Виды и средства связи в тексте: Текст. Основные признаки текста. Виды и средства связи предложений в тексте. Типы речи

Содержание

Текст. Способы и средства связи между частями в тексте

Сегодня мы…

·                   Попытаемся выяснить, что такое текст.

·                   Поговорим о разнообразии текстов.

·                   Узнаем, что потребуется для связи частей в тексте.

А начнём мы с элементарного вопроса: с помощью чего мы общаемся? Ведь нам точно известно, что основная единица общения – это предложение.

Но когда мы учим стихи Пушкина к следующему уроку – разве мы учим именно предложения? А Лев Толстой со своими бессмертными романами – получается, что написал очень много предложений? А офисный работник – получается, что перед отпуском он подаёт начальнику несколько предложений на бумаге, чтобы получить отпуск?

Конечно, нет. А значит, есть более крупная единица общения.

Очень часто мы общаемся при помощи текстов.

Но что такое – текст?

Интуитивно мы понимаем это сразу. При слове текст кто-то представит себе недавно прочитанную книгу. А кто-то – написанное другу письмо. Или газету, оставленную на столе. Или текст с какого-нибудь сайта в Интернете.

Но самое забавное в том, что учёные так и не дали однозначного определения тексту. А всё потому, что тексты просто очень разнообразны!

Ведь тексты можно встретить повсюду!

Хочется даже спросить: а есть хоть какая-нибудь сфера жизни, которая может обойтись без текстов?

Есть. И это сфера устного, неподготовленного человеческого общения.

Можем ли мы считать текстом разговорную, неподготовленную речь? Нет.

Вообразите себе, что вы хотите задать однокласснице вопрос по поводу домашнего задания. И вот, не успели вы договорить вопрос – как она отзывается:

– Немаленький роман нам нужно прочитать, правда?

– Да, но… – пытаетесь возразить вы. И тут же следует уход от темы:

– А что тебе нравится читать? Мне больше по вкусу фэнтези.

– Мне нравятся детективы, – вежливо отвечаете вы. – Но дело в том…

– Ой, – подхватывает одноклассница. – А я вот читала такую интересную книгу…

И вот проходит пять минут, десять минут… И вы всё время перескакиваете с темы на тему, а заканчивается беседа вообще рецептом салата с креветками. А вы всего-то хотели узнать – что задали на выходные по физике…

Получается, что устная речь слишком спонтанна и непредсказуема. В ней мы постоянно перебиваем друг друга, перескакиваем с темы на тему.

К тому же, беседа может прерваться, и мы вообще не закончим мысль.

И здесь у нас появляется проблема. Ведь большую часть времени мы как раз общаемся устно. А это не лучший пример стройного текста. Именно поэтому нам нужно учиться строить нормальные тексты – чтобы и речь наша стала стройной.

Но что такое – нормальный текст и как он выглядит?

Уже понятно, что текст – это речь, которая организована определённым образом. Но каким именно образом? Как можно отличить текст и что у него должно обязательно быть?

Для начала, текст должен кто-то создавать. Так что у текста должен быть автор.

Автор может быть один. Или их может быть двое, трое, целый коллектив – как в учебниках.

Автор текста может быть нам неизвестен, однако он обязательно есть.

Текст должен быть целостным.

Если мы читаем какую-то книгу – мы должны внятно осознавать, что лежит в ее основе. Например – это книга, в которой главные герои сражаются с монголо-татарами.

То есть, у каждого текста есть тема, которая объединяет все его части по смыслу. Тема часто отображается в заголовке. Мы можем дать нашей книге заглавие – что-нибудь вроде «С мечом наголо». Однако бывают и довольно загадочные заглавия, так что заглавие не всегда связано с темой.

Ещё у текста есть композиция. Чаще всего у каждого текста есть какой-то зачин. Потом идёт развитие мысли или основные действия. Наконец, следует заключение.

Причём, каждый из этих элементов имеет свои речевые средства и свои приёмы – например, сказки часто начинаются с «жили-были».

Все части композиции, как правило, объединяются единым стержнем, то есть основной мыслью текста.

Итак, что такое текст?

Это некое целостное произведение, у которого есть начало, структура развития мысли и конец.

У текста есть автор. В тексте всё тесно взаимосвязано.

В тексте тесно связываются не только форма и содержание, но и составные элементы вообще.

Из чего состоит текст? Конечно, из предложений. Правда, предложения могут объединяться ещё и в абзацы. Иначе их ещё называют сложным синтаксическим целым. И все эти предложения должны быть связаны между собой. Чем? И как построить хороший текст?

Посмотрим на средства связи элементов в тексте. Для этого сочиним небольшой текст.

Владислав с опаской оглянулся. Он не был уверен, что поступает правильно.

Здесь мы связали первых два предложения при помощи местоимения он.

После того, как мы назвали наш предмет или признак, существительные и прилагательные в следующих предложениях часто заменяются

местоимениями или местоименными наречиями.

Добавим ещё одно предложение.

Однако отступать было поздно.

И здесь мы уже привязали к тексту третье предложение при помощи союза однако.

Так что предложения в тексте часто связываются при помощи сочинительных союзов. Например, а, и, но и так далее.

И ещё одно предложение:

Вздохнув, юноша начал спускаться в подвал.

Владислав у нас в этом предложении стал юношей. А значит, известные слова в следующих предложениях мы можем заменять не только местоимениями, но и синонимами.

Продолжаем писать наш текст.

Этот подвал как раз и привлёк его внимание во время прогулки.

Стоп. Но ведь подвал уже был в предыдущем предложении! Здесь мы для усиления выразительности применили

повтор слов – мы зафиксировали на подвале внимание читателя. Для этого можно использовать и однокоренные слова. Но слишком увлекаться повторами не стоит – это может стать стилистической ошибкой.

К слову, в этом предложении у нас есть ещё и местоимения.

Добавим ещё предложение.

Во-первых, двери были заперты уж слишком крепко, а во-вторых, за дверями слышались шорохи.

Для связи явно используются вводные слова во-первых и во-вторых.

Вводными словами часто пользуются для связи предложений в тексте. Итак, с одной стороны, так что, таким образом – и другие слова и выражения могут помочь выстроить повествование правильно.

Добавим ещё одно предложение.

Дверь поддалась не сразу, с ней пришлось повозиться.

А почему мы написали предложение с красной строки? Потому что оно начинает новую подтему. До этого мы обрисовывали общую информацию, а теперь начался основной сюжет.

Добавим ещё одно предложение.

Да и спускаться было отчаянно страшно: что-то неведомое булькало и ухало во тьме. Здесь у нас есть средство связи – частица «да и».

Но неужели предложения в тексте связываются только вот такими явными средствами связи, которые можно сразу обозначить? А если их нет – предложения что, не связаны?

Нет. Ведь есть ещё смысловой уровень, организация текста.

Посмотрим на текст, который мы начали составлять. В нём встречаются названия одних и тех же предметов, мы говорим об одном герое. Владислав, подвал, двери… всё это объединяют текст. Такая связь называется предметной.

Но у нас ещё и место действия одно: возле подвала, а потом в подвале. В тексте часто действие происходит в определенной локации. Это может быть город, дом, комната и так далее. В крупных текстах локаций может быть много, но они все равно объединяют элементы текста.

То же самое и со временем. Ясно, что действия у нас происходят в одно и то же время. Единство времени может быть разным – год, утро, вечер… Обычно в тексте это может проявляться в единстве форм времени в глаголах.

Попробуем в последнем предложении поменять в двух глаголах прошедшее время на настоящее. Предложение сразу начинает выделяться, выпадать из основного текста.

Иногда это может стать особым художественным приёмом. Но обычно становится ошибкой.

Итак, при помощи чего связываются элементы в тексте?

При помощи местоимений и местоименных наречий.

При помощи синонимов.

При помощи повторов слов и однокоренных слов.

Для связи элементов текста могут использоваться союзы.

Предложения связываются при помощи вводных слов.

Красная строка тоже может выступать как средство связи.

На протяжении всего текста наблюдается предметная связь.

Элементы текста объединяются при помощи пространственной связи.

И при помощи временной связи.

Проанализируйте виды и средства связи между частями текста. ГДЗ. Упр. 128, Русский язык, 10-11 класс, Власенков А.И., Рыбченкова Л.М.

Проанализируйте виды и средства связи между частями текста в от­рывке из романа Л. Толстого «Война и мир».
 
К десяти часам уже человек двадцать унесли с батареи; два орудия были разбиты, чаще и чаще на батарею попадали снаряды и залетали, жужжа и свистя, дальние пули. Но люди, бывшие на батарее, как будто не замечали этого; со всех сторон слышался весёлый говор и шутки. <…>
Пьер замечал, как после каждого попавшего ядра, по­сле каждой потери всё более и более разгоралось общее оживление.
Как из придвигающейся грозовой тучи, чаще и чаще, светлее и светлее вспыхивали на лицах всех этих людей (как бы в отпор совершающегося) молнии скрытого, раз­горающегося огня.
Пьер не смотрел вперёд на поле сражения и не интересо­вался знать о том, что там делалось: он весь был поглощён в созерцание этого, всё более и более разгорающегося огня, ко­торый точно так же (он чувствовал) разгорается и в его душе.
В десять часов пехотные солдаты, бывшие впереди ба­тареи в кустах и по речке Каменке, отступили. С батареи видно было, как они пробегали назад мимо неё, неся на ружьях раненых. Какой-то генерал со свитой вошёл на курган и, поговорив с полковником, сердито посмотрев на Пьера, сошёл опять вниз, приказав прикрытию пехоты, стоявшему позади батареи, лечь, чтобы менее подвергаться выстрелам. Вслед за этим в рядах пехоты, правее батареи, послышался барабан, командные крики, и с батареи видно было, как ряды пехоты двинулись вперёд. <…>
Через несколько минут толпы раненых и носилок про­шли оттуда. На батарею всё чаще стали попадать снаря­ды. Несколько человек лежали неубранные. Около пушек хлопотливее и оживлённее двигались солдаты. Никто уже не обращал внимания на Пьера. Раза два на него сердито крикнули за то, что он был на дороге. Старший офицер, с нахмуренным лицом, большими, быстрыми шагами пере­ходил от одного орудия к другому. Молоденький офицерик, ещё больше разрумянившись2, ещё старательнее командо­вал солдатами. Солдаты подавали заряды, поворачивались, заряжали и делали своё дело с напряжённым щегольством. Они на ходу подпрыгивали, как на пружинах.
Грозовая туча надвинулась, и ярко во всех лицах горел тот огонь, за разгоранием которого следил Пьер.
 
1.    В 1-м абзаце найдите все глаголы-сказуемые. В какой форме они употреблены, что общего в их форме и какую это играет роль для связи между предложениями в тексте? Как называется этот способ связи?
2.    Сохраняется ли этот способ связи предложений в следующем абзаце? Подтвердите свой вывод.
3.    Какие ещё средства связи между предложениями и абзацами используются в этом тексте? Прочитайте внимательно текст и подумайте.
4.    Проследите, как в тексте подчёркивается единство темы: ход времени и нарастание события. Найдите и выпишите такие слова-связки.

Онлайн тест по Русскому языку по теме Средства связи предложений в тексте

Для того чтобы предложения дополняли друг друга по смыслу и составляли единый каркас текста, их связывают между собой. Существует несколько способов связи: лексический и морфологический.

К средствам первого способа относятся:

1)Лексические повторы, то есть повторы одного и того же слова или однокоренных слов. Например, «Весной на дереве распустились первые листочки. Маленькие листья были едва зеленые.»

2)Синонимы. «Поэт в своем стихотворении описал любовь отца к сыну. Его восьмистишие растопило сердца многих читателей.»

3)Антонимы. «Наш мир закончился. Наступила война между бывшими друзьями. «

4)Описательный оборот. «Девушка в синем платье что-то промолвила, но мы её не услышали. Тем же вечером она завела речь о животных.»

В роли особого средства связи выступает синтаксический параллелизм, при котором в нескольких предложениях имеется одинаковый порядок их членов и частей речи. «Я звал тебя, но ты не оглянулась. Я слезы лил, но ты не снизошла.»

Средствами морфологического способами являются:

1)Союзы или частицы с начале предложений. «Он был сильным. Но с каждым днем становился все слабее.»

2)Местоимения. «Собаки бегали по лужайке и громко гавкали. Они разбудили ребенка, лежавшего в коляске.»

3)Наречия. «Сначала мы поехали на охоту. Затем пошли купаться на речку.»

Неполные предложения также способствуют образованию связей в тексте. «Знаешь, что люблю? Свой дом, природу вокруг…»

Таким образом, мы рассмотрели тему, изучаемую школьниками в 5 классе. Важно внимательно ознакомиться с каждым способом, попробовать придумать примеры предложений и затем закрепить пройденный материал тестированием.



Пройти тест онлайн

1. На скольких уровнях связываются слова в предложениях? 2. Назовите уровни связи слов в предложении. 3. Назовите лексические средства связи предложений в тексте. 4. Назовите грамматические средства связи предложений в тексте. 5. Описательный оборот — это… 6. Синтаксический параллелизм — это… 7. Обращение это — это… 9. Риторический вопрос — это… 10. Повтор — это…

Показать результат


Может быть интересно


Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий

Спасибо за комментарий, он будет опубликован после проверки

Средства связности текста (определение и примеры)

Существуют различные средства связности текста:

  • смысловые,
  • лексические,
  • грамматические,
  • стилистические,
  • интонационные,
  • графические.

Смысловые средства оформляются смысловыми отношениями, в которые вступают понятия, факты в тексте.

Лексические средства связности текста

К ним относятся:

1) Лексический повтор

т. е. повтор  слова или словоформы, однокоренных слов для связи предложений. » Этот повтор помогает сохранить единство темы текста.

Его иногда считают речевой ошибкой, но это не всегда так. Например, в научном или официально-деловом стилях повтор — основное средство связности (Посмотрите, как часто в предложениях, которые вы только что прочли, используется слово «повтор»). Иногда лексический повтор может композиционно организовывать текст (например, стихотворение С.Есенина » Шаганэ ты моя, Шаганэ»).

 2) Синонимическая замена

т.е. замена слова в одном предложении словом или словосочетанием в другом предложении. Синонимическая замена используется там, где необходима красочность речи, ее образность (в публицистике, в художественной литературе и т.д.)

«Осень необыкновенно хороша в сентябре. Солнце в эту пору еще пригревает землю.» 

Отношения «род — вид», т.е. в одном предложении употребляется слово в более широком значении, в следующем предложении — слово, значение которого включено в значение первого слова.

«В этом лесу много милых сердцу русских деревьев. Но прежде всего замечаешь белые стволы берез».

3) Слова одной тематической группы

«Карамазовых в русской жизни много, но все-таки не они определяют курс корабля. Матросы важны, но еще важнее для капитана парусника румпель и звезда, на которую ориентируют идеал.»

Основная мысль автора этого отрывка академика Д.С.Лихачева  метафорически передается словами одной тематической группы «курс корабля», «капитан», «парусник», «румпель».

Как лексические средства связности могут быть использованы антонимы, многозначные слова, омонимы и другие лексические явления.

Грамматические средства связности текста

Сюда относят:

1) единство видо-временных форм глагола

т.е. в одном тексте, как правило, глаголы употребляются в форме одного вида и одного времени.

Если вы начинаете рассказ в прошедшем времени, то и продолжать вы его будете также. При описании чего-либо, например, используются глаголы несовершенного вида.

«Этот новый (Полтавский) лагерь замыкался с тыла крутым спуском к Ворскле. На правом фланге его была лощина, в которой находился прежний лагерь. Левый фланг упирался в лес, который тянулся до Полтавского монастыря.»

Все глаголы в этом фрагменте — несовершенного вида прошедшего времени.

2) Местоименная замена

она используется очень широко как средство связности.

Общеизвестно, что слово одного предложения можно заменить в другом предложении местоимением.

«Когда-то здесь находился город Брест. Его перенесли в сторону и на этом очень выгодном для обороны месте поставили крепость.

3) Союзы, частицы, вводные слова, модальные слова.

Союзы, частицы, модальные слова  довольно часто выступают средствами связности. Эти средства позволяют поддерживать логику текста (например, вводные слова с одной стороны, с другой стороны, итак  и др. ), усиливать ту или иную смысловую нагрузку текста

«На снимке Брестская крепость. Вернее, только ее малая, центральная часть».

4) наречия и слова с пространственным и временным значением (сегодня, завтра, впереди, сзади, неподалеку и под.

Сегодня кольцо во многих местах разорвано. До сорок первого года оно было сплошным, с тремя воротами».

Нужно сказать, что в одном и том же тексте связи употребляются комплексно, т.е. при дистантной или контактной связи могут использоваться несколько типов связи. Так, в предыдущем примере, помимо местоименной замены (кольцо — оно), используются слова с временным значением (сегодня — до сорок первого года) и антонимы (разорвано- было сплошным).

5) предложения-скрепы

которые не несут никакой смысловой нагрузки, они предназначены  именно для связи предложений

( например,часто таким предложением является предложение  — «Об этом будет сказано ниже» —   и ему подобные).

Стилистические средства связности текста

К ним относятся слова, словоформы, которые подчеркивают либо эмоциональную окраску всего текста, либо однородность слов для данного текста (например, в научном тексте такую нагрузку несут термины).

Например,

Отношение между классами речедеятелей называется этосом речевых коммуникаций. Вне успешного регулирования речевых коммуникаций общество приходит в состояние смуты. Как показывает история,  далеко не всегда удается наладить успешное регулирование отношений между речедеятелями. От регулирования этоса речевых коммуникаций зависит прогресс, стагнация или деградация общества.

(помимо других средств, в этом отрывке связность текста поддерживается подчеркнутыми словами, которые создают единую стилистическую окраску текста)

Как стилистические средства используются тропы и стилистические фигуры

Интонационные средства  — это паузы, ритм речи, интонация

Графическими средствами являются:

  • знаки препинания,
  • красная строка,
  • шрифты,
  • выделения

(Если вы работаете на компьютере, с этими средствами вы хорошо знакомы).

Материалы публикуются с личного разрешения автора — к.ф.н. Мазневой О.А.

Вам понравилось? Не скрывайте от мира свою радость — поделитесь

Различные типы связи и каналы

Типы связи

Существует три типа общения, в том числе: вербальное общение, при котором слушают человека, чтобы понять смысл сообщения, письменное общение, при котором сообщение читается, и невербальное общение, при котором наблюдают за человеком и делают вывод о его значении. Начнем с вербального общения, которое является наиболее распространенной формой общения.

Устное общение

Вербальное общение в бизнесе происходит по телефону или лично.Средство сообщения устное. Вернемся к нашему примеру с картриджем для принтера. На этот раз сообщение передается от отправителя (менеджера) получателю (сотруднику по имени Билл) по телефону. Мы уже видели, как просьба менеджера к Биллу («Купите еще картриджей с тонером для принтеров!») может не сработать. Теперь давайте посмотрим, как одно и то же сообщение может успешно пройти от отправителя к получателю.

Менеджер (говорит по телефону): «Доброе утро, Билл!»

( Используя имя сотрудника, менеджер устанавливает четкую личную связь с получателем .)

Менеджер: «Показатели вашего подразделения выглядят великолепно».

( Признание менеджером роли Билла в команде-победителе еще больше персонализирует и эмоционирует разговор .)

Менеджер: «Наш следующий шаг — заказать дополнительные картриджи с тонером для принтера. Разместите ли вы заказ на 1000 картриджей с тонером для принтеров в компании Jones Computer Supplies? Наш бюджет на эту покупку составляет 30 000 долларов, и картриджи с тонером для принтера должны быть готовы к полудню среды.

( Менеджер разбивает задачу на несколько шагов. Каждый шаг состоит из конкретной задачи, временных рамок, количества или цели . )

Билл: «Конечно! Я позвоню в компанию Jones Computer Supplies и закажу еще 1000 картриджей с тонером для принтеров на общую сумму не более 30 000 долларов, которые должны быть здесь к полудню среды».

( Билл, образцовый сотрудник, повторяет то, что он услышал. Это часть обратной связи в общении. Обратная связь помогает ему распознать любую путаницу, которая могла возникнуть у него, когда он услышал сообщение менеджера.Обратная связь также помогает менеджеру понять, правильно ли он передал сообщение .)

Рассказывание историйРассказ о событии или событиях. было показано, что это эффективная форма вербального общения, которая выполняет важную организационную функцию, помогая создавать общие значения для людей внутри организации. Истории могут помочь прояснить ключевые ценности, а также продемонстрировать, как выполняются определенные задачи в организации. Частота, сила и тон историй связаны с более высокой организационной приверженностью. Качество историй связано со способностью предпринимателей обеспечить капитал для своих фирм.

Хотя процесс может быть таким же, общение с высокими ставками требует больше планирования, размышлений и навыков, чем обычные повседневные взаимодействия на работе. Примеры коммуникационных мероприятий с высокими ставками включают просьбу о повышении или представление бизнес-плана венчурному капиталисту. В дополнение к этим событиям в нашей профессиональной жизни часто случаются важные разговоры, дискуссии, в которых ставки высоки, мнения расходятся, а эмоции переполняются., которые определяются как дискуссии, в которых не только высоки ставки, но и мнения расходятся, а эмоции переполняются. Одна из наиболее последовательных рекомендаций экспертов по коммуникациям — работать над использованием «и» вместо «но» при общении в этих обстоятельствах. Кроме того, следите за своим стилем общения и практикуйте гибкость; именно в стрессовых ситуациях стили общения могут стать наиболее жесткими.

OB Toolbox: 10 рекомендаций по улучшению качества ваших разговоров

  1. Будьте первым, кто поздоровается с .Используйте свое имя во введении, если другие его забыли.
  2. Подумай, прежде чем говорить . Наш импульс часто состоит в том, чтобы подражать фильмам, предлагая быстрые и остроумные ответы в разговоре. В реальном мире осторожное молчание может заставить нас казаться более умными и предотвратить ошибки.
  3. Будьте восприимчивы к новым идеям . Если вы не согласны с мнением другого человека, фраза «Расскажите мне больше» может быть более полезным способом продвижения вперед, чем фраза «Это глупо!»
  4. Повторите чье-то имя про себя, а затем вслух, когда вас представляют .Форма имени, которое вы используете, может быть разной. Имена работают со сверстниками. Мистер или мисс обычно встречаются при встрече с начальством в бизнесе.
  5. Задать вопрос . Это подтверждает ваш интерес к другому человеку.
  6. Слушай столько же, если не больше, сколько говоришь . Это позволяет вам узнавать новую информацию.
  7. Использовать зрительный контакт . Зрительный контакт показывает, что вы заняты. Кроме того, обязательно улыбайтесь и убедитесь, что ваш язык тела соответствует вашему сообщению.
  8. Отразить другого человека . Время от времени повторяйте то, что они сказали, своими словами. «Ты имеешь в виду… ?»
  9. Подготовьте стратегию выхода . Идеальные разговоры должны быть короткими, и другим хочется большего.
  10. Будьте готовы . Прежде чем начать разговор, запомните три простых факта о себе и четыре вопроса о другом человеке.

Источник: адаптировано из информации, содержащейся в Gabor, D. (1983). Как начать разговор и подружиться . Нью-Йорк: Наследие; Пост, Э. (2005). Преимущество этикета Эмили Пост в бизнесе . Нью-Йорк: Коллинз Ливинг; Файн, Д. (2005). Искусство светской беседы . Нью-Йорк: Гиперион.

Письменное сообщение

В отличие от устного общения, которое является устным, письменное деловое общение представляет собой печатных сообщений .Примеры письменных сообщений включают служебные записки, предложения, электронные письма, письма, учебные пособия и операционные политики. Они могут быть напечатаны на бумаге или отображаться на экране. Письменное общение часто асинхронно. То есть отправитель может написать сообщение, которое получатель может прочитать в любое время, в отличие от разговора, который ведется в реальном времени. Письменное сообщение также может быть прочитано многими людьми (например, всеми сотрудниками отдела или всеми клиентами). Это общение «один ко многим», в отличие от разговора один на один.Конечно, есть исключения: голосовая почта — это устное сообщение, которое является асинхронным. Конференц-связь и выступления представляют собой устное общение «один ко многим», а электронная почта может иметь только одного получателя или многих.

Обычно устное общение происходит в режиме реального времени. Письменное общение, напротив, может быть построено в течение более длительного периода времени. Это также может быть совместным. Несколько человек могут внести свой вклад в содержимое одного документа, прежде чем этот документ будет отправлен целевой аудитории.

Устные и письменные коммуникации имеют разные сильные и слабые стороны. В бизнесе решение общаться в устной или письменной форме может иметь большое значение. Как мы увидим ниже, каждый стиль общения имеет свои сильные и слабые стороны. Решая, следует ли общаться устно или письменно, спросите себя: Хочу ли я передать факты или чувства ? Вербальное общение — лучший способ передать чувства. Письменные сообщения лучше передают факты.

Представьте менеджера, произносящего речь перед командой из 20 сотрудников. Менеджер говорит в обычном темпе. Сотрудники проявляют заинтересованность. Но сколько информации передается? Вероятно, не так много, как считает спикер. Дело в том, что люди слушают намного быстрее, чем говорят. Средний оратор общается со скоростью около 125 слов в минуту, и этот темп хорошо воспринимается аудиторией. (На самом деле, все, что быстрее этого, вероятно, прозвучало бы необычно.Чтобы представить эту цифру в перспективе, человек, участвующий в оживленной беседе, произносит около 150 слов в минуту.) Основываясь на этих цифрах, мы можем предположить, что аудитория имеет более чем достаточно времени, чтобы вникнуть в каждое произнесенное говорящим слово, что фактически создает проблема. В среднем человек в аудитории может слышать от 400 до 500 слов в минуту. У аудитории более чем достаточно времени , чтобы услышать. В результате их мысли могут блуждать.

Как видите, устное общение является наиболее часто используемой формой общения, но оно также по своей сути несовершенное средство передачи конкретных фактов.Мысли слушателей блуждают. Ничего личного — на самом деле это совершенно нормальное психологическое явление. В бизнесе, как только мы поймем этот факт, мы сможем сделать более разумный выбор коммуникации, исходя из того, какую информацию мы хотим передать.

Рисунок 8.7

Средства связи прошли долгий путь со времен первого телефона Александра Грэма Белла.

Большинство профессий в той или иной степени связаны с письмом.По данным Национальной комиссии по писательству, 67% наемных служащих в крупных американских компаниях и профессиональных государственных служащих несут ту или иную ответственность за писательство. Половина опрошенных компаний сообщили, что они учитывают письменное оформление при найме профессиональных сотрудников, а 91% всегда учитывают письменное оформление при приеме на работу. К счастью, можно научиться писать четко.

Вот несколько советов, как правильно писать. Томас Джефферсон сформулировал правила хорошего письма этой идеей: «Не используйте два слова, когда достаточно одного.Иными словами, половина слов может иметь двойное влияние. Один из старейших мифов в бизнесе заключается в том, что, если мы напишем больше, мы будем казаться более важными. Верно и обратное. Лидеры, которые могут общаться просто и ясно, создают более сильный имидж, чем те, кто много пишет, но ничего не говорит.

Претворение правил Джефферсона в жизнь: пять способов общаться больше с меньшим количеством слов

  1. Представьте себе получателя, прежде чем вы начнете писать .Ведь письменное общение является связующим звеном между людьми.
  2. Выберите простые слова . Если вы сомневаетесь, выберите более короткое слово («Автомобиль или автомобиль? Автомобиль!»)
  3. Будьте вежливы и ясны . Ваше сообщение окажет сильное и четкое воздействие.
  4. Сделайте свое сообщение кратким и прямым, обрезав лишние слова или фразы . «Изучив таким образом наш первый вариант, я хотел бы теперь приступить к изучению второго варианта, который может быть открыт для нас.» против «После рассмотрения варианта 1 я хотел бы рассмотреть вариант 2».
  5. Выберите сильные, активные глаголы . «Я предлагаю…» вместо «Мне кажется, что мы могли бы…»

Помните, что лаконичный текст означает эффективное общение.

Невербальное общение

То, что вы говорите, является жизненно важной частью любого общения. Удивительно, но то, что вы не говорите , может быть даже более важным.Исследования показывают, что невербальные сигналы также могут повлиять на то, получите ли вы предложение о работе. Судьи, изучавшие видеозаписи реальных соискателей, смогли оценить социальные навыки кандидатов на работу с выключенным звуком. Они наблюдали за скоростью жестикулирования, временем, потраченным на разговоры, и формальностью в одежде, чтобы определить, какие кандидаты будут наиболее успешными в социальном плане на этой работе. Исследования также показывают, что 55% личного общения происходит за счет невербальных сигналов, таких как выражение лица, положение тела и тон голоса.Согласно одному исследованию, только 7% понимания сообщения получателем основано на реальных словах отправителя, 38% основано на параязыке (тон, темп и громкость речи) и 55% основано на невербальных сигналах. (язык тела). Чтобы быть эффективными коммуникаторами, наш язык тела, внешний вид и тон должны соответствовать словам, которые мы пытаемся передать. Исследования показывают, что когда люди лгут, они чаще моргают, переносят свой вес и пожимают плечами.

Другой тон может изменить воспринимаемое значение сообщения.Посмотрите в таблице ниже, насколько ясно, что это может быть правдой. Если бы мы только читали эти слова, мы бы удивились, но во время разговора тон передает очень много информации.

Не используй этот тон со мной!

Изменение тона может кардинально изменить смысл.

Таблица 8.1

Размещение упора Что это значит
Я не сказал Джону, что ты опоздал. Кто-то еще сказал Джону, что вы опоздали.
Я сказал , а не Джону, что ты опоздал. Этого не произошло.
Я не сказал Джону, что ты опоздал. Возможно, я подразумевал это.
Я не сказал Джону что ты опоздал. Но, может быть, я сказал Шэрон и Хосе.
Я не сказал Джону что ты опоздал. Я говорил о другом.
Я не сказал Джону, что ты опоздал. Я сказал ему, что вы все еще опаздываете.
Я не говорил Джону, что ты опоздал . Я сказал ему, что ты идешь на другое собрание.

Источник: на основе идей Kiely, M. (октябрь 1993 г.). Когда «нет» означает «да». Маркетинг , 7–9.

Теперь вы видите, как изменение тона голоса в разговоре может спровоцировать или рассеять недопонимание. В качестве другого примера представьте, что вы клиент, заинтересованный в открытии нового банковского счета.В одном банке банковский служащий опрятно одет. Она смотрит вам в глаза, когда говорит. Тон у нее дружелюбный. Ее слова просты для понимания, но звучат профессионально. «Спасибо, что обратили внимание на Bank of the East Coast. Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти», — говорит она с дружелюбной улыбкой. Во втором банке запачкан галстук банковского служащего. Он смотрит поверх вашей головы и вниз на свой стол, когда он говорит. Он ерзает на стуле и ерзает руками.Его слова говорят: «Спасибо, что обратили внимание на Bank of the West Coast. Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти, — но он бормочет слова, и в его голосе нет ни энтузиазма, ни тепла. Какой банк вы бы выбрали? Язык тела говорящего должен соответствовать его словам. Если слова отправителя и язык тела не совпадают — например, если отправитель улыбается, рассказывая грустную историю, — несоответствие между вербальными и невербальными сигналами может вызвать у получателя активную неприязнь к отправителю.

Ниже приведены несколько примеров невербальных сигналов, которые могут поддержать или отвлечь внимание от сообщения отправителя.

Язык тела

Простое эмпирическое правило заключается в том, что простота, прямота и теплота говорят об искренности. Искренность жизненно важна для эффективного общения. В некоторых культурах крепкое рукопожатие теплой сухой рукой — отличный способ установить доверие. Слабое липкое рукопожатие может свидетельствовать об отсутствии доверия.Закусывание губ говорит о неуверенности. Прямая улыбка выражает уверенность.

Контакт с глазами

В бизнесе стиль и продолжительность зрительного контакта сильно различаются в зависимости от культуры. В Соединенных Штатах смотреть кому-то в глаза (около секунды) считается признаком благонадежности.

Выражение лица

Человеческое лицо может отображать тысячи различных выражений. Эти выражения были расшифрованы экспертами как соответствующие сотням различных эмоциональных состояний. Наши лица передают основную информацию внешнему миру. Счастье ассоциируется с вздернутым ртом и слегка прикрытыми глазами; страх с открытым ртом и широко раскрытыми глазами. Бегающие глаза и поджатые губы говорят об отсутствии доверия. Воздействие мимики в разговоре мгновенно. Наш мозг может зарегистрировать их как «чувство» по поводу чьего-то характера. По этой причине важно учитывать то, как мы выглядим в бизнесе, а также то, что мы говорим.Мышцы нашего лица передают наши эмоции. Мы можем отправить молчаливое сообщение, не говоря ни слова. Изменение выражения лица может изменить наше эмоциональное состояние. Например, перед собеседованием, если мы сосредоточимся на том, чтобы чувствовать себя уверенно, наше лицо передаст эту уверенность интервьюеру. Улыбка (даже если мы чувствуем стресс) может снизить уровень стресса в организме.

Поза

Положение нашего тела относительно стула или другого человека является еще одним мощным молчаливым посланником, который передает заинтересованность, отчужденность, профессионализм или его отсутствие. Голова вверх, спина прямая (но не жесткая) предполагает прямоходящий характер. В ситуациях интервью эксперты советуют отражать тенденцию интервьюера наклоняться и откидываться на спинку сиденья. Тонкое повторение позы другого человека показывает, что мы слушаем и отвечаем.

Сенсорный

Значение простого прикосновения различается у разных людей, полов и культур. В Мексике, занимаясь бизнесом, мужчина может поймать себя на том, что другой мужчина схватил его за руку.Отстранение считается грубым. В Индонезии прикосновение кого-либо к голове или прикосновение к чему-либо ногой считается крайне оскорбительным. На Дальнем Востоке и в некоторых частях Азии, по словам писателя делового этикета Назира Дауда, «для женщины считается невежливым пожимать мужчине руку». Американцы, как мы уже отмечали выше, придают большое значение крепкому рукопожатию. Но рукопожатие как соревновательный вид спорта («костодробилка») может показаться излишне агрессивным как дома, так и за границей.

Космос

Антрополог Эдвард Т.Холл ввел термин проксемика для обозначения различных видов дистанции, возникающей между людьми. Эти расстояния варьируются в зависимости от культуры. В приведенной ниже таблице показаны основные проксемики повседневной жизни и связанные с ними значения.

Рисунок 8.9

Расстояние между говорящими частично определяется их уровнем близости.

Источник: Hall, ET (1966). Скрытое измерение . Нью-Йорк: Даблдей.

Если вы стоите слишком далеко от коллеги (дистанция публичных выступлений) или слишком близко к коллеге (близкая дистанция для объятий), это может помешать эффективному вербальному общению в бизнесе.

Каналы связи

Канал или среда, используемая для передачи сообщения, влияет на то, насколько точно будет получено сообщение. Каналы различаются по своей «информационной насыщенности». Информационно-насыщенные каналы передают больше невербальной информации. Исследования показывают, что эффективные менеджеры, как правило, используют более богатые информацией каналы связи, чем менее эффективные менеджеры. На рисунке ниже показано информационное богатство различных каналов.

Рисунок 8.10

Информационные каналы отличаются своей насыщенностью.

Источники: адаптировано из информации Daft, R.Л. и Ленге, Р. Х. (1984). Информационное богатство: новый подход к управленческому поведению и организационному дизайну. В B. Staw & L. Cummings (Eds.), Исследования организационного поведения, том . 6 (стр. 191–233). Гринвич, Коннектикут: JAI Press; Ленгель, Р. Х., и Дафт, Д. Л. (1988). Выбор средств коммуникации как исполнительский навык. Академия управления Executive , 11 , 225–232.

Ключом к эффективному общению является соответствие канала связи цели сообщения. Например, письменные носители могут быть лучшим выбором, когда отправитель хочет получить запись содержимого, ему менее срочно нужен ответ, он физически отделен от получателя и не требует много обратной связи от получателя или когда сообщение сложное, и его понимание может занять некоторое время.

Устное общение, с другой стороны, имеет больше смысла, когда отправитель передает деликатное или эмоциональное сообщение, нуждается в немедленной обратной связи и не нуждается в постоянной записи разговора.

Рисунок 8.11 Руководство по использованию письменного и устного общения

Подобно разговорам лицом к лицу и телефонным разговорам, видеоконференции содержат большое количество информации, поскольку получатели и отправители могут видеть или слышать не только используемые слова — они могут видеть язык тела отправителя или слышать тон его голоса. Портативные устройства, блоги, письменные письма и заметки предлагают каналы средней насыщенности, потому что они передают слова, изображения или фотографии. Официальные письменные документы, такие как юридические документы и таблицы бюджета, содержат наименьшее количество информации, потому что их формат часто является жестким и стандартизированным. В результате тон сообщения часто теряется.

Рост электронной почты был впечатляющим, но он также создал проблемы в управлении информацией и увеличении скорости ведения бизнеса. Более 100 миллионов взрослых в США пользуются электронной почтой хотя бы раз в день. Интернет-пользователи во всем мире отправляют около 60 миллиардов электронных писем каждый день, и большая часть из них является спамом или попытками мошенничества.Это делает электронную почту вторым по популярности средством коммуникации в мире, уступая только голосовой связи. В наши дни менее 1% всего письменного человеческого общения доходит до бумаги. Чтобы бороться с чрезмерным использованием электронной почты, такие компании, как Intel, даже ввели «пятницы без электронной почты». В это время вся связь осуществляется через другие каналы связи. Научиться быть более эффективным в общении по электронной почте — важный навык. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с набором инструментов OB о том, что можно и чего нельзя делать с деловой электронной почтой.

OB Toolbox: Деловая электронная почта, что можно и чего нельзя делать

  1. НЕ отправляйте и не пересылайте электронные письма по цепочке.
  2. НЕ ОТПРАВЛЯЙТЕ в электронное письмо ничего, что вы не хотите, чтобы мир увидел.
  3. НЕ пишите сообщение заглавными буквами — это равносильно КРИЧУ.
  4. НЕ ЗАПИСЫВАЙТЕСЬ на всех подряд. Уменьшение беспорядка в папке «Входящие» — отличный способ улучшить общение.
  5. НЕ НАЖИМАЙТЕ отправить, пока вы не проверите свою электронную почту.
  6. НЕОБХОДИМО использовать строку темы, которая резюмирует ваше сообщение, корректируя ее по мере изменения сообщения с течением времени.
  7. СДЕЛАЙТЕ запрос в первой строке электронного письма. (И если это все, что вам нужно сказать, остановитесь!)
  8. НЕОБХОДИМО заканчивать свое электронное письмо краткой подписью, например «Спасибо», а затем вашим именем и контактной информацией.
  9. Считайте рабочую электронную почту обязательной.
  10. НЕОБХОДИМО сообщить другим, если вы получили электронное письмо по ошибке.

Важное, хотя часто игнорируемое правило при передаче эмоциональной информации заключается в том, что недостаток информации в электронной почте может быть вашей потерей. Как мы видели на приведенной выше диаграмме, электронная почта является каналом средней насыщенности. Он может быстро передавать факты. Но когда дело доходит до эмоций, недостатки электронной почты делают ее гораздо менее желательным выбором, чем устное общение — 55% невербальных сигналов, которые делают разговор понятным для слушателя, отсутствуют. Исследователи также отмечают, что читатели электронной почты не замечают сарказма и других тональных аспектов письма так сильно, как полагает автор.

Отправитель может полагать, что в сообщение включены определенные эмоциональные обозначения. Но только с письменными словами этих означающих нет. Этот разрыв между формой и содержанием электронной почты вдохновил на появление смайликов — символов, которые дают ключ к разгадке эмоциональной стороны слов в каждом сообщении. Однако, вообще говоря, смайлики не считаются профессиональными в деловом общении.

Вам может быть неудобно передавать эмоционально нагруженное сообщение в устной форме, особенно если сообщение содержит нежелательные новости.Отправить электронное письмо своим сотрудникам о том, что бонусов в этом году не будет, может показаться проще, чем сообщить плохие новости лично, но это не означает, что электронная почта является эффективным или подходящим способом сообщить об этом. новостей. Когда сообщение эмоциональное, отправитель должен использовать вербальную коммуникацию. Действительно, хорошее эмпирическое правило заключается в том, что более эмоционально нагруженные сообщения требуют большего внимания при выборе канала и способа их передачи.

Карьерный совет

Общение может происходить без вашего ведома.Подумайте над следующим: Является ли ваше имя электронной почты профессиональным? Типичное соглашение для деловой электронной почты содержит некоторую форму вашего имени. Хотя имя электронной почты, такое как «LazyGirl» или «DeathMonkey», может подойти для онлайн-чата с вашими друзьями, оно может послать неверный сигнал людям, которым вы пишете по электронной почте, например профессорам и потенциальным работодателям.

Является ли ваше приветствие исходящей голосовой почты профессиональным ? Если нет, измените его. Преподаватели и потенциальные рекрутеры сделают определенные выводы, если, позвонив вам, они получат кричащее сообщение: «Вечеринка, вечеринка, вечеринка!»

У вас есть «частная» социальная сеть на MySpace.com, Facebook.com или Xanga.com ? Если да, подумайте, что это говорит о вас работодателям или клиентам. Если это информация, которой вы не стали бы делиться на работе, ее, вероятно, не должно быть там.

Недавно гуглил себя ? Если нет, то вам, вероятно, следует. Потенциальные работодатели начали поиск в Интернете в рамках проверки биографических данных, и вы должны знать, что там о вас.

Направление коммуникации внутри организаций

Как мы видели, информация может перемещаться горизонтально, от отправителя к получателю.Он также может перемещаться вертикально вниз от высшего руководства или вверх от передовой. Информация также может перемещаться по диагонали между уровнями организации, например, сообщение от представителя отдела обслуживания клиентов менеджеру производственного отдела или сообщение финансового директора, отправляемое руководителям всех отделов.

Рисунок 8.13

Организационная коммуникация распространяется по многим направлениям.

Конечно, эти стрелы могут пойти не так. Как отметил Михай Чиксентмихайи, автор бестселлеров, таких как « Flow », «в больших организациях размывание информации при ее прохождении вверх и вниз по иерархии и по горизонтали между отделами может подорвать усилия по сосредоточению на общих целях. ».

Организационный статус отправителя может повлиять на внимательность получателя к сообщению. Например, рассмотрим следующее: Старший менеджер отправляет служебную записку начальнику производства. Руководитель, имеющий более низкий статус в организации, скорее всего, обратит пристальное внимание на сообщение.Однако та же самая информация, переданная в противоположном направлении, может не привлечь того внимания, которого она заслуживает. Сообщение будет фильтроваться восприятием приоритетов и неотложных вопросов со стороны старшего менеджера.

Запросы — это всего лишь один из видов общения в бизнесе. Другие сообщения, как устные, так и письменные, могут запрашивать, давать или обмениваться информацией. Исследования показывают, что частое общение с руководителем связано с лучшими оценками производительности труда и общей эффективностью организации.Исследования также показывают, что боковое общение между коллегами может влиять на важные организационные результаты, такие как текучесть кадров.

Рисунок 8.14. Как менеджеры тратят время на общение на работе

Источник: адаптировано из информации Luthans, F., & Larsen, J.K. (1986). Как на самом деле общаются менеджеры. Человеческие отношения , 39 , 161–178.

Внешние коммуникации

Внешние коммуникации доставляют определенные бизнес-сообщения лицам за пределами организации.Они могут объявить об изменениях в штате или стратегии, доходах и многом другом. Цель внешней коммуникации — создать конкретное сообщение, которое получатель поймет и поделится с другими. Примеры внешних коммуникаций включают следующее.

Пресс-релизы

Связи с общественностью Специалисты, которые создают внешние сообщения о продуктах, услугах или практиках клиента для конкретных получателей. профессионалы создают внешние сообщения о продукте, услугах или практиках клиента для конкретных получателей.Есть надежда, что эти получатели поделятся сообщением с другими. Со временем, по мере передачи сообщения, оно должно казаться независимым от отправителя, создавая иллюзию независимой потребительской тенденции, общественного мнения и т. д.

Сообщение об усилиях по связям с общественностью может быть b2b (бизнес для бизнеса), b2c (бизнес для потребителя) или относиться к средствам массовой информации. Сообщение может принимать различные формы. Пресс-релизы пытаются передать заслуживающее внимания сообщение, реальное или сфабрикованное.Оно может быть построено как сообщение новостей, предлагая редакторам или репортерам перепечатать сообщение частично или полностью, с указанием личности отправителя или без него. Кампании по связям с общественностью создают сообщения с течением времени посредством конкурсов, специальных мероприятий, торговых выставок и интервью в СМИ в дополнение к пресс-релизам.

Объявления

Реклама размещает внешние бизнес-сообщения перед целевыми получателями посредством закупки средств массовой информации. Медиабай — это плата, которую рекламодатель уплачивает телевизионной сети, веб-сайту, журналу и т. д. за размещение рекламы.Плата основана на воспринимаемой ценности аудитории, которая смотрит, читает, слушает или часто посещает место, где будет появляться реклама.

В последние годы получатели начали фильтровать сообщения рекламодателя. Это явление считается результатом большого количества рекламы, которую среднестатистический человек видит каждый день, и растущего уровня настороженности потребителей в отношении платных сообщений. Рекламодатели, в свою очередь, пытаются создать альтернативные формы рекламы, которые получатели не будут фильтровать. Рекламное объявление является одним из примеров внешней коммуникации, которая сочетает в себе внешний вид статьи с целенаправленным сообщением рекламы. Продакт-плейсмент в видеороликах, фильмах и играх — это еще один способ, с помощью которого рекламодатели стремятся донести до получателей коммерческие сообщения.

Веб-страницы

Внешняя коммуникация веб-страницы может сочетать элементы связей с общественностью, рекламы и редакционного контента, достигая получателей на нескольких уровнях и разными способами.Баннерная реклама, блоги и управляемые рекламодателями области «перехода по клику» — это лишь некоторые из элементов, которые позволяют бизнесу доставлять сообщение получателю в Интернете. Воспринимаемая гибкость онлайн-коммуникаций может придать внешнему общению менее формальный (и, следовательно, более правдоподобный) характер. Например, сообщение, переданное в ежедневном сообщении в блоге, дойдет до получателя иначе, чем если бы оно было доставлено в годовом отчете. Популярность и сила блогов растут: 11% из компаний из списка Fortune 500 имеют официальные блоги (по сравнению с 4% в 2005 году).На самом деле, блоги стали настолько важными для таких компаний, как Coca-Cola Company, Eastman Kodak Company и Marriott International Inc., что они учредили в своих организациях официальную должность под названием «директор по ведению блога». Качество веб-коммуникаций «в реальном времени» может понравиться получателям, которые могут отфильтровать традиционную рекламу и сообщения по связям с общественностью из-за их «заготовленного» качества. Несмотря на «спонтанное» ощущение, многие онлайн-страницы можно пересматривать много раз за один день.По этой причине четкие и точные внешние коммуникации так же важны для использования в Интернете, как и в традиционных СМИ.

Связь с клиентами

Связь с клиентами может включать письма, каталоги, прямую почтовую рассылку, электронную почту, текстовые сообщения и сообщения телемаркетинга. Некоторые получатели автоматически фильтруют такие типы массовых сообщений. Другие будут восприимчивы. Ключом к успешному внешнему общению с клиентами является донесение бизнес-сообщения в личностно убедительной форме — драматические новости, купон для экономии денег и т. д.

Ключ на вынос

Типы коммуникации включают вербальную, письменную и невербальную. Удивительно, но 55% личного общения происходит за счет невербальных сигналов, таких как тон или язык тела. Различные каналы связи более или менее эффективны при передаче различных видов информации. Кроме того, внутри организаций коммуникация течет по разным направлениям.

Упражнения

  1. Насколько вы осведомлены о собственном языке тела? Ваш язык тела когда-нибудь доставлял вам неприятности во время общения с кем-то?
  2. По вашему опыту, как молчание используется в общении?
  3. Если смысл словесного общения составляет всего 7% слов, что это значит для письменного общения?
  4. Как вы могли бы использовать свои знания о богатстве общения, чтобы быть более эффективным в своих собственных коммуникациях?
  5. Какие три самых больших преимущества и недостатки вы видите в отношении технологий и коммуникаций?

4 типа общения (+советы для каждого)

Было время, когда общение было простым.

Вы либо разговаривали с кем-то лицом к лицу, либо верили, что записка, привязанная к голубю, в конце концов дойдет до нужного человека. Однако со временем общение развивалось во множестве различных направлений, что в конечном итоге сделало отправку и получение сообщений почти без усилий.

Кто-то может подумать, что современная коммуникация проще, чем старомодные методы. Это быстро, просто и удобно. Просто, верно? Неа! На самом деле все наоборот. С бесчисленными подходами к отправке и получению информации общение стало намного сложнее.

Если вы хотите узнать больше об определенном типе связи, прыгайте вперед:

А если общение вообще усложнилось, то представьте, что стало с деловым общением. Когда мы уделяем лишнюю минуту размышлениям о сообщении, которое собираемся отправить, мы начинаем задаваться вопросом:

Какой тип связи мне следует использовать?

Как узнать, какой канал использовать?

Подходит ли этот вопрос для обсуждения с использованием этого метода?

Правильное использование типов связи имеет решающее значение для того, как люди получают наши сообщения. И хотя количество каналов коммуникации может продолжать расти, виды коммуникации останутся прежними. Это делает понимание типов общения первым шагом к тому, чтобы стать лучшим коммуникатором. В бизнесе этот мягкий навык на рабочем месте может создать или разрушить ваш успех.

Существует четыре типа связи, каждый из которых включает несколько каналов.

Но прежде чем мы продолжим, давайте проясним одну вещь: существует разница между типами связи и каналами связи.

Канал связи — это фактический инструмент, который мы используем для отправки информации. Тип связи — это категория, к которой относится канал. Например, предположим, что вы отправляете мгновенное сообщение. Тип сообщения — письменное сообщение, потому что вы написали сообщение. Канал связи — это программа для обмена мгновенными сообщениями, которую вы использовали для отправки сообщения.

Хорошо, давайте разберемся. Вот типов связи и некоторые каналов , которые они включают.

1. Устное общение

Сила произнесенных слов. Простое «да» может открыть дверь к новой возможности, а резкое «нет» может захлопнуть ее перед вами. В любом случае сообщение отправляется с помощью вербальной коммуникации.

Вербальное общение относится к использованию речи для отправки сообщения. Мы подшучиваем, сплетничаем и шутим с друзьями, но иногда нам нужно серьезно относиться к вербальному общению. Например, на рабочем месте.

Независимо от того, в какой сфере вы работаете, в бизнесе необходимы навыки устного общения.Повара кричат, когда заказ готов, работники ранчо кричат, чтобы загнать скот, а продавцы включают языковое обаяние, чтобы заинтриговать клиентов.

Как и большинство видов общения, вербальное общение включает в себя множество каналов для использования.

Личное общение идеально подходит для придания индивидуальности разговору. Вы можете сколько угодно писать удаленному коллеге по электронной почте, но ничто не сравнится с первым личным впечатлением, которое поможет вам понять, что это за человек и работник на самом деле. Самое главное, острые темы следует обсуждать исключительно с глазу на глаз. Использование безличного типа общения для сообщения кому-то важных новостей, хороших или плохих, подрывает серьезность ситуации.

Устное общение также включает в себя разговор по телефону. Хотя телефонные разговоры не такие личные, как личная встреча, они позволяют людям, которые физически не находятся в одном и том же месте, быстро поговорить. Темы могут напоминать официальную встречу или те, которые обсуждаются, когда вы подходите к чьему-то столу, чтобы задать быстрый вопрос или уточнить.

И, наконец, видеоконференцсвязь. Отличный способ по-прежнему получать удовольствие от того, что вы видите чье-то лицо, но вам не нужно находиться в одном и том же месте, если это доставляет хлопоты.

Обдумайте информацию, которую вы собираетесь обсудить. Если это деликатно, вербальное общение — ваш лучший выбор. Иногда это может быть трудно, но это самый уважительный способ поделиться информацией.

2. Невербальная коммуникация

Если вы когда-либо общались с младенцем, который еще не может говорить, вам приходилось строить догадки о том, о чем он думает, чего хочет и доволен ли он своими действиями.Успешно это или нет, но вы улавливаете сигналы невербального общения, чтобы понять их.

Невербальное общение — это способ, которым мы общаемся без использования слов. И хотя ваша поза, руки и глаза не могут говорить, они говорят больше, чем вы думаете.

В бизнесе наше невербальное общение говорит о многом. Ожидается, что мы будем вести себя и выглядеть на рабочем месте определенным образом, чтобы нас считали профессионалами. Окружающие нас люди замечают, как мы ведем себя, и переводят эти предложения в уровни энергии, интереса и уважения.

Единственный канал, который у нас есть для невербального общения, — это наше тело, но внутри него есть несколько носителей.

Язык тела, выражение лица и зрительный контакт — самые громкие тактики невербального общения. Откинувшееся на спинку стула с невыразительным лицом производит впечатление незаинтересованного и рассеянного. С другой стороны, если вы сидите прямо и с любопытством смотрите в глаза говорящему, это говорит о том, что вы заинтригованы и понимаете преподносимую вам информацию, даже если на самом деле это не так.

Части невербальной коммуникации, о которых часто забывают, — это наша внешность и проксемика. То, как мы одеваемся, держим прическу и в целом остаемся чистыми, говорит о том, насколько мы ценим ситуацию, в которой находимся, людей, с которыми мы находимся, и место, где мы находимся.

Проксемика относится к дистанции между говорящим и аудиторией говорящего. Это может показаться неважным, но представьте себе ситуацию, когда человек, с которым вы разговариваете, стоит так далеко, что вам приходится повышать голос. Или так близко, что вам приходилось отступать на шаг, чтобы избежать неприятного запаха изо рта.Встаньте достаточно близко, чтобы разговор оставался личным, но не слишком близко, чтобы собеседник не чувствовал себя некомфортно.

Проверь себя. Невербальные сообщения, которые вы отправляете, могут быть легко опровергнуты тем, что вы делаете или не делаете.

3. Письменное сообщение

«Запишите это». Хороший признак того, что к вам приближается важная информация. К счастью, письменное общение дает нам инструменты, необходимые для того, чтобы принять все это к сведению.

Письменное общение использует письменное слово для передачи информации.Лучший атрибут письменного общения заключается в том, что оно может передавать большие объемы информации без риска того, что кто-то забудет, потому что к нему можно вернуться для напоминания.

В бизнесе это особенно важно. Найдите секунду, чтобы подумать о количестве сообщений, циркулирующих в бизнесе.

Во сколько встреча?

Что мне нужно включить в этот отчет?

Что входит в новый социальный пакет?

Это много.И чем больше разбрасываются эти вопросы и ответы, тем легче забыть важную информацию. Вот почему предприятия в значительной степени полагаются на письменное общение. Существует множество вариантов каналов на выбор и ситуаций, которые требуют каждого из них.

Электронная почта захватила деловой мир. Удобство, удобные функции и доступ из любого места, где есть Интернет, делают его труднопревзойденным. Электронная почта имеет широкий диапазон формальностей и длины сообщения, что дает ей бесконечное количество применений.Однако легко запутаться в удобстве электронной почты. Некоторые разговоры трудно вести с глазу на глаз, и есть соблазн избежать этого, используя электронную почту для обсуждения щекотливых тем. Определите, какие темы подходят для электронной почты, но, что более важно, какие нет.

Обмен мгновенными сообщениями — это еще один инструмент, который способствовал тому, как люди в бизнесе общаются друг с другом. Обмен мгновенными сообщениями, который обычно используется для внутреннего общения, идеально подходит для быстрой непринужденной беседы, которая сразу переходит к сути дела.

Технологии прекрасны, но не забывайте о письменных сообщениях на бумаге! Да, как бы старомодно это ни было, у этого типа письменного общения все еще есть множество применений.

При доставке большого количества важной информации лучше использовать письменный канал связи. Но будь осторожен. Не все темы подходят для письменного общения.

4. Визуальная коммуникация

Представьте, что кто-то описывает закат только словами.Не очень захватывающе, правда? Однако, как только изображение добавлено, вы начинаете понимать его истинную красоту. Слова, сказанные о закате, могут помочь вам представить его, но визуальная коммуникация — это то, что поможет вам понять его.

Визуальная коммуникация относится к сообщениям, которые можно увидеть.

В бизнесе визуальную коммуникацию можно охарактеризовать как помощника. Всякий раз, когда представлен большой объем информации, визуальная помощь может помочь получателю сообщения понять сообщение.

Графики — распространенное и полезное наглядное пособие.Много разговоров и писем в офисе может быть заполнено данными о бизнесе. Доход и рост, долг и падение. Полезно знать, но тяжело слушать. Независимо от того, насколько это важно, перечисление данных может привести к тому, что информация попадет в одно ухо аудитории и вылетит из другого. График помогает им превратить эти цифры во что-то более значимое.

Другие формы визуальной коммуникации, такие как фотографии, модели и физические объекты, могут пригодиться, когда вы изо всех сил пытаетесь найти правильные слова для описания чего-либо.Фотография может помочь завершить сообщение, которое трудно описать словами. Модель дает пример идеального конечного продукта для того, кто производит его впервые. Объект может помочь людям лучше понять, как что-то работает, чтобы они могли передать эту информацию другим.

Взгляните на информацию, которую вы предоставляете. Если он загружен цифрами или фразами, для которых может понадобиться помощь наглядного пособия, обязательно включите его. Ваша аудитория это оценит.

Выбирайте с умом

Сейчас, когда мы живем в век информации, знание никогда не было таким могущественным.И по мере того, как технологии продолжают собирать новые инновации, никогда не было больше способов сообщить об этом. Отправляя сообщение, учитывайте свою аудиторию и имеющуюся информацию. Объедините их вместе, чтобы найти правильный тип связи и соответствующий канал.

Не слишком беспокоитесь о внутренних коммуникациях и хотите узнать больше о внешней стороне? Ознакомьтесь с нашим ресурсом по интегрированным маркетинговым коммуникациям.

8.4 Различные типы коммуникаций и каналов – организационное поведение

Цели обучения

  1. Понимание различных типов общения.
  2. Поймите, как каналы связи влияют на общение.
  3. Распознавать различные направления коммуникации внутри организаций.

Типы связи

Существует три типа общения, в том числе: вербальное общение, при котором слушают человека, чтобы понять смысл сообщения, письменное общение, при котором сообщение читается, и невербальное общение, при котором наблюдают за человеком и делают вывод о его значении. Начнем с вербального общения, которое является наиболее распространенной формой общения.

Устное общение

Вербальное общение в бизнесе происходит по телефону или лично. Средство сообщения устное. Вернемся к нашему примеру с картриджем для принтера. На этот раз сообщение передается от отправителя (менеджера) получателю (сотруднику по имени Билл) по телефону. Мы уже видели, как просьба менеджера к Биллу («Купите еще картриджей с тонером для принтеров!») может не сработать. Теперь давайте посмотрим, как одно и то же сообщение может успешно пройти от отправителя к получателю.

Менеджер (говорит по телефону): «Доброе утро, Билл!»

( Используя имя сотрудника, менеджер устанавливает четкую личную связь с получателем .)

Менеджер: «Показатели вашего подразделения выглядят великолепно».

( Признание менеджером роли Билла в команде-победителе еще больше персонализирует и эмоционирует разговор .)

Менеджер: «Наш следующий шаг — заказать дополнительные картриджи с тонером для принтера. Разместите ли вы заказ на 1000 картриджей с тонером для принтеров в компании Jones Computer Supplies? Наш бюджет на эту покупку составляет 30 000 долларов, и картриджи с тонером для принтера должны быть готовы к полудню среды.

( Менеджер разбивает задачу на несколько шагов. Каждый шаг состоит из конкретной задачи, временных рамок, количества или цели .)

Билл: «Конечно! Я позвоню в компанию Jones Computer Supplies и закажу еще 1000 картриджей с тонером для принтеров на общую сумму не более 30 000 долларов, которые должны быть здесь к полудню среды».

( Билл, образцовый сотрудник, повторяет то, что он услышал. Это часть обратной связи в общении. Обратная связь помогает ему распознать любую путаницу, которая могла возникнуть у него, когда он услышал сообщение менеджера.Обратная связь также помогает менеджеру понять, правильно ли он передал сообщение .)

Было показано, что рассказывание историй является эффективной формой вербального общения, выполняющей важную организационную функцию, помогая создавать общие смыслы для отдельных лиц в организации. Истории могут помочь прояснить ключевые ценности, а также продемонстрировать, как выполняются определенные задачи в организации. Частота, сила и тон истории связаны с более высокой организационной приверженностью (McCarthy, 2008).Качество историй связано со способностью предпринимателей обеспечить капитал для своих фирм (Martens, Jennings, & Devereaux, 2007).

Хотя процесс может быть таким же, общение с высокими ставками требует больше планирования, размышлений и навыков, чем обычные повседневные взаимодействия на работе. Примеры коммуникационных мероприятий с высокими ставками включают просьбу о повышении или представление бизнес-плана венчурному капиталисту. В дополнение к этим событиям в нашей профессиональной жизни также много раз происходят важные разговоры, которые определяются как дискуссии, в которых не только высоки ставки, но и мнения меняются, а эмоции переполняются (Patterson et al., 2002). Одна из наиболее последовательных рекомендаций экспертов по коммуникациям — работать над использованием «и» вместо «но» при общении в этих обстоятельствах. Кроме того, следите за своим стилем общения и практикуйте гибкость; именно в стрессовых ситуациях стили общения могут стать наиболее жесткими.

OB Toolbox: 10 рекомендаций по улучшению качества ваших разговоров
  1. Будьте первым, кто поздоровается с .Используйте свое имя во введении, если другие его забыли.
  2. Подумай, прежде чем говорить . Наш импульс часто состоит в том, чтобы подражать фильмам, предлагая быстрые и остроумные ответы в разговоре. В реальном мире осторожное молчание может заставить нас казаться более умными и предотвратить ошибки.
  3. Будьте восприимчивы к новым идеям . Если вы не согласны с мнением другого человека, фраза «Расскажите мне больше» может быть более полезным способом продвижения вперед, чем фраза «Это глупо!»
  4. Повторите чье-то имя про себя, а затем вслух, когда вас представляют .Форма имени, которое вы используете, может быть разной. Имена работают со сверстниками. Мистер или мисс обычно встречаются при встрече с начальством в бизнесе.
  5. Задать вопрос . Это подтверждает ваш интерес к другому человеку.
  6. Слушай столько же, если не больше, сколько говоришь . Это позволяет вам узнавать новую информацию.
  7. Использовать зрительный контакт . Зрительный контакт показывает, что вы заняты. Кроме того, обязательно улыбайтесь и убедитесь, что ваш язык тела соответствует вашему сообщению.
  8. Отразить другого человека .Время от времени повторяйте то, что они сказали, своими словами. «Ты имеешь в виду… ?»
  9. Подготовьте стратегию выхода . Идеальные разговоры должны быть короткими, и другим хочется большего.
  10. Будьте готовы . Прежде чем начать разговор, запомните три простых факта о себе и четыре вопроса о другом человеке.

Источник: адаптировано из информации, содержащейся в Gabor, D. (1983). Как начать разговор и подружиться . Нью-Йорк: Наследие; Пост, Э.(2005). Преимущество этикета Эмили Пост в бизнесе . Нью-Йорк: Коллинз Ливинг; Файн, Д. (2005). Искусство светской беседы . Нью-Йорк: Гиперион.

Письменное сообщение

В отличие от устного общения, которое является устным, письменное деловое общение представляет собой печатных сообщений . Примеры письменных сообщений включают служебные записки, предложения, электронные письма, письма, учебные пособия и операционные политики. Они могут быть напечатаны на бумаге или отображаться на экране.Письменное общение часто асинхронно. То есть отправитель может написать сообщение, которое получатель может прочитать в любое время, в отличие от разговора, который ведется в реальном времени. Письменное сообщение также может быть прочитано многими людьми (например, всеми сотрудниками отдела или всеми клиентами). Это общение «один ко многим», в отличие от разговора один на один. Конечно, есть исключения: голосовая почта — это устное сообщение, которое является асинхронным. Конференц-связь и выступления представляют собой устное общение «один ко многим», а электронная почта может иметь только одного получателя или многих.

Обычно устное общение происходит в режиме реального времени. Письменное общение, напротив, может быть построено в течение более длительного периода времени. Это также может быть совместным. Несколько человек могут внести свой вклад в содержимое одного документа, прежде чем этот документ будет отправлен целевой аудитории.

Устные и письменные коммуникации имеют разные сильные и слабые стороны. В бизнесе решение общаться в устной или письменной форме может иметь большое значение. Как мы увидим ниже, каждый стиль общения имеет свои сильные и слабые стороны.Решая, следует ли общаться устно или письменно, спросите себя: Хочу ли я передать факты или чувства ? Вербальное общение — лучший способ передать чувства. Письменные сообщения лучше передают факты.

Представьте менеджера, произносящего речь перед командой из 20 сотрудников. Менеджер говорит в обычном темпе. Сотрудники проявляют заинтересованность. Но сколько информации передается? Вероятно, не так много, как считает спикер. Дело в том, что люди слушают намного быстрее, чем говорят.Средний оратор общается со скоростью около 125 слов в минуту, и этот темп хорошо воспринимается аудиторией. (На самом деле, все, что быстрее, вероятно, прозвучало бы необычно. Чтобы представить эту цифру в перспективе, человек, ведущий оживленную беседу, говорит со скоростью около 150 слов в минуту.) Основываясь на этих цифрах, мы можем предположить, что у аудитории более чем достаточно времени. вникать в каждое слово говорящего, что на самом деле создает проблему. В среднем человек в аудитории может слышать от 400 до 500 слов в минуту (Lee & Hatesohl, 2008).У аудитории более чем достаточно времени , чтобы услышать. В результате их мысли могут блуждать.

Как видите, устное общение является наиболее часто используемой формой общения, но оно также по своей сути несовершенное средство передачи конкретных фактов. Мысли слушателей блуждают. Ничего личного — на самом деле это совершенно нормальное психологическое явление. В бизнесе, как только мы поймем этот факт, мы сможем сделать более разумный выбор коммуникации, исходя из того, какую информацию мы хотим передать.

Рисунок 8.7

Средства связи прошли долгий путь со времен первого телефона Александра Грэма Белла.

Большинство профессий в той или иной степени связаны с письмом. По данным Национальной комиссии по писательству, 67% наемных служащих в крупных американских компаниях и профессиональных государственных служащих несут ту или иную ответственность за писательство. Половина опрошенных компаний сообщили, что они принимают во внимание письменное оформление при найме профессиональных сотрудников, а 91% всегда принимают во внимание письменное оформление при приеме на работу (Flink, 2007).К счастью, можно научиться писать четко.

Вот несколько советов, как правильно писать. Томас Джефферсон хорошо сформулировал правила письма этой идеей: «Не используйте два слова, когда достаточно одного». Иными словами, половина слов может иметь двойное влияние. Один из старейших мифов в бизнесе заключается в том, что, если мы напишем больше, мы будем казаться более важными. Верно и обратное. Лидеры, которые могут общаться просто и ясно, создают более сильный имидж, чем те, кто много пишет, но ничего не говорит.

Претворение правил Джефферсона в жизнь: пять способов общаться больше с меньшим количеством слов
  1. Представьте себе получателя, прежде чем вы начнете писать .Ведь письменное общение является связующим звеном между людьми.
  2. Выберите простые слова . Если вы сомневаетесь, выберите более короткое слово («Автомобиль или автомобиль? Автомобиль!»)
  3. Будьте вежливы и ясны . Ваше сообщение окажет сильное и четкое воздействие.
  4. Сделайте свое сообщение кратким и прямым, обрезав лишние слова или фразы . «Изучив таким образом наш первый вариант, я хотел бы теперь начать исследовать второй вариант, который может быть открыт для нас». против «После рассмотрения варианта 1 я хотел бы рассмотреть вариант 2.
  5. Выберите сильные, активные глаголы . «Я предлагаю…» вместо «Мне кажется, что мы могли бы…»

Помните, что лаконичный текст означает эффективное общение.

Невербальное общение

То, что вы говорите, является жизненно важной частью любого общения. Удивительно, но то, что вы не говорите , может быть даже более важным. Исследования показывают, что невербальные сигналы также могут повлиять на то, получите ли вы предложение о работе. Судьи, изучавшие видеозаписи реальных соискателей, смогли оценить социальные навыки кандидатов на работу с выключенным звуком.Они наблюдали за скоростью жестикулирования, временем, потраченным на разговоры, и формальностью в одежде, чтобы определить, какие кандидаты будут наиболее успешными в социальном отношении на работе (Gifford, Ng, & Wilkinson, 1985). Исследования также показывают, что 55% личного общения происходит за счет невербальных сигналов, таких как выражение лица, положение тела и тон голоса. Согласно одному исследованию, только 7% понимания сообщения получателем основано на реальных словах отправителя, 38% основано на параязыке (тон, темп и громкость речи) и 55% основано на невербальных сигналах. (язык тела) (Меграбян, 1981).Чтобы быть эффективными коммуникаторами, наш язык тела, внешний вид и тон должны соответствовать словам, которые мы пытаемся передать. Исследования показывают, что когда люди лгут, они чаще моргают, переносят свой вес и пожимают плечами (Siegman, 1985).

Другой тон может изменить воспринимаемое значение сообщения. Посмотрите в таблице ниже, насколько ясно, что это может быть правдой. Если бы мы только читали эти слова, мы бы удивились, но во время разговора тон передает очень много информации.

Не используй этот тон со мной!

Изменение тона может кардинально изменить смысл.

Таблица 8.1

Размещение упора Что это значит
Я не сказал Джону, что ты опоздал. Кто-то еще сказал Джону, что вы опоздали.
Я сказал , а не Джону, что ты опоздал. Этого не произошло.
Я не сказал Джону, что ты опоздал. Возможно, я подразумевал это.
Я не сказал Джону что ты опоздал. Но, может быть, я сказал Шэрон и Хосе.
Я не сказал Джону что ты опоздал. Я говорил о другом.
Я не сказал Джону, что ты опоздал. Я сказал ему, что вы все еще опаздываете.
Я не говорил Джону, что ты опоздал . Я сказал ему, что ты идешь на другое собрание.

Источник: на основе идей Kiely, M. (октябрь 1993 г.). Когда «нет» означает «да». Маркетинг , 7–9.

Теперь вы видите, как изменение тона голоса в разговоре может спровоцировать или рассеять недопонимание. В качестве другого примера представьте, что вы клиент, заинтересованный в открытии нового банковского счета. В одном банке банковский служащий опрятно одет. Она смотрит вам в глаза, когда говорит. Тон у нее дружелюбный. Ее слова просты для понимания, но звучат профессионально.«Спасибо, что обратили внимание на Bank of the East Coast. Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти», — говорит она с дружелюбной улыбкой. Во втором банке запачкан галстук банковского служащего. Он смотрит поверх вашей головы и вниз на свой стол, когда он говорит. Он ерзает на стуле и ерзает руками. Его слова говорят: «Спасибо, что обратили внимание на Bank of the West Coast. Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти, — но он бормочет слова, и в его голосе нет ни энтузиазма, ни тепла.Какой банк вы бы выбрали? Язык тела говорящего должен соответствовать его словам. Если слова отправителя и язык тела не совпадают — например, если отправитель улыбается, рассказывая грустную историю, — несоответствие между вербальными и невербальными сигналами может вызвать у получателя активную неприязнь к отправителю.

Ниже приведены несколько примеров невербальных сигналов, которые могут поддержать или отвлечь внимание от сообщения отправителя.

Язык тела

Простое эмпирическое правило заключается в том, что простота, прямота и теплота говорят об искренности.Искренность жизненно важна для эффективного общения. В некоторых культурах крепкое рукопожатие теплой сухой рукой — отличный способ установить доверие. Слабое липкое рукопожатие может свидетельствовать об отсутствии доверия. Закусывание губ говорит о неуверенности. Прямая улыбка выражает уверенность.

Контакт с глазами

В бизнесе стиль и продолжительность зрительного контакта сильно различаются в зависимости от культуры. В Соединенных Штатах смотреть кому-то в глаза (около секунды) считается признаком благонадежности.

Выражение лица

Человеческое лицо может отображать тысячи различных выражений. Эти выражения были расшифрованы экспертами как соответствующие сотням различных эмоциональных состояний (Ekman, Friesen, & Hager, 2008). Наши лица передают основную информацию внешнему миру. Счастье ассоциируется с вздернутым ртом и слегка прикрытыми глазами; страх с открытым ртом и широко раскрытыми глазами. Бегающие глаза и поджатые губы говорят об отсутствии доверия. Воздействие мимики в разговоре мгновенно.Наш мозг может зарегистрировать их как «чувство» по поводу чьего-то характера. По этой причине важно учитывать то, как мы выглядим в бизнесе, а также то, что мы говорим. Мышцы нашего лица передают наши эмоции. Мы можем отправить молчаливое сообщение, не говоря ни слова. Изменение выражения лица может изменить наше эмоциональное состояние. Например, перед собеседованием, если мы сосредоточимся на том, чтобы чувствовать себя уверенно, наше лицо передаст эту уверенность интервьюеру. Улыбка (даже если мы чувствуем стресс) может снизить уровень стресса в организме.

Поза

Положение нашего тела относительно стула или другого человека является еще одним мощным молчаливым посланником, который передает заинтересованность, отчужденность, профессионализм или его отсутствие. Голова вверх, спина прямая (но не жесткая) предполагает прямоходящий характер. В ситуациях интервью эксперты советуют отражать тенденцию интервьюера наклоняться и откидываться на спинку сиденья. Тонкое повторение позы другого человека показывает, что мы слушаем и отвечаем.

Сенсорный

Значение простого прикосновения различается у разных людей, полов и культур.В Мексике, занимаясь бизнесом, мужчина может поймать себя на том, что другой мужчина схватил его за руку. Отстранение считается грубым. В Индонезии прикосновение кого-либо к голове или прикосновение к чему-либо ногой считается крайне оскорбительным. На Дальнем Востоке и в некоторых частях Азии, по словам писателя по деловому этикету Назира Дауда, «Женщина считается невежливым пожимать мужчине руку» (Дауд, 2008). Американцы, как мы уже отмечали выше, придают большое значение крепкому рукопожатию. Но рукопожатие как соревновательный вид спорта («костодробилка») может показаться излишне агрессивным как дома, так и за границей.

Космос

Антрополог Эдвард Т. Холл ввел термин проксемика для обозначения различных видов дистанции, возникающей между людьми. Эти расстояния варьируются в зависимости от культуры. В приведенной ниже таблице показаны основные проксемики повседневной жизни и связанные с ними значения (Hall, 1966).

Рисунок 8.9

Расстояние между говорящими частично определяется их уровнем близости.

Источник: Холл, Э.Т. (1966). Скрытое измерение . Нью-Йорк: Даблдей.

Если вы стоите слишком далеко от коллеги (дистанция публичных выступлений) или слишком близко к коллеге (близкая дистанция для объятий), это может помешать эффективному вербальному общению в бизнесе.

Каналы связи

Канал или среда, используемая для передачи сообщения, влияет на то, насколько точно будет получено сообщение. Каналы различаются по своей «информационной насыщенности». Информационно-насыщенные каналы передают больше невербальной информации. Исследования показывают, что эффективные менеджеры, как правило, используют более богатые информацией каналы связи, чем менее эффективные менеджеры (Allen & Griffeth, 1997; Yates & Orlikowski, 1992). На рисунке ниже показано информационное богатство различных каналов.

Рисунок 8.10

Информационный канал Информационная насыщенность
Личный разговор Высокий
Видеоконференцсвязь Высокий
Телефонный разговор Высокий
Электронная почта Средний
Портативные устройства Средний
Блоги Средний
Письма и записки Средний
Официальные письменные документы Низкий
Электронные таблицы Низкий

Информационные каналы отличаются своей насыщенностью.

Источники: адаптировано из информации Daft, R.L., & Lenge, R.H. (1984). Информационное богатство: новый подход к управленческому поведению и организационному дизайну. В B. Staw & L. Cummings (Eds.), Исследования организационного поведения, том . 6 (стр. 191–233). Гринвич, Коннектикут: JAI Press; Ленгель, Р. Х., и Дафт, Д. Л. (1988). Выбор средств коммуникации как исполнительский навык. Академия управления Executive , 11 , 225–232.

Ключом к эффективной коммуникации является соответствие канала связи цели сообщения (Barry & Fulmer, 2004). Например, письменные носители могут быть лучшим выбором, когда отправитель хочет получить запись содержимого, ему менее срочно нужен ответ, он физически отделен от получателя и не требует много обратной связи от получателя или когда сообщение сложное, и его понимание может занять некоторое время.

Устное общение, с другой стороны, имеет больше смысла, когда отправитель передает деликатное или эмоциональное сообщение, нуждается в немедленной обратной связи и не нуждается в постоянной записи разговора.

Рисунок 8.11 Руководство по использованию письменного и устного общения

Использовать письменное общение, когда: Используйте устное общение, когда:
передача фактов передача эмоций и чувств
сообщение должно стать частью постоянного файла сообщение не обязательно должно быть постоянным
мало времени срочно есть время срочно
вам не нужна немедленная обратная связь вам нужна немедленная обратная связь
идеи сложны идеи просты или могут быть упрощены с помощью пояснений

Рисунок 8.12

Убедитесь, что носитель соответствует задаче. Попытка выполнить визуальную задачу, такую ​​как выбор цвета, более сложна по телефону, чем лично.

Подобно разговорам лицом к лицу и телефонным разговорам, видеоконференции содержат большое количество информации, поскольку получатели и отправители могут видеть или слышать не только используемые слова — они могут видеть язык тела отправителя или слышать тон его голоса. Портативные устройства, блоги, письменные письма и заметки предлагают каналы средней насыщенности, потому что они передают слова, изображения или фотографии.Официальные письменные документы, такие как юридические документы и таблицы бюджета, содержат наименьшее количество информации, потому что их формат часто является жестким и стандартизированным. В результате тон сообщения часто теряется.

Рост электронной почты был впечатляющим, но он также создал проблемы в управлении информацией и увеличении скорости ведения бизнеса. Более 100 миллионов взрослых в США пользуются электронной почтой хотя бы раз в день (Taylor, 2002). Интернет-пользователи по всему миру отправляют около 60 миллиардов электронных писем каждый день, и большая часть из них является спамом или попытками мошенничества (60 миллиардов электронных писем, отправляемых ежедневно по всему миру, 2006 г.).Это делает электронную почту вторым по популярности средством коммуникации в мире, уступая только голосовой связи. В наши дни менее 1% всего письменного человеческого общения доходит до бумаги (Isom, 2008). Чтобы бороться с чрезмерным использованием электронной почты, такие компании, как Intel, даже ввели «пятницы без электронной почты». В это время вся связь осуществляется через другие каналы связи. Научиться быть более эффективным в общении по электронной почте — важный навык. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с набором инструментов OB о том, что можно и чего нельзя делать с деловой электронной почтой.

OB Toolbox: Деловая электронная почта, что можно и что нельзя делать
  1. НЕ отправляйте и не пересылайте электронные письма по цепочке.
  2. НЕ ОТПРАВЛЯЙТЕ в электронное письмо ничего, что вы не хотите, чтобы мир увидел.
  3. НЕ пишите сообщение заглавными буквами — это равносильно КРИЧУ.
  4. НЕ ЗАПИСЫВАЙТЕСЬ на всех подряд. Уменьшение беспорядка в папке «Входящие» — отличный способ улучшить общение.
  5. НЕ НАЖИМАЙТЕ отправить, пока вы не проверите свою электронную почту.
  6. НЕОБХОДИМО использовать строку темы, которая резюмирует ваше сообщение, корректируя ее по мере изменения сообщения с течением времени.
  7. СДЕЛАЙТЕ запрос в первой строке электронного письма. (И если это все, что вам нужно сказать, остановитесь!)
  8. НЕОБХОДИМО заканчивать свое электронное письмо краткой подписью, например «Спасибо», а затем вашим именем и контактной информацией.
  9. Считайте рабочую электронную почту обязательной.
  10. НЕОБХОДИМО сообщить другим, если вы получили электронное письмо по ошибке.

Важное, хотя часто игнорируемое правило при передаче эмоциональной информации заключается в том, что недостаток информации в электронной почте может быть вашей потерей.Как мы видели на приведенной выше диаграмме, электронная почта является каналом средней насыщенности. Он может быстро передавать факты. Но когда дело доходит до эмоций, недостатки электронной почты делают ее гораздо менее желательным выбором, чем устное общение — 55% невербальных сигналов, которые делают разговор понятным для слушателя, отсутствуют. Исследователи также отмечают, что читатели электронной почты не замечают сарказма и других тональных аспектов письма так часто, как полагает автор (Kruger, 2005).

Отправитель может полагать, что в сообщение включены определенные эмоциональные обозначения.Но только с письменными словами этих означающих нет. Этот разрыв между формой и содержанием электронной почты вдохновил на появление смайликов — символов, которые дают ключ к разгадке эмоциональной стороны слов в каждом сообщении. Однако, вообще говоря, смайлики не считаются профессиональными в деловом общении.

Вам может быть неудобно передавать эмоционально нагруженное сообщение в устной форме, особенно если сообщение содержит нежелательные новости. Отправить электронное письмо своим сотрудникам о том, что бонусов в этом году не будет, может показаться проще, чем сообщить плохие новости лично, но это не означает, что электронная почта является эффективным или подходящим способом сообщить об этом. новостей.Когда сообщение эмоциональное, отправитель должен использовать вербальную коммуникацию. Действительно, хорошее эмпирическое правило заключается в том, что более эмоционально нагруженные сообщения требуют большего внимания при выборе канала и способа их передачи.

Карьерный совет

Общение может происходить без вашего ведома. Подумайте над следующим: Является ли ваше имя электронной почты профессиональным? Типичное соглашение для деловой электронной почты содержит некоторую форму вашего имени. Хотя имя электронной почты, такое как «LazyGirl» или «DeathMonkey», может подойти для онлайн-чата с вашими друзьями, оно может послать неверный сигнал людям, которым вы пишете по электронной почте, например профессорам и потенциальным работодателям.

Является ли ваше приветствие исходящей голосовой почты профессиональным ? Если нет, измените его. Преподаватели и потенциальные рекрутеры сделают определенные выводы, если, позвонив вам, они получат кричащее сообщение: «Вечеринка, вечеринка, вечеринка!»

Есть ли у вас «частный» веб-сайт социальной сети на MySpace.com, Facebook.com или Xanga.com ? Если да, подумайте, что это говорит о вас работодателям или клиентам. Если это информация, которой вы не стали бы делиться на работе, ее, вероятно, не должно быть там.

Недавно гуглил себя ? Если нет, то вам, вероятно, следует. Потенциальные работодатели начали поиск в Интернете в рамках проверки биографических данных, и вы должны знать, что там о вас.

Направление коммуникации внутри организаций

Как мы видели, информация может перемещаться горизонтально, от отправителя к получателю. Он также может перемещаться вертикально вниз от высшего руководства или вверх от передовой. Информация также может перемещаться по диагонали между уровнями организации, например, сообщение от представителя отдела обслуживания клиентов менеджеру производственного отдела или сообщение финансового директора, отправляемое руководителям всех отделов.

Рисунок 8.13

Организационная коммуникация распространяется по многим направлениям.

Конечно, эти стрелы могут пойти не так. Как отметил Михай Чиксентмихайи, автор бестселлеров, таких как « Flow », «в больших организациях размывание информации при ее прохождении вверх и вниз по иерархии и по горизонтали между отделами может подорвать усилия по сосредоточению на общих целях. ».

Организационный статус отправителя может повлиять на внимательность получателя к сообщению.Например, рассмотрим следующее: Старший менеджер отправляет служебную записку начальнику производства. Руководитель, имеющий более низкий статус в организации, скорее всего, обратит пристальное внимание на сообщение. Однако та же самая информация, переданная в противоположном направлении, может не привлечь того внимания, которого она заслуживает. Сообщение будет фильтроваться восприятием приоритетов и неотложных вопросов со стороны старшего менеджера.

Запросы — это всего лишь один из видов общения в бизнесе. Другие сообщения, как устные, так и письменные, могут запрашивать, давать или обмениваться информацией.Исследования показывают, что частое общение с руководителем связано с более высокими оценками производительности труда и общей эффективностью организации (Snyder & Morris, 1984; Kacmar et al., 2003). Исследования также показывают, что боковое общение между коллегами может влиять на важные организационные результаты, такие как текучесть кадров (Krackhardt & Porter, 1986).

Рисунок 8.14. Как менеджеры тратят время на общение на работе

Источник: Адаптировано из информации Luthans, F.и Ларсен, Дж. К. (1986). Как на самом деле общаются менеджеры. Человеческие отношения , 39 , 161–178.

Внешние коммуникации

Внешние коммуникации доставляют определенные бизнес-сообщения лицам за пределами организации. Они могут объявить об изменениях в штате или стратегии, доходах и многом другом. Цель внешней коммуникации — создать конкретное сообщение, которое получатель поймет и поделится с другими. Примеры внешних коммуникаций включают следующее.

Пресс-релизы

Специалисты по связям с общественностью создают внешние сообщения о продуктах, услугах или практиках клиента для конкретных получателей. Есть надежда, что эти получатели поделятся сообщением с другими. Со временем, по мере передачи сообщения, оно должно казаться независимым от отправителя, создавая иллюзию независимой потребительской тенденции, общественного мнения и т. д.

Сообщение об усилиях по связям с общественностью может быть b2b (бизнес для бизнеса), b2c (бизнес для потребителя) или относиться к средствам массовой информации.Сообщение может принимать различные формы. Пресс-релизы пытаются передать заслуживающее внимания сообщение, реальное или сфабрикованное. Оно может быть построено как сообщение новостей, предлагая редакторам или репортерам перепечатать сообщение частично или полностью, с указанием личности отправителя или без него. Кампании по связям с общественностью создают сообщения с течением времени посредством конкурсов, специальных мероприятий, торговых выставок и интервью в СМИ в дополнение к пресс-релизам.

Объявления

Реклама размещает внешние бизнес-сообщения перед целевыми получателями посредством закупки средств массовой информации.Медиабай — это плата, которую рекламодатель уплачивает телевизионной сети, веб-сайту, журналу и т. д. за размещение рекламы. Плата основана на воспринимаемой ценности аудитории, которая смотрит, читает, слушает или часто посещает место, где будет появляться реклама.

В последние годы получатели начали фильтровать сообщения рекламодателя. Это явление считается результатом большого количества рекламы, которую среднестатистический человек видит каждый день, и растущего уровня настороженности потребителей в отношении платных сообщений.Рекламодатели, в свою очередь, пытаются создать альтернативные формы рекламы, которые получатели не будут фильтровать. Рекламное объявление является одним из примеров внешней коммуникации, которая сочетает в себе внешний вид статьи с целенаправленным сообщением рекламы. Продакт-плейсмент в видеороликах, фильмах и играх — это еще один способ, с помощью которого рекламодатели стремятся донести до получателей коммерческие сообщения.

Веб-страницы

Внешняя коммуникация веб-страницы может сочетать элементы связей с общественностью, рекламы и редакционного контента, достигая получателей на нескольких уровнях и разными способами.Баннерная реклама, блоги и управляемые рекламодателями области «перехода по клику» — это лишь некоторые из элементов, которые позволяют бизнесу доставлять сообщение получателю в Интернете. Воспринимаемая гибкость онлайн-коммуникаций может придать внешнему общению менее формальный (и, следовательно, более правдоподобный) характер. Например, сообщение, переданное в ежедневном сообщении в блоге, дойдет до получателя иначе, чем если бы оно было доставлено в годовом отчете. Популярность и сила блогов растут: 11% из компаний из списка Fortune 500 имеют официальные блоги (по сравнению с 4% в 2005 году).На самом деле, блоги стали настолько важными для таких компаний, как Coca-Cola Company, Eastman Kodak Company и Marriott International Inc., что они учредили в своих организациях официальные должности под названием «главный сотрудник по ведению блогов» (Chief blogging Officer, 2008). Качество веб-коммуникаций «в реальном времени» может понравиться получателям, которые могут отфильтровать традиционную рекламу и сообщения по связям с общественностью из-за их «заготовленного» качества. Несмотря на «спонтанное» ощущение, многие онлайн-страницы можно пересматривать много раз за один день. По этой причине четкие и точные внешние коммуникации так же важны для использования в Интернете, как и в традиционных СМИ.

Связь с клиентами

Связь с клиентами может включать письма, каталоги, прямую почтовую рассылку, электронную почту, текстовые сообщения и сообщения телемаркетинга. Некоторые получатели автоматически фильтруют такие типы массовых сообщений. Другие будут восприимчивы. Ключом к успешному внешнему общению с клиентами является донесение бизнес-сообщения в личностно убедительной форме — драматические новости, купон для экономии денег и т. д.

Ключ на вынос

Типы коммуникации включают вербальную, письменную и невербальную. Удивительно, но 55% личного общения происходит за счет невербальных сигналов, таких как тон или язык тела. Различные каналы связи более или менее эффективны при передаче различных видов информации. Кроме того, внутри организаций коммуникация течет по разным направлениям.

Упражнения

  1. Насколько вы осведомлены о собственном языке тела? Ваш язык тела когда-нибудь доставлял вам неприятности во время общения с кем-то?
  2. По вашему опыту, как молчание используется в общении?
  3. Если смысл словесного общения составляет всего 7% слов, что это значит для письменного общения?
  4. Как вы могли бы использовать свои знания о богатстве общения, чтобы быть более эффективным в своих собственных коммуникациях?
  5. Какие три самых больших преимущества и недостатки вы видите в отношении технологий и коммуникаций?

Ссылки

Аллен, Д. Г. и Гриффет, Р. В. (1997). Вертикальная и латеральная обработка информации; Фулк, Дж., и Бойд, Б. (1991). Новые теории коммуникации в организациях. Журнал управления , 17 , 407–446.

Барри, Б., и Фулмер, И.С. (2004). Среда и сообщение: адаптивное использование средств коммуникации при диадическом влиянии . Academy of Management Review , 29 , 272–292.

Должность директора по блогам завоевывает популярность у корпораций.(2008, 1 мая). Управление персоналом . Получено 2 июля 2008 г. с http://www.workforce.com/section/00/article/25/50/77.html.

Дауд, Н. (без даты). Деловой этикет. Получено 2 июля 2008 г. с http://ezinearticles.com/?Business-Etiquette—Shaking-Hands-around-the-World&id=746227.

Экман, П., Фризен, В. В., и Хагер, Дж. К. Система кодирования лицевых движений (FACS). Получено 2 июля 2008 г. с http://face-and-emotion.com/dataface/facs/manual.

Флинк, Х.(2007, март). Расскажите, как есть: основные навыки общения для инженеров. Инженер-технолог , 39 , 44–49.

Гиффорд, Р., Нг, К.Ф., и Уилкинсон, М. (1985). Невербальные сигналы на собеседовании при приеме на работу: связь между качествами кандидата и суждениями интервьюера. Журнал прикладной психологии , 70 , 729–736.

Hall, ET (1966). Скрытое измерение . Нью-Йорк: Даблдей.

Исом, Д.К.(обновлено 19 октября 2005 г.). Электронное открытие: новая сила, новые риски. Получено 2 июля 2008 г. с веб-сайта коллегии адвокатов штата Юта: http://utahbar.org/barjournal2000/html/november_2003_2.html.

Качмар, К.М., Витт, Л.А., Зивнуска, С., и Галли, С.М. (2003). Интерактивный эффект обмена лидер-членом и частоты общения на рейтинги производительности. Журнал прикладной психологии , 88 , 764–772.

Крэкхардт, Д., и Портер, Л.В. (1986).Эффект снежного кома: оборот встроен в коммуникационные сети. Журнал прикладной психологии , 71 , 50–55.

Крюгер, Дж. (2005). Эгоцентризм по электронной почте: можем ли мы общаться так же хорошо, как думаем? Журнал личности и социальной психологии , 89 , 925–936.

Lee, D., & Hatesohl, D. Прослушивание: наш наиболее часто используемый коммуникативный навык . Получено 2 июля 2008 г. с веб-сайта Университета Миссури: http://extension.missouri.edu/explore/comm/cm0150.htm.

Мартенс, М.Л., Дженнингс, Дж.Э., и Деверо, Дж.П. (2007). Приносят ли истории, которые они рассказывают, нужные им деньги? Роль предпринимательских рассказов в приобретении ресурсов. Журнал Академии управления , 50 , 1107–1132.

Маккарти, Дж. Ф. (2008). Короткие истории на работе: рассказывание историй как показатель организационной приверженности. Управление группой и организацией , 33 , 163–193.

Меграбян, А. (1981). Тихие сообщения . Нью-Йорк: Уодсворт.

Паттерсон, К., Гренни, Дж., Макмиллан, Р., и Свитцлер, А. (2002). Важные разговоры: инструменты для разговоров, когда ставки высоки . Нью-Йорк: Макгроу-Хилл.

Зигман, А. В. (1985). Многоканальные интеграции невербального поведения . Хиллсдейл, Нью-Джерси: L. Erlbaum Associates.

Снайдер, Р. А., и Моррис, Дж. Х. (1984). Организационное общение и производительность. Журнал прикладной психологии , 69 , 461–465.

Тейлор, К. (2002, 10 июня). 12 шагов для любителей электронной почты. Time.com . Получено 2 июля 2008 г. с http://www.time.com/time/magazine/article/0,9171,1002621,00.html.

Йейтс, Дж., и Орликовски, В.Дж. (1992). Жанры организационной коммуникации: структурный подход к изучению коммуникации и медиа. Academy of Management Review , 17 , 299–326.

60 миллиардов электронных писем ежедневно отправляются по всему миру.(2006, 26 апреля). Получено 2 июля 2008 г. с сайта CNET.UK: http://www.cnet.co.uk/misc/print/0,3

  • 63,49265163,00. htm.

    4 типа общения: вербальное, невербальное, письменное, визуальное

    Прочитав это руководство, вы лучше поймете четыре основных типа общения: вербальное, невербальное, письменное и визуальный.

    Вы сможете использовать эту информацию, чтобы улучшить свое общение и убедиться, что вы продвигаете эффективные коммуникативные навыки в своей организации.

    Узнайте:

    1. Невербальная коммуникация
    2. Вербальная коммуникация
    3. Письменная коммуникация
    4. Визуальная коммуникация

    4 Типы коммуникации для другого это гораздо больше, чем это.

    Общение варьируется от невербального, такого как взгляд и поднятые брови, до вербального, такого как изменение высоты тона и тона.Давайте подробно рассмотрим все способы, которыми мы общаемся друг с другом.

    1. Невербальная коммуникация

    Интересно отметить, что невербальная коммуникация используется как преднамеренно, так и непреднамеренно.

    Большинство людей не в совершенстве контролируют выражение своего лица — все мы слышали непрофессиональный комментарий и поднимали брови в ответ, независимо от того, было ли это разумно.

    Узнав больше о том, как мы используем невербальную коммуникацию, вы сможете лучше освоить ее и убедиться, что вы передаете свое сообщение именно так, как хотите.

    Мимика

    Мы часто используем мимику, чтобы показать, что мы слушаем говорящего и взаимодействуем с ним.

    Улыбка, нахмуренные брови или насмешливое выражение лица передают говорящему информацию о том, как вы реагируете на его разговор.

    Они работают, чтобы помочь смазать беседу, поддерживая ее без необходимости вставлять словесно, чтобы подтвердить ваш постоянный интерес.

    Если вы когда-нибудь разговаривали с человеком с каменным лицом, то знаете, насколько важны выражения лица в разговоре.

    Поза

    Важно, как вы позиционируете себя во время разговора.

    Если вы наклонитесь к человеку в расслабленной и открытой позе, вы предложите ему более полно пообщаться с вами.

    Откидывание назад, скрещивание рук или отворачивание от говорящего передает совсем другое сообщение — и не положительное.

    Точно так же, как никто не хочет вести разговор с чьим-то затылком, разговор с кем-то с чрезвычайно закрытой позой создает более трудный и неприятный разговор.

    Жесты и физические прикосновения

    В зависимости от человека и страны его происхождения они могут часто или почти никогда не использовать жесты и физические прикосновения. Однако в этих действиях передается много информации.

    Нежное прикосновение к руке может означать ободрение, а чрезмерно сильное рукопожатие может быть актом доминирования.

    Кто-то, кто ерзает руками во время разговора с вами о проблеме, может сигнализировать о чувстве вины или избегании, а использование большого количества жестов при представлении идеи может выражать волнение или уверенность.

    Зрительный контакт

    Все мы знаем о важности зрительного контакта.

    Когда кто-то не может поддерживать зрительный контакт, мы понимаем, что он лжет, уклоняется или не обращает внимания.

    Способность поддерживать зрительный контакт во время прослушивания гарантирует, что говорящий будет знать, что вы присутствуете и вовлечены.

    Во время разговора это показывает, что вы общаетесь со слушателем, а в случаях, когда вы сообщаете неприятные новости, это важно вдвойне.

    Возможность сказать кому-то неприятное сообщение, глядя ему прямо в глаза, показывает, что вы уважаете его и являетесь честным и искренним человеком.

    2. Вербальное общение

    Когда мы говорим, мы сообщаем гораздо больше, чем просто содержание наших слов.

    Мы также используем высоту тона и тон, а также уровень формальности, который мы используем, чтобы передать важный подтекст человеку, с которым мы говорим.

    Тщательно выбирая, как использовать каждый из этих аспектов, мы можем быть уверены, что наше сообщение будет воспринято именно так, как предполагалось.

    От приветствия коллег до проведения встречи с клиентом, чтобы представить его перед всей компанией, вербальное общение играет огромную роль в нашей работе.

    Шаг

    Во время разговора наши эмоции часто могут вступать в игру.

    Если мы злимся, расстроены или расстроены, наш тон может повышаться, сообщая слушателю, что мы испытываем сильную эмоцию.

    Это не обязательно плохо, но возможность контролировать это позволяет вам быть уверенным, что вы общаетесь эффективно.

    Тон

    Все мы сталкиваемся с ситуациями, которые расстраивают или огорчают.

    Позволить этому изменить наш тон со спокойного и профессионального на резкий, короткий или грубый — всегда ошибка.

    Тон передает слушателю много информации о том, как его воспринимает говорящий.

    Чтобы построить позитивные межличностные отношения в офисе, мы все должны стараться говорить профессионально и уважительно.

    Контент

    Безусловно, содержание является самой важной частью вербального общения.То, что мы говорим, и слова, которые мы выбираем, имеют решающее значение.

    Несмотря на то, что большинство дел в офисе носят более формальный характер, чем, например, встреча с другом за чашкой кофе, мы должны убедиться, что оставляем место для личных бесед и построения отношений.

    Подумайте также о том, насколько техническим является ваш контент. Если вы говорите с разработчиками о конкретных аспектах кода, вы должны использовать другие термины, чем при разговоре с маркетинговой командой о новых разработках в приложении.

    3. Письменное общение

    Эффективное письменное общение — чрезвычайно важный навык, особенно с учетом того, что все больше людей работают удаленно и поддерживают связь в течение рабочего дня через Skype, Slack или другие цифровые носители.

    От сообщения Slack до электронного письма клиенту и руководства по обучению нового сотрудника — мы пишем каждый день, и очень важно понимать, как это сделать эффективно.

    На самом деле, поскольку мы все больше полагаемся на письменное общение, мы все сталкиваемся с тем, насколько легко создать недопонимание при использовании этого средства.

    Непонятные сообщения, пропажа информации или неправильное понимание тона или содержания — все это проблемы, которые возникают при письменном общении каждый день.

    Иногда читатель может неправильно понять тон сообщения, потому что у него плохой день или он просто столкнулся с неприятным человеком.

    Несмотря ни на что, важно уметь полагаться на письменное общение — знать, когда вам нужно прекратить его использовать. Простой звонок почти во всех случаях может решить эти коммуникативные проблемы.

    Если вы чувствуете, что недопонимание происходит или только начинается, пресеките его в зародыше с помощью быстрого словесного чата, и вы сэкономите много времени и разочарований для всех сторон.

    Структура

    При написании важно думать о том, как вы представляете информацию. Использование абзацев и разрывов строк необходимо.

    Создание непроницаемой стены текста отвлечет читателя — понимание и применение правильной структуры позволит читателю воспринимать информацию удобоваримыми кусками.

    Представьте свой аргумент или тезис, найдите время, чтобы подкрепить его четкими доказательствами, добавьте соответствующую информацию, чтобы убедиться, что читатель полностью понял суть, а затем сделайте заключение.

    Ясность

    Трудно найти баланс между чрезмерным или недостаточным объяснением понятий. Если вы пишете инструкции для нового сотрудника, насколько подробными вы должны быть?

    Конечно, это зависит от человека, но лучше немного перестараться, чем оставить читателя в неведении.

    Будьте внимательны к своей аудитории, что они узнают и что вам нужно объяснить подробнее?

    Контент

    Письменный контент имеет тенденцию быть немного более формальным, чем устный.

    Не употребляйте сленг, используйте правильную пунктуацию и орфографию и помните, что все написанное, особенно в эпоху цифровых технологий, останется, даже если вы его удалите.

    Ошибаетесь в сторону профессионализма каждый раз, когда что-то пишете. Сообщения в Slack, например, не обязательно должны быть написаны так формально, как сопроводительное письмо, но они должны быть вежливыми, профессиональными и хорошо написанными.

    Имейте в виду, что письменные шутки могут не получиться без дополнительного контекста в виде тона или выражения лица.

    4. Визуальная коммуникация

    Визуальная коммуникация стала наиболее используемым типом коммуникации благодаря социальным сетям, YouTube и другим платформам цифровой эпохи.

    По мере того как все больше и больше людей и организаций используют эти каналы связи, мы привыкаем и даже зависим от использования визуальной коммуникации, чтобы выделиться на многолюдной платформе.

    Понимание того, что ваша визуальная коммуникация должна соответствовать вашему бренду и маркетингу, и знание того, что для этого должна быть разработанная и последовательная стратегия, имеет решающее значение.

    Мы в значительной степени полагаемся на визуальную коммуникацию.

    Существует множество способов визуальной коммуникации, таких как диаграммы, фотографии, эскизы, видео, графики и даже смайлики и GIF-файлы, которые могут помочь улучшить понимание вашего сообщения.

    Подумайте о том, как диаграммы могут оживить данные, упрощая их понимание, чем представление длинного потока чисел, или как набросок нового UX намного эффективнее текстового описания.

    Мы полагаемся на визуальные эффекты, чтобы улучшить наше понимание сложных идей.

    Контент

    Хотя заманчиво включить визуальные эффекты, чтобы добавить немного разнообразия и интереса, вам следует подумать о том, что они привносят в таблицу.

    • Полезны ли они?
    • Они необходимы?
    • Дополняют ли они общее сообщение?

    Не во все сообщения необходимо добавлять визуальные эффекты, и в некоторых случаях они могут отвлекать внимание от того, что вы пытаетесь передать.

    Вы должны постараться убедиться, что вы не добавляете чепухи в свое сообщение, а скорее укрепляете его понимание вашей аудиторией.

    Тон

    Как и при любом общении, убедитесь, что вы встречаетесь со своей аудиторией там, где она есть.

    Если вы представляете сложные данные, включите соответствующие описания на правильном техническом уровне, чтобы ваша аудитория могла следить за ними.

    Не используйте графические изображения или изображения, которые могут вас расстроить, и помните, что к визуальной коммуникации применяется то же правило, что и к письму: не создавайте ничего, что вы не хотели бы ассоциировать с собой в будущем.

    12.5 Различные виды связи – принципы управления

    Цели обучения

    1. Понять особенности и преимущества вербального общения.
    2. Понимать особенности и преимущества письменного общения.
    3. Понимать особенности невербальной коммуникации и то, как она взаимодействует с вербальной и письменной коммуникацией.

    Общение можно разделить на три основных типа: (1) вербальное общение, при котором вы слушаете человека, чтобы понять его смысл; (2) письменное общение, в котором вы читаете их значение; и (3) невербальное общение, при котором вы наблюдаете за человеком и делаете вывод о его значении.У каждого есть свои преимущества, недостатки и даже подводные камни.

    Устное общение

    Вербальное общение в бизнесе происходит по телефону или лично. Носитель Послания устный . Вернемся к нашему примеру с картриджем для принтера. На этот раз Сообщение передается от Отправителя (Менеджера) Получателю (сотруднику по имени Билл) по телефону. Мы уже видели, как просьба менеджера к Биллу («Нам нужно купить больше тонер-картриджей для принтеров») может не сработать.Теперь давайте посмотрим, как одно и то же сообщение может успешно пройти путь от отправителя к получателю.

    Менеджер (говорит по телефону): «Доброе утро, Билл!»

    (Используя имя сотрудника, менеджер устанавливает четкую личную связь с Получателем.)

    Менеджер: «Показатели вашего подразделения выглядят великолепно».

    (Признание Менеджером роли Билла в команде-победителе еще больше персонализирует и эмоционирует разговор.)

    Менеджер: «Наш следующий шаг — заказать дополнительные картриджи с тонером для принтера.Не могли бы вы разместить заказ на 1000 картриджей с тонером для принтеров в компании Jones Computer Supplies? Наш бюджет на эту покупку составляет 30 000 долларов, и картриджи должны быть здесь к полудню среды».

    (Менеджер разбивает задачу на несколько шагов. Каждый шаг состоит из конкретной задачи, временных рамок, количества или цели. )

    Билл: «Конечно! Я позвоню в Jones Computer Supplies и закажу еще 1000 картриджей с тонером для принтеров на общую сумму не более 30 000 долларов, которые должны быть здесь к полудню среды.

    (Билл, который умеет активно слушать, повторяет то, что он услышал. Это часть обратной связи в общении, а вербальное общение имеет то преимущество, что предлагает возможности для немедленной обратной связи. Обратная связь помогает Биллу распознать любую путаницу, которая может возникнуть у него. слышала сообщение менеджера. Обратная связь также помогает менеджеру определить, правильно ли он передал сообщение.)

    Рассказывание историй

    Рассказывание историй показало себя как эффективная форма вербального общения; он выполняет важную организационную функцию, помогая создавать общие значения для отдельных лиц внутри организации.Истории могут помочь прояснить ключевые ценности и продемонстрировать, как что-то делается внутри организации, а частота, сила и тон историй связаны с более высокими организационными обязательствами (McCarthy, 2008). Качество историй, которые рассказывают предприниматели, связано с их способностью обеспечить капитал для своих фирм (Martens, et. al., 2007). Истории могут служить для укрепления и сохранения культуры организации, что является частью организующей функции P-O-L-C.

    Важные разговоры

    Хотя процесс может быть таким же, важные коммуникации требуют больше планирования, размышлений и навыков, чем обычные повседневные взаимодействия на работе.Примеры коммуникационных мероприятий с высокими ставками включают просьбу о повышении или представление бизнес-плана венчурному капиталисту. В дополнение к этим событиям в нашей профессиональной жизни часто случаются важные разговоры — дискуссии, в которых не только высоки ставки, но и когда мнения расходятся, а эмоции сильны (Patterson et. al., 2002). Одна из наиболее последовательных рекомендаций экспертов по коммуникациям — работать над использованием «и» вместо «но», когда вы общаетесь в этих обстоятельствах.Кроме того, следите за своим стилем общения и практикуйте гибкость; именно в стрессовых ситуациях стили общения могут стать наиболее жесткими.

    Письменное сообщение

    В отличие от устного общения, письменное деловое общение представляет собой печатных сообщений . Примеры письменных сообщений включают служебные записки, предложения, электронные письма, письма, учебные пособия и операционные политики. Они могут быть напечатаны на бумаге, написаны от руки или отображены на экране.Как правило, вербальное общение происходит в режиме реального времени. Письменное общение, напротив, может быть построено в течение более длительного периода времени. Письменное общение часто асинхронно (происходит в разное время). То есть Отправитель может написать Сообщение, которое Получатель сможет прочитать в любое время, в отличие от разговора, который ведется в реальном времени. Письменное сообщение также может быть прочитано многими людьми (например, всеми сотрудниками отдела или всеми клиентами). Это общение «один ко многим», в отличие от устного разговора один на один.Конечно, есть исключения: голосовая почта — это устное сообщение, которое является асинхронным. Конференц-связь и выступления представляют собой устное общение «один ко многим», а электронная почта может иметь только одного получателя или многих.

    Рисунок 12.14

    Средства связи прошли долгий путь со времен первого телефона Александра Грэма Белла.

    Большинство профессий в той или иной степени связаны с письмом. По данным Национальной комиссии по писательству, 67% наемных служащих в крупных американских компаниях и профессиональных государственных служащих несут ту или иную ответственность за писательство.Половина опрошенных компаний сообщили, что они принимают во внимание письменное оформление при найме профессиональных сотрудников, а 91% всегда принимают во внимание письменное оформление при приеме на работу (на любую должность, а не только на профессиональную) (Flink, 2007).

    К счастью, можно научиться писать четко. Вот несколько советов, как правильно писать. Томас Джефферсон хорошо сформулировал правила писательского мастерства следующей идеей: «Не используйте два слова, когда достаточно одного». Один из старейших мифов в бизнесе состоит в том, что, если мы напишем больше, мы будем казаться более важными; На самом деле, наоборот.Лидеры, которые могут общаться просто и ясно, создают более сильный имидж, чем те, кто много пишет, но ничего не говорит.

    Невербальное общение

    То, что вы говорите, является жизненно важной частью любого общения. Но то, что вы не говорите , может быть еще важнее. Исследования также показывают, что 55% личного общения происходит за счет невербальных сигналов, таких как выражение лица, положение тела и тон голоса. Согласно одному исследованию, только 7% понимания сообщения Получателем основано на реальных словах Отправителя; 38% основаны на параязыке (тон, темп и громкость речи), а 55% основаны на невербальных сигналах (язык тела) (Mehrabian, 1981).

    Исследования показывают, что невербальные сигналы также могут повлиять на то, получите ли вы предложение о работе. Судьи, изучавшие видеозаписи реальных соискателей, смогли оценить социальные навыки кандидатов на работу с выключенным звуком. Они наблюдали за скоростью жестикулирования, временем, потраченным на разговоры, и формальностью в одежде, чтобы определить, какие кандидаты будут наиболее успешными в социальном отношении на работе (Gifford, et. al., 1985). По этой причине важно учитывать то, как мы выглядим в бизнесе, а также то, что мы говорим.Мышцы нашего лица передают наши эмоции. Мы можем отправить молчаливое сообщение, не говоря ни слова. Изменение выражения лица может изменить наше эмоциональное состояние. Например, перед собеседованием, если мы сосредоточимся на том, чтобы чувствовать себя уверенно, наше лицо передаст эту уверенность интервьюеру. Улыбка (даже если мы чувствуем стресс) может снизить уровень стресса в организме.

    Чтобы быть эффективными коммуникаторами, нам нужно привести язык тела, внешний вид и тон в соответствие со словами, которые мы пытаемся передать.Исследования показывают, что когда люди лгут, они чаще моргают, переносят свой вес и пожимают плечами (Siegman, 1985).

    Еще одним элементом невербальной коммуникации является тон. Другой тон может изменить воспринимаемое значение сообщения, демонстрируя, насколько ясно это может быть правдой, будь то устное или письменное общение. Если бы мы просто прочитали эти слова без дополнительного ударения, мы бы удивились, но ударение показывает нам, как интонация передает большое количество информации.Теперь вы видите, как изменение тона голоса или письма может спровоцировать или устранить недопонимание.

    Таблица 12.2 Не используйте этот тон со мной!

    Размещение упора Что это значит
    Я не сказал Джону, что ты опоздал. Кто-то еще сказал Джону, что вы опоздали.
    Я сказал , а не Джону, что ты опоздал. Этого не произошло.
    Я не сказал Джону, что ты опоздал. Возможно, я подразумевал это.
    Я не сказал Джону что ты опоздал. Но, может быть, я сказал Шэрон и Хосе.
    Я не сказал Джону что ты опоздал. Я говорил о другом.
    Я не сказал Джону, что ты опоздал. Я сказал ему, что вы все еще опаздываете.
    Я не говорил Джону, что ты опоздал . Я сказал ему, что ты идешь на другое собрание.

    Изменение тона может кардинально изменить смысл.

    Источник : на основе идей Kiely, M. (1993, октябрь). Когда «нет» означает «да». Маркетинг , 7–9.

    В качестве примера важности невербального общения представьте, что вы клиент, заинтересованный в открытии нового банковского счета. В одном банке банковский служащий опрятно одет. Она смотрит вам в глаза, когда говорит.Тон у нее дружелюбный. Ее слова легко понять, но звучит она профессионально. «Спасибо, что обратили внимание на Bank of the East Coast. Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти», — говорит она с дружелюбной улыбкой.

    Во втором банке запачкан галстук офицера банка. Он смотрит поверх вашей головы и вниз на свой стол, когда он говорит. Он ерзает на стуле и ерзает руками. Его слова говорят: «Спасибо, что обратили внимание на Bank of the West Coast.Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти, — но он бормочет, и в его голосе нет ни энтузиазма, ни тепла.

    Какой банк вы бы выбрали?

    Язык тела говорящего должен соответствовать его словам. Если слова и язык тела Отправителя не совпадают — например, если Отправитель улыбается, рассказывая грустную историю, — несоответствие между вербальными и невербальными сигналами может вызвать у Получателя активную неприязнь к Отправителю.

    Вот несколько примеров невербальных сигналов, которые могут поддержать или отвлечь внимание от сообщения отправителя.

    Язык тела

    Простое эмпирическое правило заключается в том, что простота, прямота и теплота выражают искренность. И искренность является ключом к эффективному общению. Крепкое рукопожатие, сделанное теплой сухой рукой, — отличный способ установить доверие. Слабое липкое рукопожатие свидетельствует об отсутствии доверия. Закусывание губ говорит о неуверенности. Прямая улыбка выражает уверенность.

    Контакт с глазами

    В бизнесе стиль и продолжительность зрительного контакта, которые считаются уместными, сильно различаются в зависимости от культуры. В Соединенных Штатах смотреть кому-то в глаза (около секунды) считается признаком благонадежности.

    Выражение лица

    Человеческое лицо может отображать тысячи различных выражений. Эти выражения были расшифрованы экспертами как соответствующие сотням различных эмоциональных состояний (Ekman, et. al., 2008). Наши лица передают основную информацию внешнему миру.Счастье ассоциируется с вздернутым ртом и слегка прикрытыми глазами; страх с открытым ртом и широко раскрытыми глазами. Порхающие («бегущие») глаза и поджатые губы говорят об отсутствии доверия. Эффект мимики в разговоре мгновенный. Наш мозг может зарегистрировать их как «чувство» по поводу чьего-то характера.

    Поза

    Положение нашего тела по отношению к стулу или другому человеку — еще один мощный безмолвный вестник, который передает заинтересованность, отстраненность, профессионализм — или их отсутствие.Голова вверх, спина прямая (но не жесткая) предполагает прямоходящий характер. В ситуациях интервью эксперты советуют отражать тенденцию интервьюера наклоняться и откидываться на спинку кресла. Тонкое повторение позы другого человека показывает, что мы слушаем и отвечаем.

    Сенсорный

    Значение простого прикосновения различается у разных людей, полов и культур. В Мексике, занимаясь бизнесом, мужчина может поймать себя на том, что другой мужчина схватил его за руку. Отстранение считается грубым.В Индонезии прикосновение кого-либо к голове или к чему-либо ногой считается крайне оскорбительным. На Дальнем Востоке, по словам писателя по деловому этикету Назира Дауда, «для женщины считается невежливым пожимать мужчине руку» (Дауд, 2008)». Американцы, как мы уже отмечали, придают большое значение крепкому рукопожатию. Но рукопожатие как состязательный вид спорта («костная дробилка») может показаться излишне агрессивным как дома, так и за границей.

    Космос

    Антрополог Эдвард Т. Холл ввел термин проксемика для обозначения различных видов дистанции, возникающей между людьми.Эти расстояния варьируются между культурами. На рисунке ниже показаны основные проксемики повседневной жизни и их значение (Hall, 1966):

    Рисунок 12.15 Межличностные расстояния

    Нахождение слишком далеко от коллеги (например, при публичном выступлении на расстоянии более семи футов) или слишком близко к коллеге (близкое расстояние для объятий) может помешать эффективному устному общению в бизнесе.

    Ключ на вынос

    Типы коммуникации включают вербальную, письменную и невербальную. Преимущество вербального общения заключается в немедленной обратной связи, оно лучше всего подходит для передачи эмоций и может включать в себя рассказывание историй и важные разговоры. Письменные сообщения имеют то преимущество, что они асинхронны, доходят до многих читателей и лучше всего подходят для передачи информации. Как устное, так и письменное общение передает невербальные сообщения посредством тона; вербальное общение также окрашивается языком тела, зрительным контактом, выражением лица, позой, прикосновением и пространством.

    Упражнения

    1. Когда вы видите записку или электронное письмо, полное опечаток, грамматических ошибок или неполных предложений, как вы реагируете? Влияет ли это на ваше восприятие Отправителя? Почему или почему нет?
    2. Насколько хорошо вы понимаете свой собственный язык тела? Ваш язык тела когда-нибудь доставлял вам неприятности, когда вы общались с кем-то?
    3. Если смысл словесного общения составляет всего 7% слов, что это значит для письменного общения?

    Ссылки

    Дауд, Н. (н.д.). Деловой этикет. Получено 2 июля 2008 г. с http://ezinearticles.com/?Business-Etiquette—Shaking-Hands-around-the-World&id=746227.

    Экман, П., Фризен, В. В., и Хагер, Дж. К. Система кодирования лицевых движений (FACS). Получено 2 июля 2008 г. с http://face-and-emotion.com/dataface/facs/manual.

    Флинк, Х. (2007 г., март). Расскажите, как есть: основные навыки общения для инженеров. Инженер-технолог , 39 , 44–49.

    Гиффорд, Р., Нг, К.Ф., и Уилкинсон, М. (1985). Невербальные сигналы на собеседовании при приеме на работу: связь между качествами кандидата и суждениями интервьюера. Журнал прикладной психологии , 70 , 729–736.

    Hall, ET (1966). Скрытое измерение . Нью-Йорк: Даблдей.

    Мартенс, М.Л., Дженнингс, Дж.Э., и Деверо, Дж.П. (2007). Приносят ли истории, которые они рассказывают, нужные им деньги? Роль предпринимательских рассказов в приобретении ресурсов. Журнал Академии управления , 50 , 1107–1132.

    Маккарти, Дж. Ф. (2008). Короткие истории на работе: рассказывание историй как показатель организационной приверженности. Управление группой и организацией , 33 , 163–193.

    Меграбян, А. (1981). Тихие сообщения . Нью-Йорк: Уодсворт.

    Паттерсон, К., Гренни, Дж., Макмиллан, Р., и Свитцлер, А. (2002). Важные разговоры: инструменты для разговоров, когда ставки высоки .Нью-Йорк: Макгроу-Хилл.

    Зигман, А. В. (1985). Многоканальные интеграции невербального поведения . Хиллсдейл, Нью-Джерси: Лоуренс Эрлбаум.

    3 основных типа связи

    Общение обычно происходит одним из трех способов: вербальным, невербальным и визуальным. Люди очень часто воспринимают общение как должное. Коммуникаторы постоянно обмениваются информацией, а это означает, что люди всегда либо получают, либо отдают информацию. Понимание различных методов обмена информацией важно, особенно в деловой и профессиональной среде. Многие взрослые решили вернуться в школу и получить степень по общению в Интернете, чтобы убедиться, что у них есть сильные коммуникативные навыки для конкурентного рынка труда.

    Вербальное общение кажется наиболее очевидным из различных типов общения. Он использует произнесенное слово, либо лицом к лицу, либо дистанционно. Вербальное общение необходимо для большинства взаимодействий, но есть и другие невербальные сигналы, которые помогают придать дополнительный контекст самим словам. Сочетание невербального общения с устным словом обеспечивает более тонкое сообщение.

    Невербальная коммуникация дает некоторое представление о выборе слов говорящим. Сарказм, самоуспокоенность, обман или искренность встречаются в невербальном общении. Эти вещи часто передаются через выражение лица, жесты рук, позу и даже внешний вид, и все это может рассказать что-то о говорящем. Например, взлохмаченный оратор в мятой одежде и с плохой осанкой будет свидетельствовать об отсутствии уверенности или опыта. Оратор в красивом костюме, который стоит прямо и четко говорит, может показаться более серьезным или знающим.

    К визуальным видам коммуникации относятся знаки, карты или рисунки, а также цветной или графический дизайн. Обычно они усиливают вербальное общение и помогают донести мысль. Наглядные пособия могут помочь выступающему запомнить важные темы, дать аудитории возможность посмотреть на что-то и в целом помочь передать представляемое сообщение.

    Используя все три типа общения, говорящий гарантирует, что у него или у нее есть необходимые инструменты, чтобы избежать недопонимания и неправильных представлений.Различные типы общения являются частью программы обучения по коммуникациям. Взрослые могут выбрать получение степени по общению онлайн из-за удобства и гибкости, предлагаемых онлайн-классом. У них нет поездок на работу и обратно и нет жесткого графика для работы, и учащиеся могут посещать школу, не нарушая семейных или социальных обязательств.

    Лучший способ обеспечить эффективную коммуникацию — это хорошее понимание типов коммуникации, которые вы можете изучить и отточить в программе обучения по коммуникациям.

    Узнайте об онлайн-программе бакалавриата искусств в области коммуникативных исследований штата Арканзас.



    Источники:

    http://psychology.about.com/od/nonverbalcommunication/a/nonverbaltypes.htm

    http://www.study-body-language.com/Verbal-and-non-verbal-communication.html

    http://www.brighthubpm.com/methods-strategies/79297-comparing-various-forms-of-communication

    Методы связи

    Стандартные методы общения — это устная или письменная речь отправителя и прослушивание или чтение получателя.Большая часть общения устная, когда одна сторона говорит, а другие слушают.

    Однако некоторые формы общения напрямую не связаны с устной или письменной речью. Невербальная коммуникация (язык тела) состоит из действий, жестов и других аспектов внешнего вида, которые в сочетании с выражением лица (таким как улыбка или хмурый взгляд) могут быть мощными средствами передачи сообщений. Иногда тело человека может «говорить», даже когда он или она хранит молчание.И когда люди говорят, их тела иногда могут говорить не то, что передают слова. Смешанное сообщение возникает, когда слова человека передают одно сообщение, а невербально он или она передает что-то другое.

    Хотя такие технологии, как электронная почта, уменьшили важность невербального общения, большая часть организационного общения по-прежнему осуществляется посредством личного общения. Каждое вербальное сообщение содержит невербальный компонент.Получатели интерпретируют сообщения, извлекая смысл из всего доступного. Когда невербальные сигналы согласуются с вербальными сообщениями, они усиливают сообщения. Но когда эти вербальные и невербальные сообщения несовместимы, они создают путаницу для получателя.

    Действия руководства имеют особое значение, потому что подчиненные больше доверяют тому, что делают руководители, чем тому, что они говорят. Если действия не согласуются с общением, чувство недоверия подорвет эффективность любого социального обмена в будущем.

    Поскольку большую часть дня менеджер проводит в общении с другими менеджерами и сотрудниками, умение говорить и слушать имеет решающее значение для успеха. Например, навыки устного общения используются, когда менеджер должен делать презентации продаж, проводить интервью, оценивать сотрудников и проводить пресс-конференции.

    В целом, менеджеры предпочитают полагаться на устное общение, потому что при личном общении общение становится более полным и тщательным. При личном общении человек может судить о реакции другой стороны, получать немедленную обратную связь и отвечать на вопросы.Как правило, люди склонны считать, что разговор с кем-то напрямую вызывает больше доверия, чем получение письменного сообщения. Общение лицом к лицу позволяет не только обменяться словами, но и увидеть невербальное общение.

    Однако вербальное общение имеет свои недостатки. Это может быть непоследовательным, если все стороны не услышат одно и то же сообщение. И хотя устное общение полезно для передачи точек зрения других и поощрения открытости, которая побуждает людей к общению, это слабый инструмент для реализации политики или издания директив, в которых задействовано много деталей.

    Вот две наиболее важные способности для эффективного устного общения:

    • Активное слушание. Слушание — это осмысление услышанного, требующее концентрации внимания, интерпретации и запоминания звуковых стимулов. Эффективное слушание является активным, требуя, чтобы слушающий «проник в голову» говорящего, чтобы он или она могли понять сообщение с точки зрения говорящего. Эффективные слушатели делают следующее:
      • Запланируйте достаточное количество времени для встреч без перерыва.
      • Искренне ищите информацию.
      • Не поддавайтесь эмоциям и не нападайте на других.
      • Перефразируйте услышанное сообщение, особенно для разъяснения намерений говорящего.
      • Молчать. Не говорите, чтобы заполнить паузы, и не отвечайте на утверждения в манере точки-контрапункта.
      • Задавайте уточняющие вопросы.
      • Избегайте отвлекающих жестов.

    • Конструктивная обратная связь. Менеджеры часто плохо справляются с обеспечением сотрудников обратной связью по эффективности. Предоставляя обратную связь, менеджеры должны делать следующее:
      • Сосредоточиться на конкретном поведении, а не делать общие заявления
      • Сохраняйте обратную связь безличной и целенаправленной
      • Предложите отзыв как можно скорее после действия
      • Задавайте вопросы, чтобы обеспечить понимание обратной связи
      • Прямая отрицательная обратная связь в отношении поведения, которое получатель может контролировать

    Навыки письменного общения

    Письменное общение имеет ряд преимуществ.Во-первых, он обеспечивает запись для направления и последующего наблюдения. Во-вторых, письменное общение является недорогим средством передачи идентичных сообщений большому количеству людей.

    Основным ограничением письменного сообщения является то, что отправитель не знает, как и было ли получено сообщение, если только не требуется ответ.

    К сожалению, навыки письма часто трудно развить, и у многих людей возникают проблемы с написанием простых, ясных и понятных документов. И хотите верьте, хотите нет, но плохо написанные документы стоят денег.

    Во сколько ежегодно обходится компании плохое письмо? По данным канадской консалтинговой и обучающей фирмы, один сотрудник, который пишет хотя бы одну плохо сформулированную записку в неделю в течение года, может стоить компании 4258,60 долларов.

    Менеджеры должны уметь писать четко. Способность составлять письма, служебные записки, отчеты о продажах и другие письменные документы могут означать разницу между успехом и неудачей. Ниже приведены некоторые рекомендации по эффективному письменному общению:

    • Используйте стр. О.В.Э.Р. План подготовки каждого сообщения: планирование, систематизация, написание, редактирование и проверка
    • Составьте сообщение с учетом читателей
    • Дайте сообщению краткий заголовок и используйте подзаголовки, где это уместно
    • Используйте простые слова и короткие, четкие предложения и абзацы
    • Подкрепляйте мнения фактами
    • Избегайте «цветистой» лексики, эвфемизмов и банальных выражений
    • Обобщите основные моменты в конце и сообщите читателю, что он должен делать дальше
    .
  • Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.

    2015-2019 © Игровая комната «Волшебный лес», Челябинск
    тел.:+7 351 724-05-51, +7 351 777-22-55 игровая комната челябинск, праздник детям челябинск