- Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
- Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.
По стилю:
- Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You’re и т.д.
- Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
- Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
- Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.
Составные части
А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:
- Заголовок (шапка):
А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются. - Приветствие (обращение), или как начать письмо.
- Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
- Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
- Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
- Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
- Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.
Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:
John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin
Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008
May24, 2015
Dear Sirs,
With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.
Yours faithfully,
(Signature)
John Stewart
Sales Manager
Перевод:
От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015
Уважаемые господа,
Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.
С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам
Теперь подробнее остановимся на элементах
Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam — если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank, — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)
Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:
Kind regards, — С уважением…
Yours faithfully, — Искренне Ваш (если имя адресата вам не известно)
Yours sincerely, — Искренне Ваш (если имя вам известно)
Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.
Стандартные выражения
Вот для примера некоторые типовые фразы:
It is very kind of you to — очень любезно с вашей стороны
We apologize for — Мы приносим свои извинения за
Please let me know — Пожалуйста, сообщите мне
According to – В соответствии с
In case – В случае
As you requested – По вашей просьбе
Until now – До сих пор
With reference to your… – Относительно вашего…
Unfortunately – К сожалению
We enclose – Мы прилагаем
We are sorry – Мы сожалеем
Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:
Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение
We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем
И в конце перед подписью:
With best regards — С наилучшими пожеланиями
With respect – С уважением
With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество
With best wishes — С наилучшими пожеланиями
Еще не устали от теории? Тогда немного практики!
На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):
Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TР
John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin
24 September, 2015
Dear Mr Stewart
Thank you for sending us your resume.
We are sorry to inform you that your candidature does not suit us.
Kind regards,
RobertBrown
General Manager
Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):
Уважаемый Г-Н Стюарт
Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.
С уважением,
Роберт Браун
Генеральный Директор
Рекомендую:
Кто еще не знаком с EnglishDom, рекомендую записаться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального для вас преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.
Вы начнете понимать деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.
Вы же об этом мечтаете, правда?
А для моих гостей и читателей есть особое предложение — 2 урока в подарок при оплате 10 уроков. Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.
Электронные письма
Любимые всеми e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.
Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик.
Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки является показателем качества работы вашей компании.
Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!
Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!
Деловое письмо на английском языке
Памятки и записки - Факс - Электронное сообщение - Письмо - Образец письма - Письмо — жалоба - Ответ на письмо — жалобу - Резюме - Повестка дня - Отчёт и протокол - Контракт - Полезные фразы
Значение
письма
в
современных
деловых
отношениях
трудно
переоценить,
поэтому
навык
подготовки
краткого,
содержательного,
грамотно
и
красиво
оформленного
делового
письма
всегда
относится
к
одному
из
важных.
Структура делового письма на английском языке
1. Координаты отправителя письма
Если вы пишете на чистом листе бумаги, а не на бланке организации, то составление письма начинается с вашего обратного адреса (return address), который пишется в правом верхнем углу страницы. При этом соблюдается обратный по сравнению с русским порядок написания:
Если
вы
хотите
получить
ответ
на
свое
письмо,
то
соблюдайте
указанную
последовательность
и
точно
указывайте
свои
координаты.
В
случае,
когда
письмо
печатается
на
бланке
организации,
то
адрес,
как и
другие
реквизиты бывают
уже
указаны.
2. Дата составления письма
Под адресом, также справа, указывается дата (date) подготовки письма. Имеются различия в британском и в американском варианте написания даты, а именно:
в
британском
варианте
сначала
указывается
число,
потом
месяц
и
год,
например,
7th
January
1995,
которое
сокращается
иногда
до 7
Jan’
95.
Другие
месяцы
также
могут
иметь
сокращенные
формы,
например,
Feb
Mar
Apr
May
Jun
July
Aug
Sept
Oct
Nov
Dec.
В
цифрах
это
выглядит
как
7/1/95.
В американском варианте сначала указывается месяц, потом число и год, например, та же дата будет написана следующим образом — January 7, 1995, а в цифрах 1.7.95. Можно использовать любой вариант, но все же хотелось бы посоветовать писать месяц не цифрами, а буквами.
3. Координаты получателя письма
Далее
в
письме
слева
пишутся
имя,
должность
получателя
(addressee)
и
адрес
компании
или
организации,
в
которую
вы
обращаетесь,
адрес
указывается
также
в
обратном
порядке
(см.
п.1).
4-5. Ссылка на предыдущую переписку и тема письма
Ниже следует указать и подчеркнуть ссылку (reference), если вы отвечаете на письмо, и предмет (subject), о котором пойдет речь в письме. Здесь указывается самая суть, чтобы читающий смог понять по нескольким словам главное, с чем к нему обращаются.
6. Приветствие
Приветствие
(salutation)
также
содержит
ряд
тонкостей.
Неправильное
обращение
может
сыграть
плохую
шутку,
а
может
невольно
обидеть
человека,
поэтому
лучше
подумать,
прежде
чем
написать
так
называемый
«титул»
(title).
Здесь
существуют
правила,
которые
нужно
запомнить
сразу:
-
если вы пишете в компанию или организацию в целом, а не конкретному человеку, то обращаетесь «Уважаемые господа» - Dear Sirs
-
если вы пишете человеку, который занимает определенную должность, но не знаете его или ее фамилию, то обращаетесь «Уважаемый сэр/мадам» - Dear Sir/Madam
-
если вы знаете фамилию адресата, то обращаетесь «Уважаемый господин/госпожа Тетбари» - Dear Mr/Mrs.
Tetbury.
Обратите
внимание,
что
фамилию
нужно
указывать
обязательно.
Нельзя
написать
Mr.
Mrs.
без
фамилии.
Кроме
того,
встречается
обращение
к
незамужней
женщине
Miss
или к
женщине,
чье
семейное
положение
Вам
неизвестно,
Ms.,
но
фамилия
все
равно
должна
быть
указана -
если вы хорошо знакомы с человеком, находитесь с ним/ней в приятельских отношениях и при личной встрече обращаетесь друг к другу по имени, то такое же обращение допускается и в письме, например, Dear Elton.
Только
следует
иметь
в
виду,
что в
деловом
письме,
затрагивающем
принципиально
служебные
вопросы,
всё-таки
лучше
сохранять
официальный
стиль
и
писать
Dear
Mr.
Simpson/Dear
colleague -
если в визитной карточке партнёра рядом с фамилией написаны какие-нибудь научные или иные титулы, например, Dr/Professor, значит, они должны стоять перед фамилией
Tetbury.
Обратите
внимание,
что
фамилию
нужно
указывать
обязательно.
Нельзя
написать
Mr.
Mrs.
без
фамилии.
Кроме
того,
встречается
обращение
к
незамужней
женщине
Miss
или к
женщине,
чье
семейное
положение
Вам
неизвестно,
Ms.,
но
фамилия
все
равно
должна
быть
указана
Только
следует
иметь
в
виду,
что в
деловом
письме,
затрагивающем
принципиально
служебные
вопросы,
всё-таки
лучше
сохранять
официальный
стиль
и
писать
Dear
Mr.
Simpson/Dear
colleague7. Основное содержание
Суть
проблемы
(problem)
или
основное
содержание
письма
находятся
визуально
в
середине
письма.
8. Заключительная часть
Заключительная часть (closing) может содержать такие стандартные фразы как «Благодарю Вас за сотрудничество» Thank you for your cooperation, «Жду ответа от Вас» Looking forward to hearing from you.
9. Конец письма
Конец
письма
может
включать
фразы
«Искренне
Ваш/Ваша»
Yours
sincerely,
если
Вы
знаете
фамилию
адресата
и «С
совершенным
почтением»
Yours
faithfully,
если
фамилия
адресата
Вам
неизвестна.
Письмо
можно
также
закончить
фразой
«С
наилучшими
пожеланиями»
With
best
wishes.
10. Подпись отправителя
11. Должность отправителя
12. Приложения к письму (если есть)
В законченном виде структура письмо выглядит следующим образом.
* Обратный адрес отправителя — address
* Дата подготовки письма — date
* Адрес получателя — addressee
* Ссылка — reference (Ref)
* Тема – regarding (Re)/ subject
* Приветствие — salutation
* Суть проблемы — problem
* Заключительная часть – closing
* Конец письма — ending
* Подпись — signature
* Должность отправителя — position
* Приложения – enclosure (Enc)
Образец письма
|
Как правильно составить деловой документ по-английски |
Документы на английском языке — 32 шаблона |
Дополнительные ресурсы для изучающих английский язык
Учебные пособия по английскому языку:
YouTube:
канал
english3days
(учебные
видеоклипы
по
грамматике
и
лексике)
-
http://www.
youtube.com/english3days
Бесплатные почтовые рассылки:
Блоги:
Памятки и записки - Факс - Электронное сообщение - Письмо — Образец письма - Письмо — жалоба - Ответ на письмо — жалобу - Резюме — Повестка дня - Отчёт и протокол — Контракт — Полезные фразы
все правила и лучшие советы
Даже после появления смартфонов и социальных сетей деловая переписка на английском языке остается актуальной.
Вы нацелены на сотрудничество с партнерами из Великобритании и США или, может быть, планируете трудоустройство в зарубежной компании? Тогда вам просто необходимо знать, как писать такие письма. Эта статья содержит основные правила и секреты ведения переписки. Давайте вместе разберемся со структурой и содержанием, а также научимся составлять письма, которые располагают к себе клиентов и повышают лояльность.
Грамотно оформленное и структурированное письмо, в котором соблюдаются правила деловой переписки, имеет важное значение при первом знакомстве с партнерами. При личном знакомстве встречают по одежде, а в переписке – по правильным оборотам, тщательно подобранным словам и предложениям.
Соблюдая правила деловой переписки на английском языке, вы всегда сможете:
- Поздравить коллег с наступающими праздниками;
- Отправить уведомление сотрудникам, что они приняты на работу или, наоборот, уволены;
- Вежливо отказаться от предложения о сотрудничестве.
- Сделать официальный запрос на получение информации.
- Составить жалобу или претензию.
- И многое другое.
Разумеется, есть огромное количество других задач, которые можно выполнять с помощью бизнес-писем: Enquiry Letter, Acceptance, Reply Quotation. Однако, чтобы рассмотреть каждое послание в деталях, понадобится не одна статья. Ниже мы расскажем о разновидностях деловых писем, которые чаще всего используются при переписке.
Основные виды деловых писемСовременный мир стремительно движется в сторону интеграции. В результате, даже небольшим компаниям приходится вести переписку со специалистами, живущими в разных уголках земного шара. Чаще всего переписка ведется на английском, так что изучать английский с носителем – один из лучших способов развивать карьеру.
Зная, как писать деловое письмо на английском, вы сделаете большой шаг вперед к заключению выгодного контракта.
Основная цель такого письма – предложить товар, услугу. Это обычная процедура в бизнес-кругах, когда компания намерена вызвать интерес у потенциального партнера. Commercial offer содержит условия, предложения о сотрудничестве.
| Пример письма на английском | Перевод на русский |
| Mr. Daniel Cooper General Manager Soft Course 4567 Golden Street Fresno, California StanleyCo Ltd 9034 Cooper Street Fresno, California USA, 90345 October 30, 2021 Dear Sirs, Our company Soft Course is quite new in the region, it was established last year, but in spite of this, we have already proved to be professionals and have a number of good reviews. We offer qualified services in software maintenance at reasonable prices. This month we have a special offer for you and your office equipment with a good discount. With respect, Daniel Cooper, General Manager | От: г-н Дэниэл Купер, генеральный директор Софт Курс 4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния Кому: СтенлиКо Лтд 9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния, США 90345 30 октября 2021 года Уважаемые господа! Наша компания «Софт Плюс» существует не так давно, она была основана в прошлом году, но несмотря на это мы уже зарекомендовали себя как профессионалы и имеем ряд хороших отзывов. Мы предлагаем квалифицированные услуги по обслуживанию программного обеспечения по разумным ценам. В этом месяце у нас есть для Вас и Вашего офиса особое предложение с хорошей скидкой. Для получения дополнительной информации звоните по телефону 555-55-55 С уважением, Дэниэл Купер, Генеральный директор |
For more information, you may call 555-55-55.Среди большого разнообразия деловых писем часто встречаются Application letters.
Их составляют для разных целей: получения новой должности, поступления в ВУЗ, начисления стипендии. Application letter не имеет жестких рамок и всегда пишется в произвольной форме. Оно может содержать рекламу товара, предложение сотрудничества или приглашение на личную встречу с целью обсудить срочные вопросы.
| Пример письма на английском | Перевод на русский |
| Dear Mr. /Ms________ (name of the concerned person), Your company has been our valuable customer for the past_________(mention years/period). Your approach towards business is very professional and we never encountered any problems all these years. We are sending a few business proposals related to………………(give details) on ……………….(annual/ quarterly/monthly) contract basis. Please go through them and make a final decision. All our various plans are devised in such a manner that they will be cheaper in the long run. We have introduced several new models of ………………(name of the product) this year. We thank you very much for continuing business with us and hope it will be done similarly in the coming years. We assure you of our best services always. Looking forward to hearing from you, Yours Sincerely, ___________ (Your name) | Уважаемый г-н / г-жа ________ (имя заинтересованного лица), Ваша компания была нашим ценным клиентом в течение последних _________ (укажите годы / период). Ваш подход к бизнесу очень профессиональный, и за все эти годы мы ни разу не столкнулись с какими-либо проблемами. Мы отправляем несколько деловых предложений, связанных с ……………… (укажите подробности) на ………………. (годовой / квартальный / ежемесячный) договор. Пожалуйста, ознакомьтесь с ними и примите окончательное решение. Все наши различные планы составлены таким образом, что в конечном итоге они будут дешевле. В этом году мы представили несколько новых моделей ……………… (название продукта). Мы благодарим вас за продолжение сотрудничества с нами и надеемся, что в ближайшие годы оно будет продолжаться аналогичным образом. Мы всегда заверяем вас в наших лучших услугах. С нетерпением жду Вашего ответного письма, Искренне Ваш, ___________ (Ваше имя) |
You have a wide choice to choose from as per your requirement. We hope you will make the right choice.
У вас есть широкий выбор в соответствии с вашими требованиями. Надеемся, вы сделаете правильный выбор.Второе название – письмо-рекламация. Например, клиент остался недоволен качеством товара и требует компенсацию. Базовые правила делового письма на английском, а также правильно подобранные слова сыграют решающую роль при рассмотрении. Важно быть прямолинейными, но сохранять тактичность.
| Пример письма на английском | Перевод на русский |
| Dear Sirs, I regret to inform you that yesterday I got my new TV set which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. Kind regards, Signature | Господа, С сожалением сообщаю вам, что вчера я получил(а) свой новый телевизор, доставленный вашей службой доставки. Посылка не была повреждена, поэтому я подписал(а) все документы и оплатил(а) оставшуюся сумму. Но при распаковке обнаружил(а) на лицевой панели несколько царапин. Я хочу, чтобы вы заменили товар или вернули мне мои деньги. Пожалуйста, дайте мне знать о вашем решении в течение 2 дней. С уважением, Подпись |
But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please let me know your decision within 2 days.Письмо-извинение или Letter of Apology
В ответ на жалобу компания, которая выпустила товар посредственного качества, отправляет клиенту Letter of apology. Документ содержит в себе извинения в письменном виде, возможную компенсацию.
| Пример письма на английском | Перевод на русский |
Dear Mr. …,We have received your letter of June 12 about the shipment of wrong equipment. Please accept our apologies for the inconvenience. The equipment you ordered has been shipped today. In this letter, we have enclosed a discount coupon for seven percent off your next purchase. In addition, we have also deducted the cost of shipping. Let me say again how much we regret any inconvenience. We look forward to serving you in the future. Yours sincerely, Signature | Уважаемый господин / госпожа …, Мы получили Ваше письмо 12 июня о поставке не того оборудования. Приносим свои извинения за неудобства. Оборудование, которое вы заказали, было отправлено сегодня. В это письмо мы вложили купон на скидку в размере семи процентов от вашей следующей покупки. Кроме того, мы вычли стоимость доставки. Еще раз хочу сказать, что мы сожалеем о доставленных неудобствах. Мы с нетерпением ждем возможности служить вам в будущем. Искренне Ваш, Подпись |
Письмо-запрос или Request letter / Enquiry Letter
Название письма говорит о том, что отправитель хочет получить ответ на какой-то вопрос.
При составлении документа отправитель старается сделать его максимально кратким. А также указывает контактные данные (телефон, электронная почта) для получения быстрого ответа.
| Пример письма на английском | Перевод на русский |
| Baisy Clifford 3400 Chelsey Road Quantico, FU 78451 Stanley Brothers 6539 71th Street Los Ángeles, LA 84733 27th January 2005 Dear Sir, We have seen your advertisement in the Business Weekly Journal, and we shall appreciate it if you will send us a more detailed description of your cameras. We would also like to know the discounts that you provide. Our company specializes in distributing cameras in Italy. For your information, we may add that our company was established five years ago. If your goods meet our requirements, and we receive a favorable offer, we will be able to represent your cameras in Eastern Europe. We are looking forward to your reply. Yours faithfully, R.Stenley Export-Import Manager | Бейзи Клиффорд 3400 Chelsey Road Куантико, FU 78451 Братья Стенли 6539 71-я улица Лос-Анджелес, LA 84733 27 января 2005 г. Уважаемый(ая), Мы видели вашу рекламу в Business Weekly Journal и будем признательны, если вы пришлете нам более подробное описание своих фотоаппаратов. Мы также хотели бы знать, какие скидки вы предоставляете. Наша компания специализируется на продаже фотоаппаратов в Италии. Для Вашего сведения добавим, что наша компания была основана пять лет назад. Если ваш товар будет соответствовать нашим требованиям, и мы получим выгодное предложение, мы сможем представить ваши фотоаппараты в Восточной Европе. Ждем вашего ответа. Искренне Ваш, Р. Стенли Менеджер по экспорту-импорту |
Как правильно писать бизнес письма на английском, когда речь идет об Acceptance letter? Компании отправляют их вслед за посылкой, пакетом документов, чтобы клиент подтвердил получение.
Они действуют как квитанция, демонстрируют признательность, уважение.
| Пример письма на английском | Перевод на русский |
| R. Hendricks, Marketing Manager, Highsmith & Co, Ltd., 12 Maidstone, Kent Dear Mr. Hendricks, Thank you for your letter of 16th September concerning the receipt of our latest catalog for 2011-2012. We wish to confirm the arrangement whereby Mr. Brown of your company will visit us in Maidstone towards the end of the month for business consultation. We wish to assure you that Mr. Brown will be considered our guest within the time of his visit. Sincerely yours, B. Johnson, Managing Director | Р. Хендрикс, Менеджер по маркетингу, Highsmith & Co, Ltd., 12 Мейдстон, Кент Уважаемый мистер Хендрикс, Благодарим Вас за письмо от 16 сентября по поводу получения нашего последнего каталога за 2011-2012 годы. Мы хотим подтвердить договоренность, согласно которой г-н Браун из вашей компании посетит нас в Мейдстоне в конце месяца для бизнес-консультации. Мы хотим заверить вас, что господин Браун будет считаться нашим гостем во время его визита. Искренне Ваш, Б. Джонсон, Управляющий |
При трудоустройстве в престижную компанию важно отправить CV на английском, дополнить его рекомендательным письмом. Современные правила написания делового письма на английском языке сделают его грамотным и лаконичным. В написании принимает участие прежний работодатель или коллега.
| Пример письма на английском | Перевод на русский |
| December 2, 2009 To whom it may concern, I had the privilege of having Kristen Matsalla as my summer intern from May-August 2009 at Rosewood Park Alliance Church. Her main responsibility was as Day Camp Coordinator. She was involved in the recruitment and training of our volunteers as well. We had a total of 60+ volunteers and 135+ kids during our Day Camps. Kristen is someone who is highly motivated and takes the initiative to do what needs to get done. She has the confidence to lead and along with that people respect and follow her lead. She is great with kids of all ages as she is able to create a great balance between friend and leader. She takes her responsibilities seriously. I never had to wonder if she would do what was required of her and she always did what was needed with excellence! She is highly trustworthy and reliable. I have worked with many people over the years and Kristen is someone I would love the opportunity to work with again. Sincerely, Children’s Pastor Rosewood Park Alliance Church 306-543-8233 ext 236 | 2 декабря 2009 г. Для предъявления по месту требования, Я имел(а) честь иметь Кристен Мацалла в качестве стажера с мая по август 2009 года в церкви Rosewood Park Alliance. Её основная ответственность заключалась в координировании дневного лагеря. В этой роли у нее было много обязанностей. У нее были административные задачи. Например, обработка регистраций, работа с расходами, организация детей и лидеров в группы и многое другое. Кристен координировала и планировала ежедневные мероприятия, программу и общий декор каждой зоны. Она руководила детьми и волонтерами. Она также участвовала в наборе и обучении наших волонтеров. Во время наших дневных лагерей у нас было в общей сложности более 60 волонтеров и более 135 детей. Кристен очень мотивирована и берет на себя инициативу делать то, что необходимо. Я работал(а) со многими людьми на протяжении многих лет, и Кристен – это тот человек, с которым я хотел бы снова поработать. Она будет активом для любой команды. Не стесняйтесь обращаться ко мне по поводу Кристен, когда вы собираетесь нанять. Искренне, Детский пастор Церковь Rosewood Park Alliance 306-543-8233 доб 236 |
In that role, she had many responsibilities. She had administrative tasks like processing registrations, dealing with expenses, organizing kids and leaders into groups, and more. Kristen coordinated and planned each day’s activities, program, and the overall decor of each area. She provided leadership to the kids and volunteers.
She would be an asset to any team. Feel free to contact me in regards to Kristen, as you look to hire.
Она уверена, что ведет за собой, и люди уважают ее лидерство и следуют ей. Она отлично ладит с детьми всех возрастов, поскольку умеет находить идеальный баланс между другом и лидером. Она серьезно относится к своим обязанностям. Мне никогда не приходилось задаваться вопросом, сделает ли она то, что от нее требуется, и она всегда делала то, что было необходимо, с превосходством! Она очень надежная и заслуживающая доверия.Письмо-благодарность или Thank-you Letter
Как начать деловое письмо на английском, если хочется поблагодарить клиента за крупный заказ, а гостиницу – за быстрое подтверждение бронирования, сыгравшее решающую роль в получении визы? Одного «спасибо» недостаточно – письмо начинается с обращения к клиенту или представителю компании, затем идет текст письма с благодарностью, надеждой на дальнейшую плодотворную работу.
| Пример письма на английском | Перевод на русский |
| From ___________ Date: 31 November 2020 To ___________ Good day, Mr. {name}. My name is Chris Edvance, I`m your student at evening school of accounting courses. Writing to thank you for the opportunity to pass the exam two weeks later than expected. I assure you that I will study all the skipped material on my own and pass the exam perfectly. Warm regards, C. Edvance. | От ___________ Формат даты: 31 ноября 2020 г. Кому ___________ Добрый день, господин {имя}. Меня зовут Крис Эдванс, я учусь на курсах вечерней бухгалтерской школы. Пишу, чтобы поблагодарить вас за возможность сдать экзамен на две недели позже, чем ожидалось. Уверяю вас, что я самостоятельно изучу весь пропущенный материал и на отлично сдам экзамен. С уважением, К. Эдванс. |
Сопроводительное письмо или Cover letter
Основные правила деловой переписки на английском языке помогут составить Cover Letter.
Такой документ дополняет отчет, товар. Он подробно описывает, что находится в посылке, что необходимо сделать клиенту после ее получения. Cover Letters отличаются краткостью и лаконичностью.
| Пример письма на английском | Перевод на русский |
| Amy Chan (111) 789-3456 20-Sep-21 Dear Hiring Manager, As a recent graduate of Innovation University with a B.A. in journalism and communications, I believe I am an excellent candidate for the Journalist role at Flagship News. I am passionate about providing readers accurate and detailed information in an engaging format. I want to bring that passion to the renowned newsroom floor at Flagship News. While attending Innovation University, I spent all four years on the staff of the Innovation University Citizen and two years as its Editor in Chief. Under my leadership, our paper won the ABC Award for Best College Newspaper in the state for two years in a row. In addition to launching the online version of the IU Citizen, I held two positions in electronic media while in school. I was the head copywriter for the Innovation University monthly podcast, and I wrote all of the Freshman News section of our school’s Facebook Page. Since graduating, I have continued to assist with the podcast and have written several op-ed pieces published in the Flagship News. Thank you for taking the time to review my attached resume and writing samples. I am confident that I can hit the ground running as a Journalist at Flagship News and immediately provide quality, in-depth reporting. I look forward to talking with you about this opportunity. Sincerely, Amy Chan | Эми Чан (111) 789-3456 20 сентября 21 Уважаемый менеджер по найму, Как недавняя выпускница Инновационного университета со степенью бакалавра искусств в журналистике и коммуникациях я считаю себя отличным кандидатом на роль журналиста в Flagship News. Во время учебы в Инновационном университете я провела все четыре года в штате Innovation University Citizen и два года в качестве главного редактора. Под моим руководством наша газета два года подряд выигрывала премию ABC в номинации «Лучшая газета колледжа штата». Мы также сэкономили Innovation University 1 миллион долларов, раскрыв мошенничество с платой за обучение, а также увеличили варианты обращений за пределами кампуса IU Citizen на 25%. Помимо запуска онлайн-версии IU Citizen, в школе я занимала две должности в электронных СМИ. Я была главной копирайтеркой ежемесячного подкаста Innovation University и написала все разделы новостей первокурсников на странице нашей школы в Facebook. После выпуска я продолжала помогать с подкастами и написала несколько статей, опубликованных в Flagship News. Спасибо, что нашли время, чтобы просмотреть мое резюме и образцы текстов. Я уверена, что смогу сразу приступить к работе в качестве журналиста Flagship News и предоставить качественный и подробный репортаж. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами об этой возможности. Искренне, Эми Чан |
We also saved Innovation University $1M by uncovering a tuition scam as well as increased the IU Citizen’s off-campus circulation by 25%.
Я с энтузиазмом отношусь к тому, чтобы предоставлять читателям точную и подробную информацию в увлекательном формате. Я хочу передать эту страсть в известную новостную службу Flagship News.
Как написать деловое письмо, используя английский – разбираем структуру
Деловое письмо – документ, который составляется по четкой структуре. Согласитесь, мы никогда не пишем приветствие в конце письма, а заключение в начале, не начинаем переписку с подписи или ссылки. В большинстве стран мира люди используют одну и ту же структуру в бизнес-переписке – этому их учат репетиторы бизнес английского онлайн. Как написать деловое письмо на английском, не нарушая структуру и соблюдая правильный тон? Давайте разбираться.
ШапкаШапка или Heading – это верхняя часть, в которой указывают два адреса – отправителя и получателя.
Первый пишут вверху слева, второй ниже адреса отправителя. Формат написания – от меньшего к большему. То есть, сначала указываем имя, фамилию, затем номер дома с улицей, город. Если речь идет о переписке по e-mail, вверху вводится адрес емейл. Следите за правильностью, ведь если в адресе не будет всего одной цифры, адресат не получит письмо.
Письмо начинается с темы, публикуемой в строке вверху. В теме следует указать важные детали, но не более 7 слов. Чтобы акцентировать внимание адресата, выделить его среди большого количества другой корреспонденции, можно написать в теме слово, привлекающее внимание. Например, Urgent (Срочно!), Please read this letter (Пожалуйста, прочитайте письмо). Чтобы подчеркнуть важность, используйте High Importance.
Приветствие, обращениеПравила деловой переписки на английском языке предполагают правильное обращение. Когда письмо адресовано женщине, используйте Ms (госпожа), или Mr при общении с лицами мужского пола.
После обращения важно поставить запятую, в Северной Америке предпочтительнее двоеточие.
| Как поздороваться | Комментарий |
| Dear Mr. Wayne, | Когда пишем письмо мужчин |
| Dear Ms. Wayne, | Когда обращаемся к женщине (подходит для замужних и незамужних девушек) |
| Dear Sir or Madam, | Если вы не знаете, кто именно будет отвечать на письмо |
| To whom it may concern | Актуально для корпоративной деловой переписки |
Давайте выясним, как писать деловое письмо на английском после приветствия. В зависимости от вида документа, вступление начинается со слов благодарности. После вступления, состоящего из 1-2 предложений, нужно сформулировать основную мысль. Текст желательно разделить на несколько абзацев для лучшего восприятия информации.
| Пример на английском | Перевод |
| Thank you for your prompt response | Спасибо за быстрый ответ |
| I am writing to you regarding… | Я вам пишу о… |
| Following last month’s presentation, I have decided to write to you… | После презентации в прошлом месяце я решил(а) написать вам… |
With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me a more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide. | Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел(а) бы знать о скидках, которые вы предоставляете. |
В финальном абзаце правила деловой переписки на английском рекомендуют сделать небольшое напоминание или сосредоточиться на том, что запрос является срочным. Не забудьте поблагодарить собеседника за прочтение письма и оказанное внимание и указать, каких действий вы ждете от собеседника.
| Пример на английском | Перевод |
| Looking forward to your message | Жду сообщения от вас |
| Looking forward to your reply | Жду ответа от вас |
| Don’t hesitate to contact me back if you have any questions | Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы |
Если уже готова большая часть Formal letter, как писать завершение? Как правило, используется фраза-клише Sincerely yours.
Если в приветствии использовались знаки препинания, запятая ставится после завершающей фразы-клише. В противном случае, мы просто пишем Sincerely yours Mr Wayne.
| Пример на английском | Перевод |
| Yours faithfully… | С уважением… |
| Very truly yours | Искренне ваш… |
| Cordially yours | Сердечно ваш (если пишем старому знакомому) |
Если вы делаете клиенту коммерческое предложение, правила написания делового письма на английском языке рекомендуют дополнить его так называемым Enclosures (Приложения). Это листовки, буклеты и другие полезные материалы. Благодаря таким элементам, вы сможете визуализировать свое предложение и «разгрузить» письмо.
Как закончить деловое письмо на английском и сообщить клиенту, что в нем есть Enclosures? В левом нижнем углу напишите Enc, Encl или полное слово Enclosures.
Обязательные правила написания бизнес-писемПравила делового письма на английском исключают использование грубых слов и негатива, панибратства, отсутствие цели письма.
Во избежание непонимания, придерживайтесь простых, но важных правил общения. Рекомендации касаются не только переписки, но и отправки коммерческих предложений. Как писать письма, чтобы адресат вас правильно понял?
Писать обо всем и ни о чем – распространенная ошибка. Если в теме указано «Кровати под заказ», не нужно рассказывать о преимуществах покупки кухни, шкафа-купе, предлагать мягкие игрушки, услуги садовника. Также не стоит писать длинные, запутанные письма.
Обращение по имениЕсли вы обошли стороной тему, как начать деловое письмо на английском, не обращаетесь к потенциальному партнеру по имени, клиент вряд ли дочитает письмо до конца. Более того, он не осилит и половины, ведь с самого начала переписка не привлекла его внимание. Поздоровайтесь, поблагодарите за уделенное внимание и сразу перейдите к главной теме, без «воды» и двусмысленных фраз.
Не начинайте письмо с негативаОдно из табу любой деловой переписки – начинать общение с грубости и негатива.
Иначе у вашего клиента или партнера возникнет мгновенная аллергия на переписку с вами. И человек перестанет открывать любые ваши сообщения, даже если обладает невероятной сдержанностью.
Никогда не начинайте письмо с таких выражений:
- Unfortunately – к сожалению
- I am afraid that – Я боюсь, что
- We regret to inform that – К сожалению, мы вынуждены сообщить, что
- I am sorry to inform you that – Простите, но я вынужден сообщить…
Ключевое отличие деловой переписки от неформальной – строгие нормы написания. Играя с заголовками, форматированием, используя нестандартный шрифт, вы вряд ли выделитесь на фоне других. Письмо не будет выглядеть оригинальным, но укажет на несерьезность ваших намерений.
Не панибратствуйтеЗапомните, как правильно писать бизнес письма на английском – вы сразу найдете общий язык с партнерами.
Использование фраз Hey, bro, What’s up, best regards применимо только в неформальной переписке. В деловом общении они недопустимы. Даже если письма адресованы Мистеру Моргану в Великобританию каждую неделю, это не делает его вашим close friend.
Формулировка цели письма должна соответствовать его содержанию. Уже с первых секунд прочтения клиент должен четко понимать, о чем пойдет речь. Указание цели экономит время, позволяет оценить содержание и принять верное решение.
Поблагодарите получателяУважайте время, не лейте «воду» и сразу переходите к сути. Всегда заканчивайте переписку каким-то запросом и благодарностью за уделенное время, покупку. Так вы повышаете лояльность адресата, подчеркиваете ваши исключительные отношения.
Используйте бизнес-лексикуОдно и то же понятие выражается разными словами. При общении с другом можно говорить «давать», в деловой переписке – уже «снабжать». Вместо делать – производить, вырабатывать.
Какую бизнес-лексику рекомендуют использовать правила делового письма на английском?
| Speaking English | Business English |
| Give | Provide |
| Get | Receive |
| Come | Attend / Arrive |
| Help | Assist |
| Book (verb) | Reserve |
| Answer | Reply |
| Choose | Select |
| Tell | Explain |
| Make | Create |
| Do | Manage |
| Propose | Offer |
| Tell | Report |
| Learn | Study |
| Promise | Ensure |
| Set | Establish |
| Come in | Enter |
Всегда перепроверяйте орфографию
Испортить первое впечатление о себе и своей компании очень просто – достаточно писать предложения с ошибками.
Казалось бы, это мелочи, но именно благодаря им складывается общее мнение о сотрудниках и серьезности намерений вашей организации.
Как оформить ответ на письмо, чтобы клиент получил максимум полезной информации, дочитал текст до конца и выполнил некие действия? При ответе на письмо деловой этикет и деловая переписка на английском языке всегда стоят на первом месте. Дайте понять, что вы компетентны, хорошо разбираетесь в данном вопросе и готовы дать развернутый ответ. Что нужно написать в первую очередь?
Сразу представьтесь и дайте понять, кто выВажно сразу сообщить клиенту, какую должность вы занимаете в компании. Представьтесь, напишите ваше имя и фамилию. Расскажите о спектре ваших обязанностей, убедите собеседника в компетентности в решении важного вопроса.
Обозначьте цельУкажите, с какой целью вы пишете ответное письмо. Как правило, это ответ на все вопросы, которые интересуют отправителя.
Клиент должен быть уверен, что вы располагаете нужной информацией и в силах вести подобные переговоры.
| Пример на английском | Перевод на русский |
| As per our phone conversation | В продолжение нашего телефонного разговора |
| I am writing to provide the information you have requested | Направляю запрошенную вами информацию |
| It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last Monday | Был(а) рад(а) встретиться с вами на собрании/конференции в прошлый понедельник |
| Thank you for writing to us about your experience in our research center last week | Благодарим вас за то, что написали нам о своем опыте в нашем исследовательском центре на прошлой неделе. |
| I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshop | Рад(а) написать о подтверждении нашего в Вами соглашения в отношении летней мастерской |
| Thank you so much for contributing to our auction | Большое спасибо Вам за то, что вы внесли свой вклад в наш аукцион |
Следующий этап ответного письма – ответить на все поставленные вопросы, которые задал клиент или деловой партнер.
Важно делать это с грамотной транслитерацией, без ненужных аббревиатур и сленговых слов вроде lol, imho и.т.д. Если сомневаетесь в каких-то моментах, сообщите собеседнику, что переадресуете его вопрос компетентному сотруднику. В ближайшее время с ним свяжется специалист вашей компании.
Ниже будут рассмотрены конкретные примеры писем, написанных на английском. Используйте данные шаблоны и полезные выражения из статьи при составлении грамотного, полезного, убедительного текста. Они станут хорошим подспорьем, как писать деловое письмо на английском, образец можно брать за основу при составлении практически любого варианта.
Освоить деловую переписку легко с нашими репетиторамиДеловой и разговорный английский имеют значительные отличия. В современном мире принято учить разговорный английский, тогда как бизнес-лексику недооценивают и даже забывают о ее важности. Между тем, именно деловая переписка с иностранными партнерами играет решающую роль в трудоустройстве.
Наши репетиторы английского онлайн ставят перед собой непростую, но вполне реальную задачу – научить вас основным правилам деловой переписки на английском языке. Вместо утомительной зубрежки и домашних заданий вы получаете четкий план обучения с конкретными примерами и личным преподавателем. Благодаря такому подходу, у вас будет четкое представление, как писать формальное письмо на английском, с чего начинать деловую переписку, как ее закончить, чтобы у клиента появилось желание сотрудничать именно с вами.
ЗаключениеВремя от времени нам приходится писать формальные письма. Чем активнее вы используете английский язык в повседневной жизни, тем чаще приходится делать это на иностранном языке. Теперь вы в курсе, какие стили существуют, какая у них структура и как нужно оформлять такие документы.
У вас в руках есть наглядные примеры и секреты, помогающие составить идеальное деловое письмо. Применяйте их на практике, если нужно отправить важное сообщение в США, соблюдая деловой тон, или выслать резюме европейскому работодателю.
Уверены – у вас все получится!
Узнайте, как вести деловую беседу по телефону с максимальной эффективностью! Звоните в мировые корпорации, выходите на ЛПР, находите новых поставщиков – все это становится возможным благодаря нашим обучающим материалам.
Деловое письмо на английском языке
С деловой перепиской на английском языке сталкиваются, в первую очередь, предприниматели и сотрудники отделов международного сотрудничества. Но задания на написание таких писем встречаются и в школьной программе, и в учебниках для ВУЗов.У студентов и учеников случается, возникают проблемы с их составлением, поэтому мы подготовили руководство по написанию деловых писем на английском языке с примерами и образцами по каждому пункту его структуры. С его помощью вы поймете, по какой логике составляется текст такого типа и без труда напишите послание хоть генеральному директору крупной компании, хоть менеджеру интернет-магазина, в котором вы заказали кроссовки, хоть преподавателю на проверку.
Деловое письмо на английском: структура
Адрес отправителя
Этот блок размещается в самом начале послания, в правом верхнем углу. Чтобы понять, как это должно выглядеть, посмотрите, что происходит с текстом, когда вы включаете в текстовом редакторе выравнивание по правому краю – по такому же образцу и оформляйте адрес отправителя.
В этом блоке должно содержаться:
- Имя отправителя или название организации
- Номер дома и улица (с заглавной буквы)
- Город
- Индекс
- Страна
Адрес получателя
Этот блок содержит те же самые элементы, что и адрес отправителя, единственное отличие – выравнивается он по левому краю.
Дата отправления
И снова «лесенка» – число пишется справа, под адресом отправителя. Допускается 4 формы написания даты:
March 29, 2016
March 29th, 2016
29 March, 2016
29th March, 2016
Приветствие
Это вводная конструкция, конкретная форма которой подбирается исходя из того, кому вы пишете.
Если деловое письмо на английском языке адресовано целой организации, пишите «Dear Sirs», если вы точно знаете, для кого оно предназначается, употребляйте «Dear Mr/Mrs Jackson», если же уверенности в половой принадлежности и имени адресата нет, пишите «Dear Sir/Madam» – не промахнетесь. Еще один важный момент – если получатель имеет звание или титул, обязательно его укажите: Dear Dr. House, Dear Proffesor Dumbldore, Dear Leutenant Gordon.
Содержание письма
Здесь все просто – излагаете суть обращения, придерживаясь официально делового стиля. При этом разделяйте письмо на логические части. Пусть первый абзац будет посвящен краткому описанию проблемы, второй отведите для необходимой дополнительной информации, а третий – вашим ожиданиям (принятию решения, устранению проблемы и так далее).
Подпись
Форма подписи также зависит от степени вашего знакомства с адресатом. Употребляют:
- Yours Sincerely – в случае, когда вы знаете имя получателя;
- Yours Faithfully – если имя адресата для вас загадка;
- Respectfully Yours – для писем начальству;
-
Yours Truly – просто универсальная нота вежливости.
Дальше нужно поставить подпись и написать свое имя.
Образец делового письма на английском языке
Sherlock Holmes
Baker Street 221b
London
NW1 6XE
UK
Pinkerton Detective Agency
80 Washington Street
Chicago, IL
60602
USA
1 October, 1850
Dear Mr. Pinkerton,
Thank you for your request regarding the problems with the specific case.
I am pleased to inform you, that the information you were looking for is now in our disposal. For details, see the enclosure.
I am looking forward to get your response as soon as possible.
Yours Sincerely,
Sherlock Holmes
Detective
Бизнес курс английского онлайн
Сегодня международные связи в бизнесе развиты, как никогда прежде.
В таких условиях владение бизнес английским становится необходимостью.
Ускоренные курсы английского
Английский язык — это язык мирового общения. Именно на нем ведутся все международные коммуникации и деловые переговоры.
Курсы английского для детей
Любой иностранный язык лучше изучать с раннего возраста, так как юный ум пытлив и проще воспринимает новую информацию, поступающую извне.
Курсы английского с сертификатом
Английский язык имеет множество важных функций. Он не только обеспечивает международное общение, но и открывает перед вами перспективы карьерного роста.
Английский для начинающих
EnTouch предлагает вам пройти онлайн курсы для быстрого, увлекательного и продуктивного изучения английского языка с преподавателем.
Английский с носителем языка
Важным этапом предстоящего обучения является общение с носителем английского языка. Оно позволяет ученику познакомиться с основными особенностями беглой разговорной речи.
Курсы английского для студентов
В учебные планы большинства специальностей входит изучение английского. Но иногда учащиеся сталкиваются с проблемами в освоении этого предмета.
Курсы английского для взрослых
Заговорить по-английски можно в любом возрасте, главное – желание. И если такое желание у вас есть, то EnTouch поможет воплотить его в жизнь
Структура делового письма и как его написать
- Карьерный рост
- Структура делового письма и как его написать
29 ноября 2021
Пока вы не можете регулярно отправлять письма по почте в личной жизни компании по-прежнему часто используют письма как средство общения в деловом мире. Многие деловые люди пишут письма, чтобы распечатать их и отправить по почте, а также отправить в цифровом виде по электронной почте, чтобы официально поделиться информацией и идеями.Знание того, как написать эффективное деловое письмо, может помочь вам как в поиске работы, так и в качестве профессионального сотрудника.
В этой статье мы объясним, что такое деловое письмо, перечислим распространенные типы деловых писем, опишем компоненты делового письма, предоставим шаги для написания делового письма и предложим несколько примеров деловых писем.
Связанный: Как адресовать письмо в бизнес
Что такое деловое письмо?
Деловое письмо — это вид официальной корреспонденции, которую часто рассылают от компании к компании, от компании к клиенту или от клиента к компании.Эти письма обычно имеют стандартный формат и обычно пишутся на фирменном бланке компании, особенно если они отправляются физически по почте, а не в цифровом виде по электронной почте.
Связанный: 7 частей делового письма
Распространенные типы деловых писем
Формат делового письма можно использовать для различных целей профессионального общения. Рассмотрите несколько наиболее распространенных типов деловых писем, с которыми вы можете столкнуться:
Рекламные письма: Компании используют коммерческие письма при привлечении клиентов от других организаций или иногда от отдельных клиентов.
Письма-заказы: Предприятия отправляют письма-заказы при размещении заказа на продукт или услугу. Эти письма включают в себя особенности заказа, а иногда и оплату.
Письма с жалобами: Письма с жалобами обычно отправляются потребителями предприятиям, когда они недовольны услугой или продуктом.
Письма о корректировках: Компании отправляют письма о корректировках в ответ на письма с жалобами клиентов. Эти письма обычно обеспечивают решение проблемы, поставленной в первоначальном письме-жалобе.
Письма-запросы: Письма-запросы задают вопрос. Вы можете использовать письмо-запрос для различных профессиональных целей.
Последующие письма: Последующее письмо обычно является вторым сообщением, отправляемым после первоначального контакта.
Рекомендательные письма: Рекомендательное письмо часто приходит от предыдущего работодателя потенциального сотрудника в компанию, на которую кандидат претендует.
Письма-подтверждения. Компании используют письма-подтверждения, чтобы указать, что они получили сообщение или запрос, но еще не приняли решение или не предприняли никаких действий.
Сопроводительные письма: как предприятия, так и соискатели используют сопроводительные письма, чтобы указать, что включено в пакет или набор документов.
Заявления об увольнении: Сотрудники отправляют письма об увольнении своим работодателям, когда они планируют уйти с работы.
Связанные: Формат делового письма и пример
Компоненты делового письма
Каждый из этих типов деловых писем, хотя и содержит разную информацию для получателя, обычно имеет аналогичный формат и включает одни и те же основные компоненты.При написании любого делового письма предусмотрите включение следующих элементов:
Адрес отправителя: Адрес отправителя — это ваш адрес или адрес вашего бизнеса.
Дата: укажите дату написания и отправки письма.
Адрес получателя: Это адрес человека, которому вы отправляете письмо.
Приветствие: используйте официальное приветствие вместе с именем получателя.
Введение: Вступительный абзац письма знакомит получателя с целью переписки.
Основная часть: Основной абзац или абзацы содержат подробную информацию о теме или цели письма.
Заключительное заявление: Заключительный абзац письма подытоживает и завершает сообщение.
Бесплатное закрытие: Используйте профессиональную фразу вместе с вашей подписью.
Вложения: Если вы включаете какие-либо дополнительные документы, такие как рекламный буклет, резюме или детализированный чек, укажите это под заголовком вложения.
См. также: 22 Примеры закрытия делового письма
Как написать деловое письмо
Эффективное деловое письмо лучше всего написать, если следовать стандартному формату делового письма и использовать необходимые компоненты делового письма.
Выполните следующие шаги, чтобы написать подробное официальное деловое письмо:
1. Определите получателя
Начните с определения того, кому вы отправляете письмо. Например, если вы подаете заявление о приеме на работу, найдите имя менеджера по найму и его рабочий адрес, чтобы заранее знать, кому вы пишете.
2. Определите свою цель
Знайте, почему вы пишете письмо. В сопроводительном письме ваша цель — представиться менеджеру по найму и объяснить, почему они должны рассмотреть вас на эту должность. Создайте план или список информации, которую вы хотите включить в свое письмо, которая поддерживает вашу цель.
3. Отформатируйте письмо
Отформатируйте письмо, чтобы оно отражало стандартную структуру бизнеса. Укажите свой адрес, затем дату и адрес получателя.Затем добавьте официальное приветствие. Используя пример сопроводительного письма, подумайте о приветствии, например, «Уважаемая мисс Джонс», чтобы открыть свое письмо.
4. Представьтесь
В первом абзаце вашего письма представьтесь получателю и объясните, почему вы пишете.
Длина первого абзаца делового письма может варьироваться от одного-двух предложений до четырех-пяти, в зависимости от темы.
5. Включите детали
В основном абзаце или абзацах вашего письма подробно опишите причину вашего письма.Используя пример сопроводительного письма, здесь вы должны привести примеры своих успехов и достижений на прошлых должностях.
6. Закрывайте эффективно
Включите заключительный абзац, в котором резюмируется основная цель и пункты вашего письма. Если вы ищете ответ, включите четкий призыв к действию, чтобы получатель знал, что он должен делать после того, как закончит чтение.
7. Используйте бесплатное закрытие
Добавьте свое закрытие и подпись. Используйте профессиональную фразу, например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», закрывая письмо.Включите свою подпись ниже вашей подписи.
8. Вычитка и редактирование
Перед распечаткой и подписанием проверьте свое письмо. Убедитесь, что вы правильно написали все слова и соблюдали все грамматические правила.
Дважды проверьте правильность имени и адреса получателя. Внесите необходимые правки или исправления.
9. Приложите дополнительные документы
Если вы включаете дополнительные документы, перечислите их под заголовком приложений. В случае сопроводительного письма вы обычно включаете свое резюме и список литературы.
Связано: 15 типов деловых писем и когда их использовать
Примеры деловых писем
Используйте эти примеры, чтобы увидеть формат и структуру делового письма на практике: Пример коммерческого письма, отправленного одной компанией другой компании:
Офисные предложения
123 Main St.
Boone, OH 123451 декабря 2020 г. .
Boone, OH 12345Уважаемый г-н Трид,
Меня зовут Пэт Дженкинс, и я с гордостью представляю Office Offerings. Мы продаем широкий ассортимент оптовых товаров для офиса напрямую предприятиям в местном сообществе.
Я знаю, сколько бумаги, чернил и других канцелярских товаров расходует такое адвокатское бюро, как ваше, потому что мы с гордостью снабжаем расходными материалами несколько других юридических бюро в регионе.
• Блокноты для юридических документов
• Ручки
• Маркеры
• Бумага для принтера
• Конверты
• и многое другое!У нас есть специальное предложение для новых клиентов в дополнение к нашим низким ценам.Взгляните на наш прилагаемый каталог весенних распродаж, чтобы узнать, какую продукцию мы можем вам предложить. Пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую по телефону 555-555-5555, если вы хотите получить индивидуальное предложение для ваших потребностей в канцелярских принадлежностях.
С уважением,
Пэт ДженкинсПриложения: каталог весенних распродаж
Для нас большая честь предложить очень конкурентоспособные цены на необходимые вам офисные принадлежности, в том числе:Пример сопроводительного письма
Это пример сопроводительного письма, отправленного кандидатом работодателю:
2849 Archald Ave. 23456
20 февраля 2021 г.
Mary Pose
Sequoia Landscaping
753 Willow Lane
Johnson, IL 23456Дорогая мисс.
Как заядлый садовник и гордый член Национальной садоводческой ассоциации, я думаю, что у меня есть необходимые навыки, чтобы заполнить вашу должность продавца открытого садового центра.
У меня 25-летний опыт работы домашним садоводом, и пять лет назад я связался с местным отделением Национальной садоводческой ассоциации. Я самоучка, но у меня есть обширные знания о местных растениях Иллинойса и о большинстве растений, которые вы выращиваете в своем центре.
На протяжении многих лет я помогал многим своим друзьям развивать их сады, и мне нравится помогать людям находить идеальное растение для их участка.Хотя в настоящее время я ушел из своей первой карьеры в качестве продавца-консультанта, я хорошо разбираюсь в том, как работать с клиентами и побуждать их совершать покупки, которые принесут пользу вашему бизнесу.
Я прилагаю свое резюме и список рекомендаций, как профессиональных, когда я работал продавцом, так и личных от друзей, которым я помогал с их садами, чтобы вы могли больше узнать о моем прошлом.
С уважением,
Анри АрборПриложения: Резюме, список рекомендаций
Pose,
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время.Образец заявления об увольнении
Это пример заявления об увольнении, выданного работодателю сотрудником:
Долл 24708
Appleton, OR 567897 марта 2021 г.
Ryan Olsen
Appleton High School
951 Broadway Ave. Школа. Это будет мой последний семестр работы в школе, так как я готов выйти на пенсию по окончании учебного года.Мне нравилось преподавать английский здесь, в Appleton High. Однако после долгого пребывания в должности я готов к более медленному выходу на пенсию.Пожалуйста, примите мою отставку с моей должности, вступившую в силу в последний учебный день, 3 июня 2021 года.
Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу чем-то помочь с переходом в ближайшие месяцы.
С уважением,
Кейт Йоханссон
Как написать официальное деловое письмо
Урок 7: Как написать официальное деловое письмо
/ru/бизнес-коммуникации/бизнес-письмо-основы/контент/
Как написать официальное деловое письмо
Всякий раз, когда вам нужно связаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловые письма могут представить ваше сообщение в классическом, изысканном стиле.
В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно пишутся из одной компании в другую, поэтому они так формальны и структурированы . Однако письма также достаточно универсальны, так как их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.
Несмотря на формальность, письма могут иметь дружеский тон , особенно потому, что они содержат краткое введение, прежде чем перейти к главному. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легко читаемым.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.
Этот урок посвящен американским деловым письмам. Письма, написанные в других частях мира, могут иметь незначительные отличия в форматировании.
Структура делового письма
Точная структура делового письма имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости.
Когда вы пишете свое письмо, вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.
- Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г.), имя получателя, компанию и адрес. Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не добавляйте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
- Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый», а также его должность и фамилию, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд.Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например «Дорогой Тейлор Дин». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
- Тело : В первом абзаце расскажите о себе и о главном пункте вашего письма. Следующие абзацы должны подробно излагать основную мысль, а последний абзац должен повторять цель письма и, при необходимости, содержать призыв к действию.
- Завершение : Рекомендуемые официальные окончания включают «Искренне ваш» или «Искренне ваш».” Для более личного завершения, рассмотрите возможность использования «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Независимо от того, что вы выберете, добавьте запятую в конце.
- Подпись : Пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя. Пропустите еще одну строку и введите свою должность и название компании. Если вы отправляете печатную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
- Корпуса : Если вы включаете документы с этим письмом, перечислите их здесь.
Другой важной частью структуры является макет , который определяет форматирование текста.Наиболее распространенный макет для делового письма известен как блочный формат , в котором весь текст выравнивается по левому краю и одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами.
Благодаря такому макету письмо выглядит чистым и легко читаемым.
Редакция
Как указано в Основах делового письма, редакция является важной частью письменной речи. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и проверьте его на наличие орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и оставить отзыв , так как он может обнаружить ошибки, которые вы, возможно, пропустили.Также убедитесь, что к вашему документу приложены все вложения и что все печатные копии подписаны.
После пересмотра содержания рассмотрите внешний вид вашего письма. Если вы печатаете печатную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменные бланки, чтобы придать документу более официальный вид.
Пример делового письма
Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на идеальное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.
Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальна, текст выровнен по левому краю и одинарный интервал.Тело формальное, дружелюбное и лаконичное, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит рукописную подпись, что означает, что он готов к отправке в виде печатной копии.
Умение писать деловое письмо сослужит вам хорошую службу на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.
/ru/бизнес-коммуникации/как-написать-мощный-бизнес-отчет/контент/
8 основных шагов для написания делового письма на английском языке
Письмо?
В 21 ст век?
Разве бизнес не пишет только об электронных письмах, отчетах и заметках?
Деловые люди постоянно пишут и читают деловые письма.
Вы можете отправить деловое письмо по электронной почте (в виде вложения или в электронном письме) или в виде печатной копии (распечатать на бумаге).
Деловые письма более формальны, чем деловые электронные письма. Они сообщают что-то более официальное в деловой обстановке.
Важно правильно писать деловые письма, потому что от того, как вы их пишете, зависит впечатление, которое вы производите.
Мы поможем вам написать отличное деловое письмо на английском языке с меньшим количеством ошибок.
Вот список из восьми шагов, которым нужно следовать при написании делового письма, а также множество ценных советов.
Скачать: Этот пост в блоге доступен в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы можно взять куда угодно. Нажмите здесь, чтобы получить копию. (Скачать)
1. Решите, какое письмо вам нужно написать
Деловые письма имеют отправителя и получателя (лицо, которое получает письмо). Отправителем может быть человек или группа (например, компания), а получателем может быть другое лицо или группа.
В зависимости от цели написания отправителем существует несколько типов писем. Ознакомьтесь с основными типами деловых писем:
- Письмо-жалоба : Деловое письмо, написанное кем-либо (лицом или компанией), неудовлетворенным продуктами или услугами, предлагаемыми компанией. При написании письма-жалобы важно стараться сохранять вежливый тон, даже если вы очень расстроены или у вас много претензий.
- Письмо-запрос : Этот тип письма пишется тем, у кого есть вопросы о деятельности другой компании.Если вы планируете написать письмо-запрос, убедитесь, что вы пытаетесь узнать как можно больше информации, прежде чем писать. Затем составьте контрольный список со всем остальным, о чем вам нужно узнать, чтобы не забыть некоторые важные моменты.
- Сопроводительные письма : Они написаны людьми, которые претендуют на работу. Обычно их отправляют вместе с резюме. Хорошее сопроводительное письмо может помочь вам получить работу, но люди, пишущие сопроводительные письма, часто делают ошибки или слишком стараются произвести впечатление на читателя.
- Письма о корректировке : Эти письма отправляются как ответы на письма с жалобами. Их может быть сложно написать, потому что ваш читатель, как правило, неудовлетворенный клиент, который надеется получить максимальную отдачу от плохой деловой ситуации.
- Письма-заказы : Этот тип делового письма отправляется для размещения заказа в компании. Письма с заказами должны содержать правильную информацию, поэтому вам необходимо перепроверить все цифры перед их отправкой.Ваш язык должен быть точным, чтобы не было места ошибкам. Лучше использовать простой и понятный язык. Длинные предложения могут быть двусмысленными (неопределенными) и трудными для восприятия.
- Другие письма : Могут быть самые разные деловые ситуации, в которых люди могут писать письма. Например, человек может написать письмо…
- , чтобы убедить других покупать их товары или услуги.
- для рекомендации сотрудников на работу.
- , чтобы объявить о своей отставке.
Независимо от типа делового письма, которое вы пишете, читайте дальше, чтобы узнать больше советов и конкретных фраз, которые вы можете использовать, чтобы звучать более профессионально!
2. Напишите краткий план
После того, как вы решили, какое письмо вы собираетесь написать, важно остановиться и подумать. Напишите план, прежде чем начать печатать. Если вы этого не сделаете, вы можете потерять много времени. В конце концов, вы можете легко внести небольшие изменения, но сделать большие изменения будет сложнее.Если у вас есть хороший план, вам не нужно будет вносить много трудоемких изменений.
Итак, прежде всего, начните собирать всю возможную информацию о ситуации, о которой вы пишете. Если вы пишете письмо-жалобу, вы должны точно знать, в чем заключалась проблема и чего вы надеетесь достичь в результате своего письма. Если вы пишете письмо с заказом, не забудьте собрать всю информацию о продукте, который вам нужен.
Затем запишите основные идеи, которые вы хотите включить.Вы можете записать полные предложения или только ключевые слова, если вы спешите. Например, если вы пишете сопроводительное письмо, ваши основные идеи могут выглядеть так:
.- На какую работу вы претендуете.
- Почему, по вашему мнению, вы подходите для этой работы/почему компания должна вас нанять.
- Почему эта работа пойдет вам на пользу.
- Когда вы свободны для интервью.
Если вы знаете основные идеи, вы знаете, сколько абзацев вы собираетесь написать. Помните, что в абзаце должна быть только одна главная мысль. Это поможет читателю легче понять ваши мысли, а ваше письмо будет структурировано и логично. Ваш читатель также будет счастлив (и вы хотите, чтобы ваш читатель был счастлив), если ваши идеи хорошо связаны. Не забывайте использовать соединители для создания переходов внутри и между абзацами.
3. Используйте правильный макет и приветствие
Деловые письма имеют довольно строгие правила оформления (формат и порядок).
Вам нужно указать адреса отправителя и получателя и следовать нескольким простым правилам:
- Начните с адреса отправителя. Вы можете написать это в верхнем правом или левом углу. Не указывайте свое имя или должность, потому что они появятся в конце вашего письма.
- Оставьте пустую строку и напишите дату чуть ниже адреса отправителя. Если вы пишете в компанию в США, не забудьте использовать американский формат даты: месяц, число, год.
- Оставьте еще одну пустую строку и напишите должность, имя, должность и адрес получателя. Обратите внимание на заголовки. Мы используем Mr. для мужчин, Miss для незамужних женщин, Ms. для женщин, в отношении которых мы не уверены, что они замужем, и Mrs. для замужних женщин. Для женщин всегда безопаснее просто использовать Ms. Вот пример:
14 Бридж Стрит
Бавьера, Калифорния 92908
11 марта 2016 г.
Мисс.Джейн Смит
Менеджер по работе с клиентами
Чепмен и Литт
711-2980 Nulla Street
Манкато, Миссисипи 96522
- Начните письмо с правильного приветствия , в зависимости от того, знаете ли вы получателя и насколько хорошо вы его знаете. В американском английском мы используем двоеточие после приветствия в официальных деловых письмах. В британском английском мы используем запятую. Вот несколько примеров:
Уважаемая мисс Смит! (Если вы знаете имя получателя.)
Дорогая Джейн: (Если вы достаточно хорошо знаете адресата и называете друг друга по имени.)
Уважаемый господин или госпожа: (Если вы не знаете имя получателя.)
Кого это может касаться: (Если у вас нет конкретного лица, которому вы пишете. Это немного более общее, чем «Уважаемый господин или госпожа». Лучше попытаться найти контактное лицо при написании письма. деловое письмо.)
- Правильно закройте письмо , в зависимости от приветствия, которое вы использовали в начале:
(Уважаемая г-жа Смит:) С уважением / С уважением / С уважением,
(Дорогая Джейн:) С наилучшими пожеланиями / С уважением,
(Уважаемый господин или госпожа: / Кому это может быть важно:) С уважением / С уважением / С уважением,
- Подпишите свое имя , если вы отправляете печатную копию, а затем напишите свое имя (ваше название необязательно) и свою должность:
[Подпись]
[Мисс.
] Ребекка Смит
Директор по закупкам
4. Используйте соответствующую лексику для типа письма, которое вы пишете
В зависимости от типа делового письма, которое вы пишете, вы можете использовать некоторые предложения и фразы, предложенные ниже.
Пишу пожаловаться на…
Пишу, чтобы обратить ваше внимание на…
Я недавно купил… в вашей компании.
Не только…(товар пришел с опозданием), но…(товар тоже был бракованный)
Как вы понимаете, я был очень разочарован/расстроен, когда…
Я предлагаю получить полный возврат средств.
Я считаю, что имею право на возмещение.
Буду признателен, если вы вернете мне деньги.
Буду признателен, если вы сможете заменить товар.
Жду быстрого ответа.
Я пишу, чтобы узнать о…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о …
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…
Не могли бы вы сказать мне, есть ли…
Меня также заинтересует…
Я пишу, чтобы подать заявку на должность…
Пишу в ответ на ваше объявление…
Я хотел бы подать заявку на должность…
Меня особенно интересует эта работа, потому что…
Как видно из моего резюме,…
Как вы заметили в моем резюме,…
В настоящее время я работаю в…
Я хочу работать в…, потому что…
Мои сильные стороны…
Я буду доступен для собеседования, начиная с…
Если вам потребуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Примите наши извинения за…
Приносим искренние извинения за…
Ошибка, по-видимому, произошла из-за…
Сейчас мы работаем над…
Чтобы это больше не повторилось,…
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда…, но, к сожалению…
Мы хотели бы разместить заказ на…
Мы с нетерпением ждем вашего предложения по…
Не могли бы вы подтвердить цены на…
Мы с нетерпением ждем вашего подтверждения.
5
. Проверьте правописаниеПри написании делового письма важно правильное правописание. Если возможно, используйте проверку орфографии, чтобы убедиться в правильности написания.
Если вы пишете деловое письмо в рамках экзамена, старайтесь избегать орфографических ошибок. Вы можете просто заменить слова, в которых вы не уверены, другими словами. Например, если вы не знаете, как написать произойдет , вы можете вместо этого использовать произойдет .
Еще одна полезная вещь, особенно если вы пишете сопроводительное письмо или пытаетесь произвести впечатление на своего читателя, это рассмотреть, используют ли они американское или британское правописание. Есть много слов, которые пишутся по-разному, поэтому может быть полезно заглянуть на этот сайт, где указаны основные различия.
6. Проверьте свою грамматику
Грамматические ошибки немного сложнее. Конечно, самый безопасный путь — выучить правила и как можно больше практиковать их.Вы можете использовать учебники по грамматике, онлайн-упражнения или и то, и другое, в зависимости от того, что вам удобнее.
Еще одна вещь, которую вы можете сделать, это знать свои слабые места в грамматике. Например, не забываете ли вы добавлять s для третьего лица единственного числа при использовании настоящего простого времени? Или вы злоупотребляете ? Тогда пришло время перепроверить эти ошибки.
Наконец, вот список распространенных грамматических ошибок, которые люди допускают в английском языке.
Убедитесь, что вы понимаете, почему они являются ошибками, чтобы не совершать их самостоятельно!
Ошибка: Ваш уважаемый клиент, и мы хотели бы извиниться за причиненные неудобства.
Правильно: Вы ценный клиент, и мы хотели бы извиниться за неудобства, которые мы вам причинили.
Правильно: Ваш интерес к важен для нас.
Объяснение: Ваш используется для выражения владения. Ты = Ты.
Ошибка: Важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.
Правильно: Нам важно получить ответ как можно скорее.
Правильно: Мы не получили электронное письмо и его вложение .
Объяснение: Его используется для выражения владения. Это = Это так.
Ошибка: Отсутствие мотивации сотрудника связано с его низкой заработной платой.
Правильно: Отсутствие мотивации сотрудников связано с их низкой заработной платой.
Объяснение: К существительным в единственном числе мы добавляем и , чтобы выразить принадлежность.К существительным во множественном числе, оканчивающимся на s, , мы просто добавляем ‘.
- Настоящее простое и настоящее продолженное время
Ошибка: Я работаю с детьми и люблю свою работу.
Правильно: Я работаю с детьми и люблю свою работу.
Правильно: Я работаю с этими детьми, пока их учитель находится в декретном отпуске.
Объяснение: Настоящее простое время используется для обозначения постоянных общих действий, таких как работа.Мы используем Present Continuous с временными действиями.
Ошибка: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.
Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.
Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо и хотел бы связаться с вами.
Объяснение: Настоящее совершенное время используется для обозначения действий, которые произошли в прошлом и все еще влияют на настоящее. Мы используем прошлое для действий, которые произошли в прошлом, когда говорящий знает, когда они произошли.
Ошибка: Наша прибыль ниже по сравнению с в прошлом году.
Правильно: Наша прибыль на меньше, чем на в прошлом году.
Правильно: Мы проанализировали ваш запрос и затем связались с вами.
Объяснение: Мы используем , а затем , чтобы сформировать сравнения, и , а затем , чтобы указать, когда что-то произошло.
Не волнуйтесь, если это покажется сложным.
Английская грамматика сложна, и даже носители английского языка иногда испытывают трудности с грамматикой.Чтобы в вашем деловом письме не было грамматических ошибок, вы можете использовать Grammarly . Это инструмент проверки грамматики, который выделит ошибки и предложит исправления для вас.
Он не идеален на 100%, и он все еще может пропускать ошибки, которые заметил бы человек.
Если вы собираетесь рассылать очень важные деловые письма, стоит инвестировать в профессиональные услуги по корректуре. В конце концов, вы хотите, чтобы ваше письмо было идеальным, когда вы отправляете деловое письмо всей своей компании, потенциальному работодателю или своим самым ценным клиентам.
В таких ситуациях мы рекомендуем вам обратиться за помощью к Служба корректуры , онлайн-команде профессиональных редакторов с огромными знаниями и опытом, которые предлагают комбинированную корректуру и редактирование для более чем 5000 клиентов в 93 странах.
Только не забудьте сообщить им секретный пароль: FLUENTU15 . Этот код дает вам право на скидку 15% на ProofreadingServices.com!
7. Проверьте пунктуацию
Очень сложно сразу сосредоточиться на разных типах ошибок — орфографических, грамматических и пунктуационных.Поэтому постарайтесь выделить время для проверки вашего письма отдельно на предмет пунктуационных ошибок.
Вот некоторые из наиболее частых ошибок пунктуации, на которые следует обратить внимание:
Ошибка: Мы пытались написать им по электронной почте, но ответа не было.
Правильно: Мы пытались написать им по электронной почте , , но ответа не было.
Объяснение: Если вы не уверены, ставить запятую или нет, попробуйте разбить предложение на более мелкие части: Мы пытались отправить их по электронной почте.Ответа не последовало. Работает, верно? Если вы все еще не уверены, попробуйте произнести предложение вслух.
Если вы делаете небольшую паузу, вам, вероятно, следует использовать запятую.
- Использование восклицательных знаков или смайликов
Ошибка: Я был очень расстроен, когда получил бракованный продукт ! 🙁
Правильно: Я был очень расстроен, когда получил бракованный товар.
Пояснение: Восклицательные знаки и смайлики делают ваш текст довольно неформальным, поэтому вам следует избегать их при написании деловых писем.
- Использование слишком большого или недостаточного количества пробелов
Ошибка: Я раньше не обращался за вакансией, но сейчас попробую. Однако я не уверен, что имею квалификацию.
Правильно: Раньше я не обращался за работой, но сейчас попробую. Хотя я не уверен, что имею квалификацию.
Объяснение: При вводе мы используем только один пробел после запятых или точек и не используем пробел перед ними.
8.Отформатируйте письмо
Оставить форматирование на конец; это занимает меньше времени. В большинстве деловых писем используется блочный формат, выравнивание по левому краю и одинарный интервал. Вы должны использовать двойной интервал между абзацами, чтобы было понятно, где заканчивается абзац и начинается другой. Самый распространенный шрифт — Times New Roman 12, но Arial тоже подойдет.
Вот оно! Деловые письма станут менее сложными, если вы выполните следующие простые шаги.
Помните, что независимо от того, знаете вы своего читателя или нет, писать деловые письма «по-дружески» означает писать их «профессионально».
Тем из вас, кто очень хочет улучшить свои навыки письма на английском языке, мы рекомендуем ознакомиться с курсами и книгами Inklyo . Они были разработаны, чтобы научить студентов, изучающих английский язык, улучшать свои навыки письма, и они могут быть именно тем, что вам нужно, чтобы продолжать двигаться вперед!
Всякий раз, когда вы сомневаетесь, еще раз взгляните на восемь шагов выше и продолжайте писать!
Скачать: Этот пост в блоге доступен в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы
можно взять куда угодно.
Нажмите здесь, чтобы получить копию. (Скачать)
Как отформатировать деловое письмо в США
Али Хейл
Чем бы вы ни занимались — студентом, офисным работником или фрилансером — я могу гарантировать, что в какой-то момент вашей жизни вам понадобится сесть и написать официальное деловое письмо.
Это может быть клиент, работодатель с работой, которую вы хотите, или подать заявку на финансирование университета.Возможно, это будет даже литературный агент или издатель, который просто возьмет на себя ваш неизвестный роман. Конечно, вы хотите, чтобы письмо было хорошо написано, но почти так же важно знать, как его правильно отформатировать. Эта статья о формате делового письма в США (не волнуйтесь, читатели из Великобритании, я напишу для вас продолжение).
Основные форматы деловых писем в США называются полный блочный формат и модифицированный блочный формат .
- Полноблочный формат означает, что все элементы буквы выравниваются по левому краю, так что начало каждой строки находится на левом поле.Это более формальный стиль, поэтому используйте его, если не знаете, какой выбрать.
- Модифицированный формат блока означает, что некоторые элементы буквы смещены вправо. В настоящее время этот стиль уместен в большинстве контекстов.
Вот буква полного формата
И измененный формат блока один:
Разобьем их на основные элементы в порядке сверху вниз:
Ваш адрес
Ваш адрес, также известный как «обратный адрес», должен быть указан первым. (Обратите внимание, что это применимо при использовании стандартной обычной бумаги. Если у вас есть бумага с фирменными бланками, вы должны пропустить это.)
123 Acacia Avenue
Newtown
Anywhere
AN 98765
Ваш обратный адрес должен располагаться:
- Слева, если вы используете полноблочный формат
- С правой стороны (табуляция вместо выравнивания по правому краю), если вы используете модифицированный формат блока
Зачем указывать свой адрес? Даже если у получателя есть ваши данные в адресной книге, вы хотите, чтобы он ответил как можно проще — вы, скорее всего, получите ответ быстрее.
Дата
Непосредственно под своим адресом поставьте дату написания письма:
15 мая 2008 г.
Во избежание путаницы, особенно если вы пишете в коммерческое предприятие за границей, лучше указывать дату в словесной форме, а не в числовой форме, и вам следует опустить «th».
Дата должна располагаться слева для полного формата блока и для измененного формата блока
Зачем ставить дату? Стандартной практикой является указание даты написания письма.Корреспонденция часто хранится в порядке даты. Получателю намного проще отправить своевременный ответ, а вам проще найти ответ, если это необходимо. Например. «В моем письме от 15 мая…»
Базовая линия
Я не включил это на схему, так как рекомендации по поводу того, где его следует разместить, различаются. Вы можете включить справочную строку, начинающуюся с «Re:». Это часто используется при переписке с крупными компаниями или при приеме на работу.
Строка ссылки может располагаться либо под датой, либо под адресом получателя.
Если вы используете строку ссылки, вам обычно следует опускать строку темы (см. ниже).
Опорная строка должна быть выровнена по левому краю как для полного, так и для модифицированного формата блока. Для разных типов писем потребуются разные типы строк темы и ссылок, поэтому выберите тот, который наиболее подходит для вашего случая.
Зачем ставить опорную линию? Вы должны использовать справочную строку, если получатель запросил конкретную информацию, например номер задания или номер счета, или если вы отвечаете на письмо.Это облегчает получателю возможность быстрого ответа вам.
Имя и адрес получателя
Под этим вы должны указать имя и адрес человека, которому вы пишете, так же, как они будут указаны на конверте. Если вы используете оконный конверт, его следует выровнять на странице, чтобы он был виден через окно, но даже если он не будет виден, пока письмо не будет открыто, он все равно должен быть включен.
Имя и адрес получателя должны располагаться слева для обоих форматов.
Зачем указывать их адрес? Если вы пишете кому-то в офисе, скорее всего, почту откроет не он. Скорее всего, это сделает администратор, и на этом этапе письма могут быть отделены от конвертов. В частности, если в одном здании есть несколько отделов или если вы начинаете свое письмо «Дорогой Боб», имя и адрес гарантируют, что ваше письмо дойдет до нужного получателя.
Приветствие
После их адреса вы должны оставить пробел, а затем написать «Уважаемый мистер Джонс», «Уважаемый Боб» или «Уважаемый господин/госпожа», в зависимости от ситуации.Следуйте за этим с двоеточием.
Приветствие, иногда называемое «приветствием», всегда должно быть выровнено по левому краю.
Зачем ставить приветствие? Деловые письма — это формальный тип письма, и считается вежливым начинать с приветствия. Хотя вам может сойти с рук начинание писем со слов «Привет» или «Здравствуйте», письма следуют более консервативным правилам.
Субъект
При желании вы можете указать тему письма. Это становится все более распространенным, возможно, поскольку люди привыкли к темам электронных писем.Если вы указываете строку темы, она должна быть в верхнем регистре, непосредственно под «Уважаемый имя :»
Тема (если вы ее включаете) должна быть выровнена по левому краю для формата полного блока, но может быть выровнена по левому краю или по центру для измененного формата блока.
Зачем ставить тему? Рекомендуется указать тему, чтобы получатель мог сразу увидеть, о чем идет речь в письме. Постарайтесь быть кратким, но включите как можно больше информации, например. «Заявка на финансирование от Джо Блоггса, кандидат 222-456».
Текст вашего письма
Теперь, наконец, вы можете написать основную часть вашего письма. Ваш текст должен иметь:
- Одинарный интервал между строками
- Пустая строка (НЕ отступ) перед каждым новым абзацем
(И, конечно же, вы должны соблюдать все обычные правила грамматики, пунктуации и орфографии: например, следить за тем, чтобы каждое предложение начиналось с заглавной буквы и заканчивалось точкой.
)
Зачем оставлять пустые строки? В деловом мире принято ставить пустую строку между абзацами.Это помогает разбить текст на странице и сделать его более читаемым.
Закрытие
После основного текста ваше письмо должно заканчиваться соответствующей заключительной фразой и запятой. Самый безопасный вариант — «Искренне ваш» (когда вы не знаете имени человека, которому вы пишете, т. е. когда вы начали «Уважаемый господин/госпожа») или «Искренне ваш» (когда вы знаете его имя). ). Если вы уже знакомы с получателем, может быть уместно использовать такие фразы, как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением».
Закрытие должно быть:
- Выровнено по левому краю для полноблочного формата
- Справа (вкладка напротив вашего адреса) для измененного формата блока
Зачем использовать эти фразы? Хотя фразы «С уважением» и «С уважением» могут звучать архаично, это проверенные временем способы завершения официального письма.
Ваше имя и подпись
Поставьте несколько пустых строк после слов «С уважением» или «С уважением», затем введите свое имя.При желании вы можете указать свою должность и название компании в строке ниже.
Джо Блоггс
Директор по маркетингу, BizSolutions
Ваше имя и подпись должны быть:
- Выровнено по левому краю для полноблочного формата
- Справа (вкладка напротив вашего адреса) для измененного формата блока
Зачем оставлять пустое место? Пустое место для того, чтобы распечатав письмо, вы могли подписать его своим именем.Это воспринимается как доказательство того, что письмо действительно от человека, чье имя напечатано внизу. Иногда другой человек может подписать письмо от вашего имени. Если это так, они должны поставить буквы «п.п.» перед их именем, которое расшифровывается как латинское per procurationem , что означает «агентство».
Тон делового письма
Очень важно выбрать правильный голос и тон при написании делового письма.
Использование правильного формата, но выбор неправильного типа языка может повлиять на желаемый результат.Вот что написали по этому поводу ребята из thebalancecareers.com:
Объясните цель вашего письма простым и целенаправленным языком, сделав первый абзац кратким. Вы можете начать со слов «Я пишу в связи с…» и далее сообщать только то, что вам нужно сказать.
Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает читателю полное представление о ваших целях, но избегайте беспорядочных предложений и излишне длинных слов. Опять же, держите его кратким, чтобы удержать их внимание.
Наслаждайтесь написанием писем и используйте приведенные выше примеры, чтобы помочь вам с форматированием, если вы застряли.
Ваш пошаговый обзор
Правильное форматирование делового письма может показаться немного сложным, особенно если вы никогда раньше не писали или редко писали такого рода письма — возможно, вы впервые подаете заявление на работу, например, и пишете сопроводительное письмо.
Вот краткий обзор того, что мы рассмотрели, так что вы можете использовать его в качестве удобного контрольного списка:
Шаг № 1. Решите, используете ли вы «полноблочный формат» или «модифицированный блочный формат».
Старайтесь не путать их. Помните, что полный блочный формат (с выравниванием по левому краю) является более формальным из двух стилей, но в наши дни модифицированный блочный формат (с некоторыми элементами, смещенными вправо) подходит для большинства контекстов.
Шаг № 2: Укажите свой адрес
Ваш адрес должен быть слева для полного блочного формата и справа для измененного блочного формата. Не выравнивайте текст по правому краю — табуляция.
Шаг 3. Включите дату
Дата должна идти сразу после вашего адреса и должна быть выровнена по левому краю независимо от используемого вами формата.Напишите так: «15 мая 2008 года».
Шаг № 4. Возможное включение опорной линии
Если вы ведете переписку с крупной компанией или вас попросили указать в письме конкретный ссылочный номер, введите «Re:», а затем ссылочную строку.
Если вы используете ссылочную строку, опустите строку темы.
Шаг № 5: Укажите имя и адрес получателя
Это должно быть выровнено по левому краю, какой бы формат вы ни использовали. Важно указать их полное имя, а также адрес на случай, если письмо будет отделено от конверта (как это обычно бывает в большом офисе).Если вы используете конверт с окном, убедитесь, что имя и адрес получателя расположены так, чтобы они отображались в окне.
Шаг 6. Включите приветствие
Приветствие, иногда называемое приветствием, должно сопровождаться двоеточием. (Например, «Дорогой мистер Джонс:») Оно всегда должно быть выровнено по левому краю.
Шаг № 7. Рассмотрите возможность включения строки темы
Строка темы не является обязательной, но это становится все более распространенной практикой. Строка темы должна сразу показать получателю, о чем ваше письмо.Он может быть выровнен по левому краю или центрирован в модифицированном блочном формате.
Шаг №8: напишите само письмо
Сам текст вашего письма должен быть выровнен по левому краю (во всех форматах) и через один интервал. Вы должны ставить пустую строку между абзацами, а не делать отступ. Пишите соответствующим деловым тоном.
Шаг № 9. Добавьте соответствующее закрытие
Завершите свое письмо такой фразой, как «С уважением» (безопасный формальный вариант) или «С наилучшими пожеланиями» (хороший вариант для кого-то, кого вы уже знаете).После этого запятая.
Шаг № 10: Добавьте свое имя
Оставьте пустое место для подписи, затем введите свое имя в конце письма. При необходимости вы можете указать название своей должности и название компании в строке под своим именем.
Викторина по деловому письму США
Выберите правильный ответ на каждый из этих вопросов о деловых письмах.
Хотите улучшить свой английский за пять минут в день? Оформите подписку и начните ежедневно получать наши советы по письму и упражнения!
Продолжай учиться! Просмотрите категорию делового письма, просмотрите наши популярные публикации или выберите похожую публикацию ниже:
Хватит делать эти неловкие ошибки! Подпишитесь на ежедневные советы по письму сегодня!
- Вы гарантированно улучшите свой английский всего за 5 минут в день!
- Подписчика получают доступ к нашему архиву с более чем 800 интерактивными упражнениями!
- Вы также получите три бонусные электронные книги совершенно бесплатно!
Как написать официальное деловое письмо на английском языке
Официальное деловое письмо требует не только хорошей грамматики и словарного запаса, но также соответствующего тона, формата и последовательности.
Изучение того, как написать профессиональное письмо на английском языке, может быть трудным для не носителей языка, которые учатся писать на деловом английском языке.
В этой статье мы покажем вам, что следует включать и чего следует избегать при написании официального письма.
Поиск правильного тона в английском языке
Формальность — сложная вещь в английском языке, поскольку она не встроена в грамматику, как в испанском, французском или японском языках. Вместо этого он встроен в наш тон голоса (когда мы говорим) и в словарный запас, который мы используем.Вы можете увидеть несколько хороших примеров различных уровней формальности здесь. (Первый пример демонстрирует надлежащий уровень формальности делового письма.)
Вот небольшой совет. В общем, стоит помнить, что формальное письмо немного длиннее. Например:
НЕФОРМАЛЬНО: Спасибо!
ФОРМАЛЬНО: Я ценю…
**Помните! Это правило общее .
Это не всегда так.
Чего следует избегать в официальном деловом письме на английском языке
Вот чего следует избегать в официальном письме:
- Смайлики — как бы я ни любил их, потому что они «очеловечивают» письмо, они не принадлежат ни к чему формальному.
- восклицательных знака — они делают вас похожим на подростка-чирлидера.
- Аббревиатуры, такие как LOL или ICYMI — они часто неуместны (в случае LOL) или лучше прописаны (в случае ICYMI).Их также легко неправильно понять (я знал кого-то, кто думал, что LOL означает «много любви», а не «громкий смех». Это кажется небольшой ошибкой, но это привело к некоторым обидам, когда она отправила LOL кому-то, кто только что потерял их дедушка.
- идиомы (полный список английских идиом можно найти здесь) — всегда лучше писать то, что вам нужно сказать прямо и прямо. Идиомы также являются культурными, и их легко неправильно понять или использовать неправильно.
- Все, что звучит слишком дружелюбно или интимно. Пример: Приятно поболтать с вами вчера! Вместо этого напишите: «Было приятно поговорить с вами вчера».
- Фрагменты предложения — пример: «Ждем вашего ответа». (Подробнее здесь.) Они часто используются в речи и обычно подходят для неформального письма, но они не работают в официальном письме, потому что в предложении отсутствует подлежащее. ( Я с нетерпением жду вашего ответа.”
Пример: Приятно поболтать с вами вчера! Вместо этого напишите: «Было приятно поговорить с вами вчера».
Вместо этого обратите внимание на:
- Удовлетворение потребностей и ожиданий вашей аудитории.Помните, что получатель вашего письма может быть не единственной вашей аудиторией. Ваше письмо могут увидеть и другие люди, особенно те, кто находится выше предполагаемого получателя.
- Прямой, простой язык.
- Сильная, соответствующая грамматика. Знайте свои слабые места в грамматике и тщательно вычитывайте. Если у вас возникли проблемы с этим, используйте Grammarly.
Формат
Использовать блочное форматирование.
Каждый элемент выровнен по левому краю, без абзацев с отступом. Между каждым пунктом/абзацем есть один пробел.Вы можете увидеть форматирование блока здесь.
Последовательность
- Адрес отправителя. Первым элементом должен быть адрес отправителя без имени отправителя.
- Дата. Обязательно используйте формат даты, общий для вашей аудитории, и всегда указывайте месяц. Подробнее о глобальных форматах даты здесь.
- Адрес получателя. Здесь необходимо указать имя, должность и компанию получателя, а также адрес.
- Приветствие – Уважаемый г-н./Миссис, мисс. Фамилия: (Напр. Дорогая мисс Джонс:)
- Основной текст — сюда вы включаете основную часть своего контента. Обязательно начните с основного пункта вашего сообщения в первом абзаце, затем включите больше деталей во второй абзац и завершите действием, подразумевающим вывод, в последнем абзаце.
- Закрытие – С уважением или С наилучшими пожеланиями, после запятой подходит для большинства формальных ситуаций. (Напр. С уважением)
- Четыре пробела для подписи вашего имени
- Ваше имя и фамилия
(Напр. С уважением)
Источники:
https://owl.purdue.edu/owl/purdue_owl.html
http://www.instructionalsolutions.com/blog/business-grammar-date-formats-global-audience
https://www.usingenglish.com/reference/idioms/
Примеры формата делового письма [Шаблоны]
Форматирование деловых писем
Общение в наши дни — это отправка электронной почты, ввод текстового сообщения или подключение через социальные сети. Составление фактического письменного делового письма и обеспечение его профессионального формата может показаться устаревшим, и все же это остается более важным, чем когда-либо, для владельцев малого бизнеса.
Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может выделиться.
Письменные письма остаются важной и, возможно, даже решающей частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.
Различные исследования показали, что сообщения на бумаге могут быть более запоминающимися и полезными, чем сообщения, отображаемые на экранах, например электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также, скорее всего, будет выделяться, если оно будет доставлено через ваш почтовый ящик, а не в папку «Входящие».(Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)
Настоящее деловое письмо показывает приверженность, потому что автор достаточно заботился о предмете, чтобы сесть и положить чернила на бумагу. Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что произошло, который обе стороны могут сохранить.
Иногда события, отмеченные буквами, настолько важны для компании, что становятся ценным сувениром.
Хотя деловые письма по-прежнему имеют значение, они могут нанести ущерб вашей профессиональной репутации, если они полны орфографических и грамматических ошибок. Официальное деловое письмо, оформленное неправильно, также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не ориентирован на детали — все первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.
Поэтому важно, чтобы каждый владелец малого бизнеса знал, как правильно составить и отформатировать деловое письмо профессионального вида.Типы форматов деловых писем могут включать:
- Сопроводительные письма
- Благодарственные письма
- Письма-жалобы
- Письма о корректировках
Типы форматов деловых писем
Общие типы деловых писем включают:
- Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо отправляется с пакетом, отчетом или другим предметом. Целью сопроводительного письма является описание того, что вложено, и описание того, что получатель должен делать с этим.
- Благодарственные письма. Они отлично подходят для налаживания контактов и установления контактов. Не пишите просто «Спасибо за» и не останавливайтесь на этом. Предоставьте более подробную информацию о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите вторым выражением благодарности.
- Жалобы. Суть таких писем в том, чтобы продемонстрировать, что вы недовольны, но не слишком злитесь. Предложите, как получатель письма мог бы исправить ситуацию.
- Корректировочные буквы. Это ответ на письмо с жалобой. Суть в том, чтобы быть скромным в ответе и предлагать возможные решения. Вы хотите не сжигать мосты и вместо этого использовать свой ответ как инструмент построения отношений.
- Письма с плохими новостями. Главное в письмах с плохими новостями — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямота. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему или ей плохие новости.
- Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили предмет от кого-то или что вам известно о факте или ошибке, на которые они указали. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
- Памятки . Часто используемые для распространения важных новостей и указаний внутри компании, смысл заметок в том, чтобы быть быстрым и точным в ваших сообщениях.
- Поздравительные письма. Идея этих типов писем состоит в том, чтобы оставаться в теме и избегать чрезмерного или насмешливого звучания. Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительные отзывы, которые вы уже слышали. Держите письмо кратким.
- Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
- Письмо-запрос. Суть таких писем в том, чтобы просить о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций.Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
- Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или зацепки в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете. Не забудьте предоставить информацию, чтобы они могли легко ответить.
- Заявления об увольнении. Речь идет об уведомлении о том, что вы уходите с должности, предоставлении последнего рабочего дня и объяснении причин, по которым вы уходите.
Целью сопроводительного письма является описание того, что вложено, и описание того, что получатель должен делать с этим.
Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему или ей плохие новости.
Вот основы, которые вам необходимо знать при написании делового письма:
Примеры формата стандартного делового письма
Не знаете, как написать деловое письмо? Давайте рассмотрим пример: Таня Смит, генеральный директор Acme Corp.
в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами. Что Смит должен иметь в своем письме? Как должно быть оформлено ее деловое письмо?
Части делового письма
Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:
le- Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
- Дата. Должно быть сразу видно, когда письмо было написано. Таким образом, получателю будет легче напомнить, когда и почему письмо было написано, особенно если оно было связано с конкретным событием или деловой ситуацией.
- Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы ваш помощник искал адрес, чтобы отправить письмо (или вы не хотите, чтобы вам снова приходилось искать адрес самостоятельно).
- Приветствие. «Кого это может касаться» — верный способ отправить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно, чтобы в адресе получателя и приветствии было имя, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
- Корпус. Обычно разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в любом общении, ясность и краткость, как правило, лучше всего сказываются на авторе.
- Закрытие/подпись. Подпись придает письму индивидуальный характер, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
- Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных предметов, прилагаемых к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.
Форматы интервалов и шрифтов
Презентация также важна, когда дело доходит до передачи профессионализма в деловом письме. Эмпирическое правило здесь заключается в том, что полезность и удобочитаемость превыше индивидуальности.
Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Вот правила интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:
Выравнивание. Все правильные форматы букв выравниваются по левому краю. На протяжении десятилетий считалось, что такое выравнивание лучше всего подходит для удобочитаемости.
Расстояние. Буквы должны быть разделены одинарным интервалом между предложениями, чтобы максимально увеличить пространство на странице. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для подписи.
Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие часто используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Удобочитаемость имеет решающее значение, когда речь идет о шрифтах, поэтому избегайте творчества и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов. Если в тексте вашего письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшать размер шрифта.
Поля. Большинство экспертов сходятся во мнении, что поля шириной 1 дюйм являются оптимальными, поскольку они максимально увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете.(Подробнее о фирменных бланках читайте ниже.)
Форматы форм с отступом и блочных деловых писем
Делать отступ или не делать отступ? Вот в чем вопрос. На самом деле это вопрос того, насколько формально вы хотите, чтобы письмо выглядело. Например, вы можете захотеть, чтобы блочный формат передал формальность, если вы на что-то жалуетесь, но полублок может передать приятный, «формальный свет» в благодарственном письме, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.
Обычно используются три стиля: блочный, модифицированный блочный и полублочный.
Вернемся к нашему примеру со Смитом, писавшим Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: блочное форматирование, модифицированное блочное форматирование и полублочное форматирование.
Форматирование блока
Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
Сан-Хосе, Калифорния 95113
Уважаемый г-н.Уайльд:
Я хотел бы получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (20% годового роста выручки за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech похоже на продукт, который может вывести нашу команду по продажам на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для Acme.
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.
С уважением,
Таня Смит, генеральный директор
Корпуса: Acme Corp.брошюра
Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов и все слева. Если вы задаетесь вопросом, насколько официальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.
Модифицированное форматирование блока
Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
Сан-Хосе, Калифорния 95113
Уважаемый г-н.Уайльд:
Я хотел бы получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (20% годового роста выручки за последние пять лет).
Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech похоже на продукт, который может вывести нашу команду по продажам на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для Acme.
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.
С уважением,
Таня Смит, генеральный директор
Корпуса: Acme Corp.брошюра
Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но слева все не выстраивается. Это просто немного менее формально. В этом случае Смит может быть разумнее придерживаться блочного формата, но она может переключиться на модифицированный блочный формат, как только у нее появятся рабочие отношения с Уайлдом.
Полублочное форматирование
Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Mr.Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
Сан-Хосе, Калифорния 95113
Уважаемый мистер Уайльд:
Я хотел бы получить бесплатную консультацию по облачному программному обеспечению NewTech для управления продажами.
Acme Corp. — быстрорастущий производитель (20% годового роста выручки за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech похоже на продукт, который может вывести нашу команду по продажам на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для Acme.
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.
С уважением,
Таня Смит, генеральный директор
Корпуса: брошюра Acme Corp.
Обратите внимание, что это почти блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть на абзацы без отступов), полублочный формат — хороший компромисс.
Тон для форматирования деловых писем
Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно направлено на достижение ваших бизнес-целей или, по крайней мере, на серьезное отношение к вам.
Вот несколько важных советов, когда речь идет о задании соответствующего тона в письме:
- Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
- Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
- Обычно рекомендуется как можно быстрее перейти к делу. Как любил говорить Бенджамин Франклин, «время — деньги».
- При написании писем с жалобами используйте формальный тон, чтобы выразить неудовольствие, но тон не должен быть откровенно гневным. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
- При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте краткий и профессиональный тон делового письма, но также учитывайте чувства читателя. Вы не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к делу. Вы захотите смягчить удар: «Мы были рады узнать, что ваша компания заинтересовалась нашим программным обеспечением для управления продажами». Важно быть искренним и стараться донести до адресата вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому у нас, к сожалению, пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.” Закрыть с доброжелательностью, а также потенциальное решение. «Извините, у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим завязать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я буду рад обсудить подробности по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения».
- При написании служебной записки обязательно используйте предельно четкий, по существу, деловой тон. Памятки часто являются внутренними сообщениями компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на тонкости.«Наши новейшие брошюры о программных продуктах готовы к печати. Пожалуйста, размещайте заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей».
Важно быть искренним и стараться донести до адресата вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому у нас, к сожалению, пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.” Закрыть с доброжелательностью, а также потенциальное решение. «Извините, у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим завязать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я буду рад обсудить подробности по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения».
Выбор слов и грамматика
Выбор слова может решить или сломать эффективность вашего делового письма. Стремитесь к прямоте в своем языке, избегая таких слов, как «попробовать», «просто», «вероятно» и «может быть». Держите язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда пытаются казаться умнее, чем они есть на самом деле.
Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поиск по словарю и тезаурусу в Интернете. В тех случаях, когда письмо особенно важно, также полезно, чтобы кто-то еще отредактировал и прочитал письмо, чтобы предоставить обратную связь.
Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.
Кроме того, используйте глаголы с активным и пассивным залогом. Активный голос показывает, что вы отвечаете за свои действия и несете ответственность за них.(Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение к 1 сентября».
Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено к 1 сентября».)
Форматы подписи
Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютеризированных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы поддерживаете содержание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и должность, чтобы избежать путаницы из-за вашего почерка. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами.Также не забудьте поставить четыре пробела между завершающим словом и напечатанным именем, чтобы было достаточно места для подписи.
Форматы деловых писем электронной почты
Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно показывает, что тот, кто отправил письмо, настроен серьезно. Легко быстро написать кому-нибудь электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно будет по-настоящему подумать о том, что вы пишете, перепроверить, чтобы убедиться, что нет глупых ошибок, а затем положить письмо в конверт и отправить по назначению.
Однако иногда время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.
Распространенные ошибки
Избегайте рутинных ошибок в своем деловом письме, потому что они предполагают неряшливость. Пропустите текст через Grammarly, чтобы перепроверить его на наличие грамматических ошибок, опечаток, повторяющихся слов, пунктуационных ошибок и других проблем. Не забудьте также выполнить проверку орфографии, пока вы это делаете.Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить, правильно ли вы их пишете.
Форматы фирменных бланков
Вы также можете рассмотреть возможность использования формата делового письма с фирменным бланком для писем вашей компании, поскольку он обеспечивает профессиональный вид и информативность. Наличие канцелярских бланков с фирменными бланками похоже на веб-сайт компании: это указывает на то, что ваш бизнес является законным.
На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация.Если вы используете фирменные бланки, вам нужно будет не забыть соответствующим образом отрегулировать поля и форматирование.
Написание деловых писем является фундаментальным навыком для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы настроены серьезно, потому что вы позаботились и потратили время на его написание, форматирование, печать и отправку по почте. Если бизнес получает письменную жалобу по почте, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос без внимания. Точно так же письменное благодарственное письмо гораздо мощнее и эффективнее, чем благодарность, переданная по электронной почте.
Однако деловое письмо теряет свою силу, если оно оформлено непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или содержит грамматические и орфографические ошибки.
Поэтому важно научиться делать их правильно.
Будучи владельцем малого бизнеса, вы также являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам и вашим коллегам из SBO, поделившись комментарием ниже.
Формат делового письма | Блог словаря Macmillan
Как написать деловое письмо
Деловое письмо: начало
А.Название вашей компании, за которым следуют все контактные данные (включая адрес, телефон, факс, адрес веб-сайта компании и адрес электронной почты).
B. Адрес получателя (включая его имя и должность, если вы его знаете).
C. Дата справа или слева на странице.
D. При необходимости добавьте ссылки на файлы, как свои, так и получателя (используйте «Ref» как сокращение от «reference»).
Деловое письмо: содержание
E. Приветствие.
Вскользь: Уважаемый [ имя и фамилия ]
Формально: Уважаемый г-н [ фамилия ], для мужчины или Уважаемая г-жа [ фамилия ] для женщины.
Если вы не знаете имя получателя, используйте Уважаемый господин или госпожа или Уважаемый господин/госпожа.
F. Указание темы письма с использованием Re (используется как сокращение от относительно ).
Г. Вот несколько вариантов начала письма:
Я хотел бы узнать о (или о том) …
Я пишу по поводу …
Я пишу в ответ на …
Я пишу, чтобы сообщить вам, что / о …
Я пишу, чтобы пожаловаться на …
В дополнение к моему письмо от 15 мая…
Х.Детали письма должны быть добавлены в этот момент.
Деловое письмо: конец
I. Вот выражения, которыми можно закончить деловое письмо.
Пожалуйста, дайте мне знать, если …
Я с нетерпением жду вашего ответа.
Заранее спасибо за помощь.
Буду очень благодарен, если вы сообщите мне …
J. Для казуальной концовки используйте С уважением или С наилучшими пожеланиями .